Hải quan số: Hoàn thiện thể chế, chuẩn hóa quy trình để hỗ trợ doanh nghiệp

Công chức hải quan Đội thông quan, Chi cục Hải quan khu vực III kiểm tra tờ khai trên hệ thống. Ảnh: Mạnh Tú/TTXVN

Tiết kiệm trung bình hơn 5 giờ chờ cho mỗi lô hàng

Thời gian qua, mô hình thông quan tập trung được thí điểm tại Hải Phòng cho thấy, thời gian xử lý giảm, năng lực kiểm soát rủi ro được nâng lên. Từ đó, nhiều doanh nghiệp đã được rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí tuân thủ, nâng cao tính minh bạch và tính ổn định trong xuất nhập khẩu. 

Mô hình thông quan tập trung là một trong những giải pháp quan trọng để thực hiện Chiến lược phát triển Hải quan đến năm 2030 và Nghị quyết 57-NQ/TW về chuyển đổi số Quốc gia. Chi cục Hải quan khu vực III tại Hải Phòng là đơn vị đầu tiên trong toàn ngành Hải quan được triển khai thí điểm. Toàn bộ hồ sơ được xử lý tại Đội Thông quan tập trung ở số 1328 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Thành phố Hải Phòng. Hải Phòng được lựa chọn bởi đây là Trung tâm xuất nhập khẩu, cảng biển lớn, có lưu lượng hàng hóa và tờ khai cao, hạ tầng logistics, công nghệ thông tin và năng lực tổ chức phù hợp để kiểm chứng mô hình.

Cục trưởng Cục Hải quan Nguyễn Văn Thọ kiểm tra thực tế việc thông quan tập trung.

Điểm mới của mô hình, tách bạch giữa xử lý hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Đội Thông quan tập trung tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ; các đơn vị hải quan cửa khẩu thực hiện giám sát, kiểm tra thực tế và quản lý hàng hóa chịu sự giám sát.

Nhờ vậy, thời gian thông quan trung bình đã giảm 16% so với phương thức cũ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hơn 5 giờ chờ đợi cho mỗi lô hàng. Việc làm thủ tục tại một đầu mối cũng góp phần giảm sự chồng chéo, không nhất quán trong xử lý nghiệp vụ giữa các cửa khẩu, qua đó giảm chi phí hành chính và logistics.

Theo ông Vũ Ngọc Lâm, Phó Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp Hải Phòng, những thay đổi từ điện tử hóa thủ tục, số hóa hồ sơ đến tăng đối thoại, tháo gỡ vướng mắc của ngành Hải quan đang tạo thuận lợi rõ hơn cho doanh nghiệp. Với doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian chính là tiết kiệm chi phí. Với doanh nghiệp, hồ sơ được gửi qua hệ thống và xử lý tại một đầu mối thay vì phải thực hiện thủ tục tại nhiều nơi. Một số khâu có thể được hệ thống tự động xử lý, giúp giảm nhân sự thực hiện thủ tục, chi phí nhân công và logistics.

Chia sẻ thêm về vấn đề này, ông Đào Duy Tám, Trưởng Ban Giám sát quản lý về hải quan (Cục Hải quan), điểm cốt lõi của thông quan tập trung không đơn thuần là thay đổi nơi tiếp nhận hồ sơ mà là thay đổi phương thức quản lý. Tức là, hồ sơ được tập trung về một đầu mối, dữ liệu được xử lý trên hệ thống và quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa. Công chức được tổ chức theo các nhóm chuyên môn, qua đó tăng tính chuyên sâu trong xử lý hồ sơ và chính sách đối với từng nhóm mặt hàng.

Sau hơn 2 tháng vận hành (kể từ tháng 6/2026), Đội Thông quan tập trung xử lý bình quân 500 - 800 tờ khai mỗi ngày. Năng lực xử lý tăng 20 - 30% nhờ hệ thống tự động phân luồng theo nhóm hàng; thời gian giải quyết thủ tục giảm 30-50%. Tỉ lệ hồ sơ được xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử đạt 100%, theo nguyên tắc phi giấy tờ và không tiếp xúc trực tiếp.

Ở góc độ quản lý, dữ liệu tập trung cũng đã giúp cơ quan Hải quan tăng khả năng rà soát và nhận diện rủi ro. Đơn cử, ngay tháng đầu tiên thực hiện mô hình thông quan (tháng 6/2026), qua rà soát trên hệ thống, cơ quan Hải quan phát hiện 425 dòng hàng có dấu hiệu rủi ro, trong đó có cả tờ khai thuộc luồng Xanh.

“Thông quan tập trung đang tạo ra sự chuyển dịch từ quản lý theo địa bàn sang quản lý trên nền tảng dữ liệu, từ hồ sơ giấy sang hồ sơ số và từ tác nghiệp phân tán sang xử lý trên hệ thống. Việc rút ngắn thời gian xử lý không đồng nghĩa với giảm yêu cầu quản lý. Doanh nghiệp được đặt vào vị trí chủ động hơn thông qua việc tự khai và tự chịu trách nhiệm về thông tin khai báo, chứng từ dưới dạng dữ liệu số”, bà Trương Bình An, Phó Chi cục trưởng Chi cục Hải quan khu vực III cho biết.

Sau kết quả thí điểm tại Hải Phòng, phía Cục Hải quan đang đánh giá khả năng đáp ứng và xây dựng kế hoạch triển khai tiếp theo. Một số đơn vị như Hải quan khu vực II, IX, XVI đã thành lập Tổ triển khai, nghiên cứu phương án tổ chức, nhân lực, cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ để sẵn sàng cho mô hình mới.

Dữ liệu là nền tảng, hướng tới nhân rộng

Theo Cục Hải quan, để vận hành mô hình hải quan hiện đại, dữ liệu phải được chuẩn hóa, kết nối và khai thác hiệu quả. Hệ thống dữ liệu cần kết nối với doanh nghiệp cảng, kho, bãi, hãng vận tải, kiểm tra chuyên ngành, thuế, máy soi, camera và hành trình phương tiện.

Khi dữ liệu được xử lý tập trung, phương thức quản lý có thể chuyển từ xử lý từng vụ việc sang quản trị rủi ro tổng thể; từ giám sát đơn lẻ sang giám sát theo chuỗi; từ phát hiện vi phạm sau khi xảy ra sang cảnh báo sớm, phòng ngừa từ trước. Vì vậy, số hóa không chỉ là thay hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử mà còn là chuẩn hóa quy trình, tạo khả năng tự động hóa, truy vết, kiểm tra và đánh giá hiệu quả. Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn được nêu trong mô hình nhằm tăng tính chính xác, thống nhất giữa thông tin khai báo và bộ chứng từ, giảm sai sót.

Cùng với đó, công tác kiểm tra được chuyển từ tư duy "kiểm tra toàn bộ" sang "kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm". Nguồn lực được tập trung vào những trường hợp có nguy cơ cao, dấu hiệu bất thường hoặc khả năng gian lận, dựa trên mức độ tuân thủ của doanh nghiệp, đặc điểm tuyến đường, mặt hàng, loại hình, phương tiện, đối tượng, địa bàn và lịch sử chấp hành pháp luật.

Từng bước đơn giản hóa cách thức thực hiện

Theo Cục Hải quan, cải cách thủ tục hiện không chỉ dừng lại ở việc chuyển một bộ hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử. 

Thời gian qua, hàng loạt chính sách mới về hải quan đã được ban hành, nhiều thủ tục hành chính tiếp tục được cắt giảm, trong khi Cơ chế một cửa Quốc gia, Cơ chế một cửa ASEAN và các hệ thống công nghệ thông tin được đẩy mạnh triển khai... đang tạo nền tảng để ngành Hải quan chuyển mạnh sang mô hình hiện đại, minh bạch.

Đại diện Cục Hải quan cho biết, trong tháng 8/2026, công tác xây dựng thể chế, cải cách hành chính và chuyển đổi số tiếp tục được Cục Hải quan triển khai đồng bộ, hướng tới mục tiêu hiện đại hóa phương thức quản lý, tạo thuận lợi hơn cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Trước hết, hành lang pháp lý về hải quan tiếp tục được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt thương mại điện tử, ngày càng phát triển.  Mới đây, tại Kỳ họp không thường lệ thứ Nhất, Quốc hội khóa XVI đã thông qua Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan năm 2014. Luật có hiệu lực từ ngày 1/3/2027, trong đó đáng chú ý là việc mở rộng quản lý hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, đẩy mạnh Hải quan số và giảm yêu cầu về hồ sơ, thủ tục cho doanh nghiệp.

Cùng với việc hoàn thiện Luật, Cục Hải quan đã tham mưu Bộ Tài chính trình Chính phủ ban hành Nghị định số 336/2026/NĐ-CP, quy định thực hiện thủ tục hành chính đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh theo Cơ chế một cửa Quốc gia, Cơ chế một cửa ASEAN, thay thế Nghị định số 85/2019/NĐ-CP.

Trên cơ sở đó, các quy định hướng dẫn chuyên ngành cũng tiếp tục được hoàn thiện. Cục Hải quan đã trình Bộ Tài chính ban hành 3 Thông tư liên quan đến xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; chỉ tiêu thông tin, mẫu chứng từ khai báo đối với phương tiện vận tải qua các loại hình cửa khẩu; kiểm tra, giám sát và quản lý hải quan đối với hàng hóa, phương tiện vận tải hoạt động tại khu vực cửa khẩu thông minh.

“Việc đồng thời hoàn thiện Luật, Nghị định và các văn bản hướng dẫn đã tạo thêm cơ sở pháp lý để ngành Hải quan tiếp tục chuyển đổi phương thức quản lý theo hướng thống nhất, minh bạch và phù hợp với yêu cầu số hóa. Trên nền tảng thể chế được hoàn thiện, cải cách thủ tục hành chính tiếp tục được Cục Hải quan tập trung triển khai, với mục tiêu là giảm thời gian, chi phí và yêu cầu hồ sơ đối với doanh nghiệp”, đại diện Cục Hải quan cho biết.

Thực hiện phương án cắt giảm, đơn giản hóa theo Quyết định số 1848/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Cục Hải quan đã cắt giảm, đơn giản hóa 35/39 thủ tục hành chính trong kế hoạch và thực thi thêm 13 thủ tục, đạt 123,1% kế hoạch. Đối với điều kiện kinh doanh, cơ quan Hải quan đã điều chỉnh phương án cắt giảm 16 điều kiện để đưa vào Nghị quyết của Chính phủ, đạt 100% chỉ tiêu đề ra. Đối với các phương án cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính theo Quyết định số 2421/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, đến nay Cục Hải quan đã thực thi 27/39 thủ tục, đạt 69,23% kế hoạch; 12 thủ tục còn lại dự kiến được thực thi trong năm 2026.

Không chỉ thực hiện các phương án đã được phê duyệt, Cục Hải quan còn chủ động rà soát thủ tục ngay trong quá trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật. Qua đó, tại Nghị định số 273/2026/NĐ-CP của Chính phủ về kinh doanh hàng miễn thuế, 6 thủ tục hành chính được bãi bỏ và 10 thủ tục được đơn giản hóa. Bên cạnh đó, Cục Hải quan đã sửa đổi, bổ sung 12 thủ tục và bãi bỏ 8 thủ tục được công bố tại 2 quyết định về thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ trong lĩnh vực hải quan thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính.

Những kết quả này cho thấy cải cách thủ tục đang được thực hiện theo hướng thực chất hơn, không chỉ giảm số lượng thủ tục mà còn từng bước đơn giản hóa cách thức thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.