Lãnh đạo bằng câu hỏi

Tôi vừa khép lại buổi đào tạo chuyên sâu về "Kỹ năng đặt câu hỏi mở" trong khuôn khổ chương trình The Mentoring Chứng kiến khoảnh khắc những ánh mắt bừng sáng của các Mentor khi họ tìm ra chiếc "chìa khóa" mở khóa những nút thắt tâm lý và tư duy của Mentee, tôi lại càng tin vào một triết lý sâu sắc: Trong thế giới quản trị, đôi khi chúng ta cần học cách đi đường vòng để có thể đưa doanh nghiệp đi nhanh hơn.

Chiếc bẫy của người "biết hết" và khoảng trống năng lực đội ngũ.

Nhiều nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp bước lên vị trí điều hành bằng năng lực chuyên môn xuất sắc. Họ quen với việc tư duy nhanh, ra quyết định quyết đoán và đưa ra giải pháp tức thời cho mọi khủng hoảng. Khi nhân viên bước vào phòng làm việc với một bài toán khó, phản xạ tự nhiên của người đứng đầu thường là trao ngay cho họ một công thức hoặc một mệnh lệnh: "Hãy làm thế này", "Hãy xử lý theo cách kia".

Mô hình điều hành này mang lại cảm giác an tâm về mặt tốc độ trong ngắn hạn. Tuy nhiên, về lâu dài, nó vô tình tạo ra một "chiếc bẫy" vô hình cho chính nhà lãnh đạo và doanh nghiệp. Khi người đứng đầu luôn là người có câu trả lời cuối cùng, đội ngũ bên dưới sẽ dần hình thành một thói quen tâm lý ỷ lại, triệt tiêu tư duy phản biện và sự chủ động. Họ trở thành những người thực thi máy móc thay vì những người cộng sự đồng kiến tạo. Kết quả là nhà lãnh đạo ngày càng kiệt quệ vì rơi vào vòng xoáy vi mô (micromanagement), trong khi tổ chức thì dậm chân tại chỗ do thiếu hụt những nhân sự kế thừa có năng lực tự chủ.

"Lãnh đạo không phải là người có mọi câu trả lời. Lãnh đạo là người biết đặt những câu hỏi đúng để người khác tự tìm ra câu trả lời."

Nghịch lý từ phản xạ của "Người lớn" và tư duy nguyên bản của "Trẻ con"

Nhìn sâu vào hành vi giao tiếp thường ngày, chúng ta sẽ bắt gặp một nghịch lý rất đáng suy ngẫm về cách mà người trưởng thành sử dụng ngôn từ. Hãy thử quan sát và thống kê: người lớn chúng ta, trong cả công việc lẫn cuộc sống gia đình, đang sử dụng phần lớn là những câu hỏi đóng.

Tại công sở, những câu hỏi của nhà quản lý thường xoay quanh các con số mang tính kiểm tra và áp đặt: "Dự án này hoàn thành được bao nhiêu phần trăm rồi?", "Kế hoạch đã nộp chưa?", "Đã đạt KPI tuần này chưa?". Đáng buồn thay, phản xạ "đóng" này lại mang cả về nhà. Trong mối quan hệ với con cái, đa số câu hỏi của cha mẹ cũng chỉ dừng lại ở dạng kiểm soát hoặc xác nhận: "Con làm bài tập chưa?", "Hôm nay được mấy điểm?", "Có ăn hết cơm không?". Những câu hỏi đóng chiếm đến 80-90% cuộc hội thoại này vô hình trung dựng lên một bức tường định kiến, chặn đứng mọi cơ hội sẻ chia và triệt tiêu động lực tự thân của cả nhân sự lẫn con trẻ.

Trong khi đó, hãy nhìn vào thế giới của trẻ con – những thực thể học hỏi và phát triển với tốc độ nhanh nhất. Công cụ giao tiếp chủ yếu của chúng lại là những câu hỏi mở: "Tại sao bầu trời lại màu xanh hả mẹ?", "Làm thế nào mà con kiến lại tha được miếng mồi to thế kia?", "Chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?". Trẻ con mở ra thế giới bằng sự tò mò nguyên bản, còn người lớn chúng ta lại vô tình đóng sập thế giới ấy lại bằng những bộ quy chuẩn và phản xạ định sẵn. Khi bước vào vai trò dẫn dắt doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cần phải đánh thức lại "đứa trẻ tò mò" bên trong mình, chuyển dịch từ tư duy kiểm soát sang tư duy khám phá để khơi gợi sự sáng tạo của đội ngũ.

Triết lý Mentoring: Đường vòng giải quyết vấn đề, đường tắt phát triển con người

Trong không gian của Mentoring, công cụ mạnh mẽ nhất của một Mentor chuyên nghiệp chính là những câu hỏi gợi mở. Đặt câu hỏi mở là một nghệ thuật đi đường vòng (vì mất thời gian hơn) để giải quyết vấn đề, nhưng lại là con đường tắt ngắn nhất để một cá nhân thực sự trưởng thành.

Thay vì đưa ra giải pháp ngay lập tức, việc đặt câu hỏi buộc người đối diện phải dừng lại, tự nhìn sâu vào bản chất của sự việc, gọi tên những rào cản và tự chịu trách nhiệm với giải pháp do chính mình tìm ra. Khi giải pháp được sinh ra từ chính tư duy của người thực hiện, họ sẽ hành động với 200% cam kết và sự tâm huyết, bởi đó là đứa con tinh thần của họ, không phải một nhiệm vụ bị áp đặt từ trên xuống.

Bản chất của quá trình này chính là sự chuyển hóa "Tri thức ngầm". Thông qua các câu hỏi mang tính định hướng và khai phá, nhà cố vấn giúp đối phương tự khai phóng kho báu tri thức vốn có bên trong họ nhưng chưa được gọi tên. Đây chính là gốc rễ của sự phát triển bền vững trong một tổ chức, giúp dịch chuyển mô hình từ lãnh đạo "Mệnh lệnh và Kiểm soát" sang "Khai phóng và Đồng hành".

Từ Mentoring đến Quản trị: Khi câu hỏi định hình năng lực tổ chức

Sau những buổi đào tạo trong chương trình The Mentoring, khi ngồi lại cùng các học viên - những người vốn đang giữ trọng trách điều hành và quản lý nhân sự tại nhiều doanh nghiệp khác nhau, một câu hỏi lớn đã được đặt ra: “Làm thế nào để mang tư duy mang tính 'khai phóng' này từ không gian lớp học cố vấn về vận hành ngay trong bộ máy doanh nghiệp?”

Câu hỏi này tôi cũng luôn trăn trở, giá như các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra rằng, muốn tổ chức chuyển dịch từ thế bị động sang chủ động, bản thân người quản lý phải biết hạ chiếc quyền trượng "tôi biết hết" xuống và đưa bàn tay nâng đỡ đội ngũ thông qua những câu hỏi đúng.

Khi ứng dụng nghệ thuật đặt câu hỏi vào quản trị thực chiến, nhà lãnh đạo sẽ tạo ra ba sự thay đổi cốt lõi trong tổ chức:

• Thứ nhất, chuyển dịch từ "chỉ tay năm ngón" sang "khơi gợi tiềm năng". Thay vì đưa ra câu trả lời đóng dạng: "Tôi nghĩ cách này không ổn, làm cách kia đi", nhà lãnh đạo sẽ hỏi: "Nếu giải pháp này gặp rủi ro ở bước A, chúng ta có phương án dự phòng nào khác tối ưu hơn không?". Câu hỏi này không phủ nhận nỗ lực của nhân sự, mà mở ra một không gian tư duy đa chiều, kích thích họ tự hoàn thiện kế hoạch.

• Thứ hai, xây dựng văn hóa tự chịu trách nhiệm. Một nhân sự liên tục được hỏi: "Theo em, mục tiêu cốt lõi của dự án này là gì?" hay "Em cần những nguồn lực nào để hiện thực hóa ý tưởng đó?" sẽ tự hiểu rằng mình là chủ thể của công việc. Họ không còn tâm lý làm việc để đối phó hay làm vừa lòng cấp trên, mà làm vì sự thấu hiểu sâu sắc giá trị công việc mình đang nắm giữ.

• Thứ ba, tối ưu hóa năng lực lãnh đạo vĩ mô. Khi đội ngũ bên dưới biết tự tư duy và tìm giải pháp qua những câu hỏi gợi mở của cấp trên, nhà lãnh đạo sẽ được giải phóng khỏi những sự vụ vụn vặt hàng ngày. Họ có thêm không gian và thời gian để tập trung vào những chiến lược dài hạn, quản trị rủi ro hệ thống và kiến tạo những giá trị mới cho doanh nghiệp.

Nghệ thuật của sự mềm mỏng nhưng đầy quyền năng

Kỹ năng đặt câu hỏi không chỉ thuần túy là một kỹ thuật giao tiếp; đó là sự biểu hiện của một tư duy quản trị văn minh và nhân văn – nơi con người được đặt vào vị trí trung tâm của sự phát triển. Khác với những mệnh lệnh cứng nhắc, câu hỏi mở đại diện cho "sức mạnh của sự mềm mỏng". Nó đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có sự kiên nhẫn, lòng bao dung và một cái tôi đủ tĩnh lặng để kìm hãm phản xạ "muốn chỉ đạo" của mình lại, nhường sân khấu tư duy cho nhân viên.

Một câu hỏi đúng lúc, đúng tầm có giá trị hơn vạn câu trả lời áp đặt. Khi chúng ta thay đổi cách hỏi, chúng ta sẽ thay đổi cách tư duy của đội ngũ. Và khi tư duy của đội ngũ thay đổi, tầm vóc của doanh nghiệp chắc chắn sẽ phát triển bền vững.