Hàng hóa bán trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài xuất hóa đơn bảo hành như thế nào?

Hỏi: Một doanh nghiệp sản xuất, có hàng hóa bán trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Thức tế có phát sinh chi phí bảo hành, gồm cả trường hợp bảo hành sản phẩm hoặc bảo hành chi tiết sản phẩm. Doanh nghiệp không có trạm bảo hành riêng, sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm bảo hành sẽ gửi trực tiếp cho khách.

Đề nghị hướng dẫn các nội dung cụ thể sau:

1. Điều kiện và yêu cầu về bộ hồ sơ hàng bảo hành

2. Đơn giá xuất hóa đơn bảo hành?

3. Trích trước chi phí bảo hành?

Trả lời:

Căn cứ điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:

‘’Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1.Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.’’

Các điều khoản bảo hành phải được ghi rõ trong hợp đồng, đồng thời trên phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người nhận bảo hành, bảo hành cho hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn để có căn cứ bảo hành và ghi nhận các chi phí phát sinh.

Tùy điều khoản bảo hành, tùy từng trường hợp mà đơn vị có xuất hóa đơn bảo hành sản phẩm hay không.

1. Theo đó, trường hợp xuất hàng, linh kiện bảo hành sản phẩm hàng hóa không thuộc các trường hợp nêu tại khoản 1 điều 4 Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, nên Đơn vị không xuất hóa đơn khi thực hiện bảo hành mang tính hoàn thiện sản phẩm, chỉ xảy ra khi sản phẩm bị lỗi là sửa chữa, thay thế các bộ phận (xuất linh kiện, phụ tùng) trong sản phẩm, hàng hóa thì bên bán đưa chi phí bảo hành vào chi phí hợp lý cần sử dụng các chứng từ sau:

– Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế kèm theo Hợp đồng mua bán,

– Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa (Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn).

2. Trường hợp hàng bán bị trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có quy định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì bên mua xuất hóa đơn trả hàng (nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn); đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn (tương ứng với sản phẩm mới) theo đúng quy định tại khoản 1 điều 4 và khoản 2 điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hàng xuất bảo hành không thu tiền, nội dung ghi trên hóa đơn: Hàng xuất bảo hành không thu tiền.

Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong kỳ kê khai thuế kế tiếp.

3. Đơn vị bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các khoản hỏng do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hóa.

Doanh nghiệp tự ước tính chi phí bảo hành trên cơ sở số lượng sản phẩm, hàng hóa đã xác định là tiêu thụ trong kỳ để trích trước chi phí bảo hành.

PV