Hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào hoạt động cấp xã

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước là một trong những nội dung quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính. Việc áp dụng ISO trong hoạt động của UBND cấp xã là khâu quan trọng để đồng bộ hiệu quả cải cách hành chính các cấp. Năm 2021, Ban chỉ đạo ISO tỉnh đặt ra mục tiêu hoàn thành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với hoạt động của 100% cơ quan hành chính Nhà nước từ cấp tỉnh đến xã.

Cán bộ tại bộ phận một cửa UBND xã Yên Chính (Ý Yên) giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình ISO cho người dân trên địa bàn.

Là một trong những đơn vị cấp cơ sở đầu tiên triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của địa phương, hiện UBND phường Thống Nhất (thành phố Nam Định) đang áp dụng bộ công cụ này cho 105/135 quy trình thủ tục hành chính (TTHC) thuộc phạm vi giải quyết trên các lĩnh vực: văn hóa, thể thao, tôn giáo; lao động - thương binh và xã hội; tư pháp, hộ tịch; địa chính, xây dựng; thanh tra, khiếu nại, tố cáo; giáo dục đào tạo; nông nghiệp và phát triển nông thôn; đấu thầu. Trong năm 2020, UBND phường Thống Nhất đã tiếp nhận trên 4.000 hồ sơ TTHC và giải quyết 100% số hồ sơ đã tiếp nhận, không có tồn đọng; trong đó có trên 2.200 hồ sơ được giải quyết trên cổng dịch vụ công trực tuyến. Đồng chí Vũ Chí Kiên, Chủ tịch UBND phường cho biết: Từ khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tại đơn vị, UBND phường không phải tiếp nhận, xử lý khiếu nại nào liên quan đến việc giải quyết TTHC của lĩnh vực có áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 5-3-2014 của Thủ tướng Chính phủ, việc áp dụng ISO ở cấp xã là không bắt buộc, tuy nhiên quy định vẫn khuyến khích các địa phương áp dụng, hỗ trợ cho công tác cải cách hành chính từ cơ sở. Để đẩy mạnh áp dụng ISO tại cấp xã, Sở KH và CN đã tham mưu ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn việc áp dụng. Sở đã tổ chức các lớp tập huấn cho lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND các xã, phường, thị trấn các nội dung: tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng ISO; lợi ích của việc áp dụng ISO; các bước thực hiện xây dựng và áp dụng bộ công cụ ISO ở cấp xã; phương pháp viết, soát xét tài liệu; hướng dẫn áp dụng hệ thống quản lý tài liệu; hoàn thiện quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hỗ trợ tư vấn, xây dựng hệ thống ISO cho các xã, phường, thị trấn. Sau khi được tập huấn, các cán bộ, công chức của các xã tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của cấp xã; thành lập Ban Chỉ đạo áp dụng ISO tại UBND xã; chỉ đạo xây dựng hệ thống tài liệu quản lý chất lượng bao gồm mô hình hệ thống quản lý chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các quy trình cơ bản theo yêu cầu tiêu chuẩn, các quy trình nội bộ và các quy trình giải quyết TTHC trên các lĩnh vực thuộc phạm vi giải quyết của địa phương. Đến nay, toàn tỉnh có 140 xã, phường, thị trấn (đạt 61,9%) đã xây dựng, áp dụng, vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015. Việc đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 đã đảm bảo nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác và thực hiện tốt quy chế dân chủ trong đơn vị, góp phần hình thành phương pháp làm việc khoa học phục vụ hiệu quả hoạt động của UBND cấp xã. Hệ thống tài liệu được xây dựng giúp cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn làm đúng nhiệm vụ được giao, đồng thời cũng là tài liệu giúp cho việc đào tạo cán bộ, công chức mới tuyển hoặc luân chuyển. Ngoài ra, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO còn giúp UBND các xã, phường, thị trấn xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức thuần thục kiến thức chuyên môn và có kỹ năng giải quyết công việc. Đồng thời, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong các hoạt động chuyên môn, quản lý chặt chẽ, thống nhất các hoạt động trong đơn vị và tạo được mối liên hệ phối hợp, chia sẻ với các cơ quan khác trong hệ thống các cơ quan Nhà nước. Đồng chí Lê Thế Mạnh, Chủ tịch UBND phường Mỹ Xá (thành phố Nam Định) cho biết: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO đã đem lại những hiệu quả tích cực trong công tác cải cách TTHC tại địa phương như: các quy trình xử lý công việc tại UBND phường được chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý, đúng luật, theo cơ chế một cửa; minh bạch và công khai hóa quy trình, thủ tục xử lý công việc cho tổ chức và công dân biết; giúp lãnh đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ của cơ quan để có hướng chỉ đạo kịp thời.

Chia sẻ về những ưu điểm khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, chị Phùng Thị Hợp, công chức Tư pháp - hộ tịch UBND phường Thống Nhất cho biết: Việc giải quyết các TTHC đều nhanh gọn hơn so với trước đây. Hệ thống hồ sơ, tài liệu được lưu trữ, sắp xếp khoa học, giúp cho việc kiểm soát chặt chẽ, tra cứu hiệu quả. Cán bộ, công chức dễ dàng đánh giá chéo về mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc hỗ trợ nhau trong các lĩnh vực giải quyết TTHC. Bên cạnh đó, việc niêm yết công khai TTHC ở trụ sở giúp các tổ chức, doanh nghiệp, công dân chuẩn bị hồ sơ thủ tục đầy đủ khi cần và thực hiện theo quy trình nên tiết kiệm thời gian giao dịch cho cả đôi bên. Bên cạnh kết quả đạt được, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động cấp xã vẫn còn những khó khăn, hạn chế như: Còn một số đơn vị hệ thống quản lý chất lượng chưa bao phủ 100% TTHC. Một số xã chỉ giao việc thực hiện quy trình ISO cho cán bộ phụ trách, chủ yếu là kiêm nhiệm nên thời gian dành cho việc theo dõi và duy trì hệ thống tại các bộ phận chưa được thường xuyên, chưa phát huy được hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan thường xuyên thay đổi nhưng việc cập nhật, sửa đổi quy trình ISO tại một số đơn vị chưa kịp thời. Nhận thức của cán bộ, công chức về tiêu chuẩn ISO tại cấp xã còn hạn chế. Để hoàn thành mục tiêu 100% cơ quan hành chính Nhà nước từ cấp tỉnh đến xã, UBND tỉnh chỉ đạo Sở KH và CN thực hiện nhiệm vụ KH và CN, xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN 9001:2015 cho 86 xã, phường, thị trấn còn lại.

Để nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cấp xã, thời gian tới, UBND cấp xã cần chỉ đạo nghiên cứu và vận dụng tiêu chuẩn vào áp dụng trong hoạt động thực tiễn của địa phương. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về hệ thống quản lý chất lượng, tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của UBND xã. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng hiệu quả các phần mềm trong giải quyết công việc. Tuân thủ quy trình giải quyết TTHC; thường xuyên rà soát các quy trình giải quyết TTHC, đảm bảo các quy trình chuẩn hóa, kết nối liên thông với nhau. Lấy hiệu quả việc áp dụng ISO là một trong những tiêu chí đánh giá thi đua khen thưởng của cán bộ công chức, các bộ phận của UBND xã. Xác định áp dụng ISO là việc vận dụng một công cụ làm việc khoa học, do vậy cán bộ, công chức cấp xã cần rèn luyện nâng cao năng lực bản thân, chuẩn hóa công cụ đó để mang lại hiệu quả cho công việc, phục vụ công tác cải cách hành chính cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh, năng lực quản trị hành chính công./.

Bài và ảnh: Ngọc Ánh