Microsoft tích hợp AI vào Excel: Giảm tải cho kế toán

Khác với các tích hợp AI trước đây chỉ xuất hiện dưới dạng thanh bên hoặc tiện ích bổ sung, tính năng Copilot mới được tích hợp trực tiếp vào công thức Excel dưới dạng hàm gốc. Người dùng giờ đây có thể thực hiện những tác vụ phức tạp chỉ với một công thức đơn giản như =COPILOT ("Phân loại phản hồi này thành tích cực, tiêu cực hoặc trung tính"; D4:D100). Công thức này có thể tự động phân loại hàng trăm bình luận phản hồi mà trước đây đòi hỏi hàng giờ làm việc thủ công.

Tuy nhiên, đằng sau những tiện ích đầy hứa hẹn này lại ẩn chứa những cảnh báo nghiêm trọng mà ngay cả Microsoft cũng phải thừa nhận.

Tiện lợi nhưng vẫn còn lo "ảo giác"

Điểm mạnh của việc tích hợp gốc này nằm ở tính động của nó. Khi dữ liệu nguồn trong các ô được tham chiếu thay đổi, hàm Copilot sẽ tự động cập nhật kết quả, giống như cách hoạt động của các hàm Excel truyền thống. Điều này loại bỏ hoàn toàn nhu cầu phải sao chép kết quả từ các công cụ AI bên ngoài, tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.

Về mặt kỹ thuật, tính năng này được xây dựng trên nền tảng mô hình GPT-4.1-mini của OpenAI, đưa Microsoft vào cuộc cạnh tranh trực tiếp với Google, vốn đã triển khai tính năng tương tự cho sản phẩm Google Sheets. Cuộc đua này không chỉ thể hiện sự cạnh tranh khốc liệt trong lĩnh vực phần mềm năng suất mà còn cho thấy tầm quan trọng chiến lược của việc tích hợp AI vào các công cụ văn phòng.

Công cụ AI sẽ giúp ích nhiều cho kế toán

Tuy nhiên, chính Microsoft cũng đưa ra những cảnh báo nghiêm trọng về giới hạn của tính năng này. Công ty khuyến cáo không sử dụng Copilot cho các phép tính số học chính xác hoặc trong các tình huống quan trọng cho doanh nghiệp, vì AI "có thể đưa ra câu trả lời sai" theo như công bố chính thức của công ty. Lời cảnh báo này không phải là một lưu ý nhỏ mà thực sự là một hạn chế lớn có thể khiến những người dùng Excel nghiêm túc phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng.

Vấn đề độ tin cậy này đặc biệt nghiêm trọng trong bối cảnh Excel được sử dụng rộng rãi cho các phân tích tài chính, báo cáo kinh doanh và ra quyết định quan trọng. Một kết quả sai từ AI có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn, từ quyết định đầu tư sai lầm đến báo cáo tài chính không chính xác. Điều này đặt ra câu hỏi về việc liệu AI có thực sự sẵn sàng để đảm nhận những nhiệm vụ quan trọng trong môi trường doanh nghiệp hay không.

Về mặt bảo mật dữ liệu, Microsoft đã đưa ra cam kết rõ ràng rằng dữ liệu được xử lý thông qua tính năng này sẽ được giữ bí mật và không bao giờ được sử dụng để huấn luyện các mô hình AI. Đây là một điểm tích cực quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Vẫn đáng để tin tưởng thử nghiệm

Hiện tại, tính năng Copilot vẫn có những hạn chế đáng kể. Nó không thể truy cập dữ liệu trực tiếp từ web hoặc các tài liệu nội bộ của công ty và việc sử dụng bị giới hạn ở 300 lượt xem mỗi giờ. Những hạn chế này cho thấy Microsoft vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm và hoàn thiện tính năng.

Tính năng Copilot hiện đang được triển khai cho người dùng trong kênh thử nghiệm (Beta) có giấy phép Microsoft 365 Copilot trả phí. Đây là sự kế thừa chính thức cho tính năng thử nghiệm LABS.GENERATIVEAI trước đó. Thời điểm tính năng này sẽ có sẵn cho tất cả khách hàng vẫn chưa được công bố.

Sự xuất hiện của Copilot trong Excel đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong cách chúng ta tương tác với dữ liệu. Thay vì phải học các công thức phức tạp hoặc viết macro, người dùng giờ đây có thể giao tiếp với bảng tính bằng ngôn ngữ tự nhiên. Điều này có thể dân chủ hóa việc phân tích dữ liệu, cho phép những người không có kỹ năng kỹ thuật cao cũng có thể thực hiện những phân tích phức tạp.

Tuy nhiên, sự tiện lợi này cũng đi kèm với những thách thức mới. Khi AI có thể thực hiện các tác vụ phức tạp một cách dễ dàng, người dùng có thể trở nên phụ thuộc quá mức vào công nghệ mà không hiểu rõ logic đằng sau các kết quả. Điều này có thể dẫn đến việc chấp nhận những kết quả sai lệch mà không có khả năng phát hiện và sửa chữa.

Nhìn về tương lai, việc tích hợp AI vào Excel chỉ là một phần của xu hướng lớn hơn trong việc "AI hóa" các công cụ văn phòng. Cuộc cạnh tranh giữa Microsoft và Google trong lĩnh vực này sẽ tiếp tục thúc đẩy sự đổi mới, nhưng cũng đặt ra áp lực về việc cân bằng giữa tính năng và độ tin cậy. Người dùng cuối cùng sẽ là những người quyết định liệu những công cụ AI này có thực sự cải thiện năng suất làm việc hay chỉ tạo ra thêm rủi ro không cần thiết.

Với Copilot trong Excel, Microsoft đã mở ra một chương mới trong lịch sử phần mềm văn phòng, nhưng thành công hay thất bại của nó sẽ phụ thuộc vào việc công ty có thể giải quyết được những hạn chế về độ chính xác và xây dựng được niềm tin của người dùng hay không.

Bùi Tú