Gia Lai dùng AI gỡ 'điểm nghẽn' quản lý đất đai cấp xã, phường

Bài toán đất đai ở cơ sở và lời giải từ AI

Một tuần sau khi nộp hồ sơ chỉnh lý thông tin trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bà Trần Thị Tuyết Trinh (70 tuổi, ở thôn Phú Hòa, xã Tây Sơn) được gọi lên nhận kết quả.

Sau khi chồng mất, bà Trinh làm thủ tục chỉnh lý thông tin đối với 185m² đất ở nông thôn. Nghĩ thủ tục có thể mất khoảng một tháng, bà không ngờ hồ sơ được giải quyết chỉ sau một tuần.

Bà Trần Thị Tuyết Trinh nhận kết quả tại Trung tâm phục vụ hành chính công xã Tây Sơn chỉ sau một tuần nộp hồ sơ.

"Tôi rất bất ngờ vì hồ sơ của mình lại được xử lý nhanh đến vậy. Sau khi thực hiện chính quyền 2 cấp, tôi thấy các thủ tục được triển khai nhanh gọn, đúng hẹn. Trước đây phải đi tới đi lui nhiều lần, nhưng nay hẹn là có hồ sơ thủ tục luôn. Cán bộ cũng rất tận tình, phục vụ chu đáo", bà Trinh chia sẻ.

Với người dân, kết quả dễ nhận thấy là thời gian chờ đợi được rút ngắn. Nhưng phía sau những hồ sơ được giải quyết đúng hạn là áp lực không nhỏ đối với chính quyền cấp xã, đặc biệt trong lĩnh vực đất đai.

Ông Lê Dũng Linh, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Gia Lai cho biết: Khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, đất đai là một trong những lĩnh vực khó nhất ở cơ sở. Qua kiểm tra tại nhiều địa phương, hai vấn đề nổi lên là thiếu cán bộ chuyên môn và thiếu đội ngũ lãnh đạo, quản lý có chuyên môn sâu về đất đai.

Với những hồ sơ phức tạp, cán bộ có thể mất nhiều thời gian nghiên cứu, thậm chí có tâm lý e ngại, không dám ký. Hệ quả là hồ sơ bị kéo dài hoặc người dân phải bổ sung, hoàn thiện nhiều lần.

Ông Lê Dũng Linh, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Gia Lai chia sẻ về quá trình triển khai AI đất đai.

"Bài toán đặt ra không chỉ là làm sao xử lý nhanh một bộ hồ sơ, mà còn là làm thế nào để một cán bộ cấp xã, kể cả người chưa có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đất đai, có thể nhanh chóng tiếp cận hệ thống quy định pháp luật và tìm được hướng xử lý phù hợp trước những tình huống phát sinh", ông Linh nói.

Từ yêu cầu đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh phối hợp với Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh nghiên cứu, xây dựng công cụ AI hỗ trợ nghiệp vụ đất đai. Qua nhiều vòng thử nghiệm, thẩm định và đánh giá chất lượng, sản phẩm được hoàn thiện, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và đề xuất triển khai trên phạm vi toàn tỉnh.

Điểm đáng chú ý, Gia Lai không đơn thuần đưa một công cụ AI có sẵn vào xử lý hồ sơ. Nguồn tri thức phục vụ AI được xây dựng trên hệ thống pháp luật, quy trình nghiệp vụ, điều kiện thẩm định hồ sơ và kinh nghiệm thực tế của đội ngũ chuyên gia đất đai tại địa phương.

Ông Đặng Hữu Bình, Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh cho hay: AI được kỳ vọng giải quyết đồng thời hai vấn đề: áp lực về nhân lực và yêu cầu nâng cao chất lượng công việc.

"Phải dùng công nghệ và AI để giải quyết song song hai vấn đề, đó là bài toán nhân lực và nâng cao chất lượng công việc. AI không quyết định thay con người, nhưng có thể hỗ trợ rất nhiều cho cán bộ trong quá trình xử lý hồ sơ", ông Bình chia sẻ.

AI đang được Gia Lai đưa vào ba khâu chính của quy trình xử lý hồ sơ đất đai: Tiếp nhận, xử lý chuyên môn và kiểm tra trước khi lãnh đạo quyết định.

Ngay tại khâu tiếp nhận, AI hỗ trợ cán bộ rà soát điều kiện, kiểm tra thành phần hồ sơ, nhận diện những giấy tờ còn thiếu và tham chiếu căn cứ pháp lý để hướng dẫn người dân hoàn thiện ngay từ đầu. Điều này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ đã tiếp nhận nhưng phải bổ sung nhiều lần.

AI trở thành "trợ lý" thẩm định hồ sơ đất đai.

Khi hồ sơ chuyển sang bộ phận chuyên môn, AI phát huy lợi thế ở khả năng tra cứu và đối chiếu lượng lớn quy định. Công cụ có thể hỗ trợ cán bộ xác định điều kiện, tham chiếu quy trình, nhận diện những vấn đề cần tiếp tục kiểm tra và gợi ý phương án xử lý. 

Nhờ đó, cán bộ giảm thời gian tìm kiếm văn bản để tập trung vào những nội dung đòi hỏi đánh giá thực tế như nguồn gốc, hiện trạng và thời điểm sử dụng đất.

Ở bước cuối, lãnh đạo UBND cấp xã có thể sử dụng AI như một kênh kiểm tra chéo đối với phương án do bộ phận chuyên môn tham mưu. Nếu phát hiện thêm căn cứ hoặc phương án khác cần xem xét, lãnh đạo có thể yêu cầu cán bộ tiếp tục rà soát, giải trình trước khi quyết định.

Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lê Dũng Linh cho hay: Có những hồ sơ phức tạp, chuyên gia giàu kinh nghiệm phải mất khoảng ba ngày nghiên cứu mới tìm được hướng xử lý, trong khi AI có thể đưa ra phương án tham khảo chỉ sau khoảng 1 - 2 phút. Tuy nhiên, tốc độ xử lý không đồng nghĩa AI có quyền "phán quyết" hồ sơ.

Cán bộ địa chính kiểm tra thực địa.

"AI chỉ là một công cụ hỗ trợ để giúp con người đề xuất nhanh hơn. Cán bộ vẫn phải kiểm chứng kết quả AI, đối chiếu với hồ sơ thực tế và chịu trách nhiệm về phương án tham mưu. Công nghệ không thay con người ở các khâu xác minh thực tế, đánh giá điều kiện pháp lý cuối cùng, ký duyệt hay ban hành kết quả giải quyết thủ tục hành chính", ông Linh nhấn mạnh.

Những kết quả đầu tiên từ "trợ lý" AI

Tại xã Tây Sơn, công cụ AI đã bắt đầu được sử dụng trong công việc hằng ngày. Ông Võ Ngọc Thương, chuyên viên kiểm soát thủ tục tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tây Sơn cho biết, lợi ích rõ nhất là cán bộ có thể tiếp cận nhanh hơn với các quy định, từ đó hướng dẫn người dân ngay từ đầu, hạn chế tình trạng hồ sơ đã tiếp nhận nhưng phải bổ sung nhiều lần.

Từ ngày 1/1/2026 đến nay, xã Tây Sơn đã giải quyết hơn 4.000 hồ sơ, 100% được giải quyết trước hoặc đúng hạn, không phát sinh hồ sơ trễ hạn.

Ông Lê Vĩnh Hậu, Trưởng phòng Kinh tế - Hạ tầng xã Tây Sơn nhìn nhận, giá trị của AI không chỉ nằm ở việc giúp cán bộ làm nhanh hơn mà quan trọng hơn là hỗ trợ làm chắc và hiệu quả hơn. Cán bộ có thêm công cụ để kiểm tra, đối chiếu trước khi đề xuất hướng xử lý, qua đó hạn chế bỏ sót và giảm nguy cơ hồ sơ phải bổ sung nhiều lần.

Tuy nhiên, ông Hậu cho rằng kết quả trên là tổng hợp từ nhiều giải pháp cải cách hành chính, chuyển đổi số, trong đó AI là một công cụ hỗ trợ.

Ông Lê Vĩnh Hậu, Trưởng phòng Kinh tế - Hạ tầng xã Tây Sơn trao đổi với PV Báo Xây dựng về quá trình áp dụng AI trong quản lý hồ sơ đất đai tại địa phương.

Để AI có thể hỗ trợ đúng nghiệp vụ, Gia Lai xây dựng nguồn tri thức theo ba lớp, gồm hệ thống pháp luật; quy trình, điều kiện và phương pháp thẩm định hồ sơ; cùng kinh nghiệm thực tế của những cán bộ từng xử lý các trường hợp khó, phức tạp.

"AI hơn mình ở khả năng đọc văn bản và truy xuất rất nhanh. Con người khó nhớ hết văn bản Trung ương, thông tư, nghị định và quy định riêng của tỉnh, nhưng AI hơn mình ở khâu tham chiếu và khớp nối các quy định với nhau", ông Lê Dũng Linh, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Gia Lai, phân tích.

Nguồn tri thức này được cập nhật khi có quy định, tình huống hoặc kinh nghiệm xử lý mới. Qua đó, Gia Lai hướng tới chuyển một phần kinh nghiệm của những cán bộ giàu chuyên môn về đất đai thành nguồn tri thức dùng chung, hỗ trợ đội ngũ ở cơ sở.

Hiệu quả bước đầu của mô hình cũng thể hiện tại xã Ia Hrung, một trong những địa phương có khối lượng hồ sơ đất đai lớn.

Chị Phạm Thị Thủy, chuyên viên Phòng Kinh tế xã Ia Hrung cho biết, trước đây mỗi ngày chỉ có thể đọc khoảng 4 - 5 bộ hồ sơ. Sau khi sử dụng AI để sàng lọc và hỗ trợ nghiên cứu, số lượng tăng lên khoảng 15 - 20 bộ hồ sơ/ngày. 

Thời gian dành cho đọc và tra cứu được rút ngắn, giúp chị có thêm thời gian kiểm tra những nội dung quan trọng như hiện trạng, nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất.

Chị Phạm Thị Thủy, chuyên viên Phòng kinh tế xã Ia Hrung sử dụng AI trong quá trình thực hiện hồ sơ, thủ tục đất đai.

Sau khoảng 2 tháng ứng dụng, tỷ lệ hồ sơ trễ hẹn tại Ia Hrung giảm hơn 62%, mức giảm cao nhất trong nhóm các địa phương được đánh giá. Địa phương này cũng nằm trong số 10 xã, phường được UBND tỉnh biểu dương vì triển khai hiệu quả AI trong xử lý hồ sơ đất đai.

Tại phường Quy Nhơn, AI giúp cán bộ giảm khoảng 40% thời gian nghiên cứu, thẩm định hồ sơ đất đai. Tỷ lệ hồ sơ trễ hẹn bình quân tại địa phương này cũng giảm hơn 30%.

Trên phạm vi toàn tỉnh, tỷ lệ hồ sơ đất đai trễ hạn, quá hạn giảm từ 11,4% xuống khoảng 6%. Gia Lai không quy toàn bộ kết quả này cho AI, bởi cùng thời gian, tỉnh triển khai nhiều giải pháp như tăng trách nhiệm người đứng đầu, đôn đốc tiến độ, cải tiến quy trình, tăng cường phối hợp và nâng cao năng lực cán bộ.

Dù vậy, những kết quả bước đầu cho thấy AI đang góp phần rút ngắn thời gian nghiên cứu, thẩm định và hỗ trợ cán bộ xử lý các hồ sơ phức tạp.

Tính đến ngày 17/8, có 119/135 xã, phường, tương đương 88,15%, đã khai thác ChatGPT phục vụ công việc.

Tuy nhiên, Gia Lai không lấy số tài khoản được sử dụng làm thước đo mà hướng đến hiệu quả thực chất, thể hiện qua thời gian xử lý, chất lượng tham mưu, tỷ lệ hồ sơ đúng hạn, số hồ sơ phải trả lại và mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp.

Song song với ứng dụng, tỉnh đặc biệt chú trọng đào tạo, kiểm chứng và bảo mật dữ liệu. Gia Lai đã tổ chức ít nhất hai đợt tập huấn chuyên sâu về AI hỗ trợ thẩm định hồ sơ đất đai, kết nối đến 135 xã, phường. Cán bộ được hướng dẫn cách đặt yêu cầu, kiểm tra kết quả, nhận diện giới hạn của AI và đối chiếu thông tin với căn cứ pháp lý.

Dữ liệu của người dân, doanh nghiệp cũng được kiểm soát trước khi đưa vào hệ thống. Những thông tin có thể nhận diện cá nhân, tổ chức, tài sản và hồ sơ cụ thể được loại bỏ hoặc che trước khi AI xử lý tình huống nghiệp vụ.

Cán bộ Trung tâm phục vụ hành chính công hỗ trợ người dân trong quá trình làm thủ tục.

Thời gian tới, Gia Lai dự kiến tiếp tục xây dựng "Bộ tri thức chuyên gia", tập hợp các quy định, tình huống nghiệp vụ và kinh nghiệm xử lý của những cán bộ có chuyên môn, kinh nghiệm để tạo nguồn tham chiếu chung cho cán bộ cơ sở.

Bộ tri thức sẽ được cập nhật khi pháp luật thay đổi, phát sinh tình huống mới hoặc xuất hiện thêm kinh nghiệm thực tiễn. Trên nền tảng này, tỉnh nghiên cứu mở rộng ứng dụng AI sang những công việc có khối lượng lớn, phức tạp, tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực tại cấp xã.

Mục tiêu cuối cùng không phải thay thế cán bộ bằng AI, mà sử dụng công nghệ để hỗ trợ cán bộ làm việc nhanh hơn, có thêm nguồn tham chiếu và giảm sai sót. Quyền kiểm chứng, trách nhiệm tham mưu và quyết định cuối cùng vẫn thuộc về con người.