Nhà văn hóa số ở Thuận An: Đưa dịch vụ công đến gần dân

 Việc bố trí 2 máy tính đối diện nhau nhằm giúp cán bộ cơ sở “vừa làm, vừa hướng dẫn”  mà không phải làm hồ sơ thay cho người dân.

Điểm hỗ trợ dịch vụ công

Thay vì phải đi hơn 10km đến Trung tâm Phục vụ hành chính công, chị Ngô Thị Nhi ở tổ dân phố An Dương chỉ mất vài phút đến Nhà văn hóa số Hòa Duân để được hướng dẫn đăng ký khai sinh cho con. Còn ông Đặng Lương ở tổ dân phố Cự Lại, quãng đường gần 12km đã được rút ngắn gấp 10 lần khi ông có thể đến Nhà văn hóa số Cự Lại để thực hiện hồ sơ trực tuyến xác định mức độ thương tật.

Sau sắp xếp, phường Thuận An có 15 tổ dân phố với khoảng 54.000 dân. Trung bình mỗi tháng, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường tiếp nhận 1.000 - 1.100 hồ sơ, tỷ lệ giải quyết trước và đúng hạn khoảng 99%.

Hiệu quả giải quyết hồ sơ là một chuyện, nhưng khoảng cách địa lý vẫn là vấn đề. Dân cư phân bố không đồng đều, một số khu vực cách xa trung tâm hành chính. Nhóm gặp khó khăn nhiều hơn là người cao tuổi, lao động tự do, người yếu thế hoặc những người chưa quen với máy tính, điện thoại thông minh và các nền tảng điện tử.

Từ thực tế đó, đề án “Nhà văn hóa số - Điểm dịch vụ công cộng đồng” được phường Thuận An triển khai. Ban đầu, có 4 nhà văn hóa số được thành lập, gồm: Cự Lại, Hòa Duân, Hải Tiến và Thai Dương Thượng. Đến các điểm này, người dân được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, số hóa giấy tờ và thực hiện các thao tác nộp trực tuyến. Với những thủ tục cần hồ sơ giấy theo quy định, giấy tờ được chuyển về Trung tâm để tiếp nhận, xử lý. Kết quả sau đó được chuyển về điểm hỗ trợ để người dân nhận, hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Theo ông Phan Quốc Khánh, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Thuận An, mục tiêu của mô hình là hỗ trợ để người dân có thể tự thực hiện dịch vụ công trực tuyến, chứ không phải làm thay. Đây cũng là lý do tại các điểm hỗ trợ, cán bộ được yêu cầu hướng dẫn từng thao tác để người dân cùng thực hiện.

Một cách làm đáng chú ý là bố trí hai màn hình đối diện nhau. Một màn hình do cán bộ thao tác giải quyết thủ tục và màn hình còn lại do người dân theo dõi, đồng thời để học hỏi quy trình, thao tác đăng ký, thực hiện thủ tục. Vì nếu được hướng dẫn, theo dõi và nhập cuộc thực hành, sau một vài lần, người dân có thể ghi nhớ các bước và tự thao tác trên điện thoại hoặc máy tính.

Giúp dân tự làm

Sau gần một tháng hoạt động, các điểm nhà văn hóa số đã bắt đầu có những hồ sơ đầu tiên. Tổng cộng 82 hồ sơ được người dân thực hiện thông qua 4 điểm, chủ yếu thuộc các lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, bảo trợ xã hội và một số thủ tục hành chính phổ biến. Trong đó, Nhà văn hóa số Cự Lại tiếp nhận 37 hồ sơ; Hòa Duân 23 hồ sơ; Hải Tiến 17 hồ sơ và Thai Dương Thượng 5 hồ sơ.

Con số này chưa lớn, nhưng với một mô hình mới vận hành chưa đầy một tháng, điều đáng ghi nhận là người dân đã bắt đầu biết đến và sử dụng điểm hỗ trợ ngay tại khu dân cư. Với những người trước đây ít sử dụng dịch vụ công trực tuyến, việc có người hướng dẫn trực tiếp cũng giúp họ bớt tâm lý ngại thao tác trên môi trường điện tử.

Do đang trong giai đoạn hoàn thiện, nên hiện mới có Nhà văn hóa số Cự Lại cơ bản đáp ứng đầy đủ điều kiện, trang thiết bị máy móc. Một số điểm còn lại đang được địa phương tiếp tục bố trí thêm máy in, máy quét và thiết bị hỗ trợ. Bên cạnh đó, để bảo đảm công việc không bị gián đoạn, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Thuận An tổ chức hỗ trợ từ xa thông qua phần mềm điều khiển máy tính, điện thoại và các nhóm trao đổi trực tuyến. Khi thành viên tổ hỗ trợ ở cơ sở gặp vướng mắc, cán bộ Trung tâm có thể kết nối để hướng dẫn ngay.

Cách làm này giúp giải quyết phần nào bài toán nhân lực. Bởi nếu mỗi điểm đều phải bố trí cán bộ chuyên môn thường xuyên thì rất khó duy trì khi lượng công việc tại Trung tâm ngày càng lớn. Hình thức này cũng giúp các tổ công nghệ số cộng đồng ở các tổ dân phố phát huy tối đa chức năng, nhiệm vụ, sở trường trong công tác chuyển đổi số.

Theo định hướng của phường, mỗi tổ dân phố sẽ từng bước có một điểm hỗ trợ để người dân có thể tìm đến nơi gần nhất. Các điểm này không chỉ phục vụ thủ tục hành chính mà còn được định hướng trở thành nơi tập huấn kỹ năng số, hướng dẫn sử dụng các nền tảng trực tuyến, tuyên truyền chính sách và tổ chức các hoạt động sinh hoạt số của cộng đồng.

Từ 4 điểm triển khai bước đầu, mô hình đang được thành phố định hướng nhân rộng với tên gọi “Điểm sáng số”. Đây là cơ hội để cách làm của Thuận An được nhân rộng ở những địa bàn khác. Tuy nhiên, mô hình này cũng đặt ra yêu cầu phải đánh giá kỹ những yếu tố quyết định hiệu quả, như về thiết bị, nhân lực hỗ trợ, sự phối hợp giữa cơ sở với Trung tâm Phục vụ hành chính công và quan trọng nhất là khả năng giúp người dân tự thực hiện. Vì mục tiêu cuối cùng của nhà văn hóa số không chỉ là tạo thêm một nơi để người dân nộp hồ sơ, mà là rút ngắn khoảng cách giữa người dân với dịch vụ công và từng bước giúp họ tự tin hơn khi sử dụng các tiện ích số.