Hàm Excel cơ bản giúp đếm và tính tổng cho dân văn phòng

Những hàm cơ bản trong Excel như hàm Excel tính toán, thống kê,... rất có ích với các bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính Excel, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán và hành chính nhân sự.

Sử dụng ứng dụng Excel, chúng ta sẽ phải làm việc với các hàm cơ bản thường xuyên. Chúng sẽ giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn.

Excel cung cấp một số lượng lớn các chức năng để phân tích, kiểm toán và tính toán dữ liệu bằng cách tận dụng tối đa các hàm trong excel cung cấp. Cchúng tiện hơn so với các biểu thức rất nhiều.

Hàm đếm COUNT

Hàm COUNT trong Excel trả về số lượng các giá trị là số. Số ở đây gồm số âm, tỷ lệ phần trăm, ngày, giờ, phân số và công thức trả về số. Các ô trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.

Cú pháp: COUNT (value1, [value2], ...)

Cú pháp hàm COUNT có các đối số sau:

value1: (Bắt buộc) Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.

value2, ...: (Tùy chọn) Lên đến 255 mục bổ sung, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.

Lưu ý, các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chỉ số mới được tính.

Nếu bạn muốn đếm các giá trị logic, văn bản hoặc giá trị lỗi, hãy sử dụng hàm COUNTA (COUNT tính toán số lượng ô có giá trị số, còn COUNTA tìm số ô có dữ liệu không trống).

Nếu bạn chỉ muốn đếm các số đáp ứng những tiêu chí nhất định, hãy sử dụng hàm COUNTIF hoặc hàm COUNTIFS.

Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10).

Để tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, blue và green), hãy sử dụng hàm SUMIFS sau (đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần tính tổng).

Để tính tổng các ô dựa trên một tiêu chí (ví dụ, green), hãy sử dụng hàm SUMIF với 3 đối số (đối số cuối cùng là phạm vi cần tính tổng).

Hàm đếm ô trống COUNTBLANK

Hàm COUNTBLANK được phân loại theo các hàm thống kê của Excel. Bạn sử dụng hàm này khi cần đếm các ô trống.

Trong phân tích tài chính, hàm này có thể hữu ích trong việc đánh dấu hoặc đếm các ô trống trong một phạm vi nhất định.

Cú pháp của hàm là:

=COUNTBLANK(phạm vi bảng tính cần đếm)

Trong đó:

Phạm vi bảng tính cần đếm chỉ định phạm vi ô mà bạn muốn đếm các ô trống.

Là một hàm trang tính, COUNTBLANK có thể được nhập như một phần của công thức trong một ô của trang tính.

Nếu muốn, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các hàng có ô trống bằng cách sử dụng hàm COUNTBLANK. Chọn phạm vi mong muốn và trên định dạng có điều kiện đã chọn và áp dụng hàm COUNTBLANK(). Điều này sau đó sẽ highlight tất cả các ô trống trên phạm vi mong muốn

Hàm đếm ô không trống COUNTA

Hàm COUNTA có chức năng dùng để đếm số ô có chứa nội dung bất kỳ bao gồm chữ số, chữ cái hay biểu tượng, hay nói cách khác nó dùng để đếm các ô không trống.

Cú pháp:

=COUNTA(phạm vi bảng tính cần đếm).

Hàm COUNTA đếm các ô có chứa giá trị, bao gồm số, văn bản, logic, lỗi và văn bản trống (""). COUNTA không đếm các ô trống.

Hàm COUNTA trả về số lượng giá trị trong danh sách các đối số được cung cấp.

COUNTA nhận nhiều đối số ở dạng value1, value2, value3, v.v... Các đối số có thể là các giá trị được hardcode riêng lẻ, tham chiếu ô hoặc phạm vi lên đến tổng số 255 đối số.

Tất cả các giá trị đều được tính, bao gồm văn bản, số, tỷ lệ phần trăm, lỗi, ngày, giờ, phân số và công thức trả về chuỗi trống ("") hay các ô trống được bỏ qua.

Hàm tính tổng SUM

Hàm SUM trong Excel cộng các giá trị số trong một phạm vi ô, được phân loại theo hàm toán học và lượng giác.

Hàm được nhập bằng cách gõ “=SUM” theo sau là các giá trị được tính tổng. Các giá trị được cung cấp cho hàm có thể là số, tham chiếu ô hoặc phạm vi.

Công thức SUM tự động cập nhật khi người dùng chèn hoặc xóa một giá trị. Nó cũng bao gồm những thay đổi được thực hiện đối với một phạm vi ô hiện có. Hơn nữa, hàm cũng tự bỏ qua các ô trống và giá trị văn bản.

Ví dụ, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3.

Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ "=SUM" vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.

Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột chọn vào ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter.

Kết quả tổng của hai con số trong hai ô A2 và B2 mà bạn vừa chọn sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3.

Bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô chỉ với thao tác chọn thêm những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm.

Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện

Hàm SUMIF sẽ tổng hợp các ô đáp ứng các tiêu chí đã cho. Các tiêu chí dựa trên ngày, số và văn bản. Nó hỗ trợ các toán tử logic như (>, , =) và cả các ký tự đại diện (*, ?).

Công thức chung của hàm SUMIF trong Excel là:

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Các đối số:

range: (đối số bắt buộc) Đây là phạm vi ô mà bạn muốn áp dụng tiêu chí.

criteria: (đối số bắt buộc) Đây là tiêu chí được sử dụng để xác định ô nào cần được thêm vào.

Đối số criteria có thể là: Giá trị số (có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ hoặc giá trị logic) chuỗi văn bản, một biểu thức

sum_range: (đối số tùy chọn) Đây là một mảng các giá trị số (hoặc các ô chứa giá trị số) sẽ được cộng lại với nhau nếu mục nhập phạm vi tương ứng đáp ứng các tiêu chí được cung cấp.

Nếu đối số [sum_range] bị bỏ qua, thay vào đó, các giá trị từ đối số phạm vi sẽ được tính tổng.

Ví dụ, để tính tổng các ô dựa trên một điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm SUMIF sau (hai đối số).

Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE

Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn. Để tính giá trị trung bình, Excel tính tổng tất cả các giá trị số và chia cho số giá trị số.

Hàm AVERAGE có thể xử lý tới 255 đối số riêng lẻ, có thể bao gồm số, tham chiếu ô, phạm vi, mảng và hằng số.

Cú pháp của hàm AVERAGE là:

= AVERAGE (number1, [number2],...)

Trong đó:

number1: Một số hoặc tham chiếu ô đề cập đến các giá trị số.

number2: (Tùy chọn) Một số hoặc tham chiếu ô đề cập đến các giá trị số.

Hàm AVERAGE sẽ bỏ qua các giá trị logic và số được nhập dưới dạng văn bản. Nếu bạn cần đưa các giá trị này vào giá trị trung bình, hãy xem hàm AVERAGEA.

Nếu các giá trị được cung cấp cho AVERAGE có lỗi, thì AVERAGE trả về lỗi. Bạn có thể sử dụng hàm AGGREGATE để bỏ qua lỗi.

Ví dụ bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A10 đến ô J10, chỉ cần gõ =AVERAGE(A10:J10) rồi nhấn Enter. Kết quả đưa ra trong ô K10 là con số có giá trị trung bình giữa các ô từ A10 đến J10.

Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của các số được cung cấp dưới dạng đối số.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng con trỏ chuột kéo thả và đánh dấu chọn vùng dữ liệu hoặc có thể đồng thời nhấn phím Ctrl rồi nhấn chuột vào từng ô riêng rẽ trong trường hợp nếu các ô không nằm kế cận nhau.

Tuy nhiên, lưu ý rằng giá trị không (0) trong C5 được bao gồm trong giá trị trung bình, vì nó là một giá trị số hợp lệ. Để loại trừ các giá trị 0, hãy sử dụng AVERAGEIF hoặc AVERAGEIFS thay thế.

Hàm MIN, MAX

Để tìm giá trị thấp nhất (số nhỏ nhất) trong một tập hợp các giá trị, hãy sử dụng hàm MIN.

Hàm MIN có các đối số sau trong cú pháp của nó:

number1: bắt buộc

number2 đến number255: tùy chọn

Đối với mỗi đối số, bạn có thể nhập số, tên, mảng hoặc tham chiếu trang tính nơi lưu trữ số.

Nếu đối số là một tham chiếu hoặc mảng, thì mọi ô trống, giá trị logic (true hoặc false) hay giá trị văn bản đều bị bỏ qua khi tính toán giá trị tối thiểu.

Nếu phạm vi không chứa bất kỳ giá trị số nào, công thức MIN sẽ trả về số không

Nếu bạn muốn tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu, hàm =MIN có thể làm việc đó. Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN(D3:J13), Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.

Ngược với hàm =MIN vừa đề cập, hàm =MAX sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm.

Cú pháp của hàm này cũng tương tự như hàm =MIN, gồm địa chỉ ô đầu tiên cho đến ô cuối cùng. Hàm Excel MAX có các đối số sau trong cú pháp của nó:

number1: bắt buộc

number2 đến number255: tùy chọn

Đối với mỗi đối số, bạn có thể nhập số, tên, mảng hoặc tham chiếu trang tính nơi lưu trữ số.

Nếu đối số là một tham chiếu hoặc mảng, thì bất kỳ ô trống, giá trị logic hoặc văn bản nào đều bị bỏ qua khi tính toán giá trị tối đa.

Nếu phạm vi không chứa bất kỳ giá trị số nào, thì kết quả của công thức MAX bằng 0.

Trong Excel 2019 hoặc Excel for Office 365, bạn có thể sử dụng các hàm MINIFS và MAXIFS để tìm giá trị tối thiểu hoặc giá trị tối đa, dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí. Đối với các phiên bản Excel trước, các hàm MINIFS và MAXIFS không khả dụng.

Vũ Huyền(tổng hợp)