Những lời xin lỗi vô nghĩa nơi công sở

Đôi khi, lời xin lỗi sẽ gây phản tác dụng cho người nói, thậm chí còn khiến mọi người rơi vào những tình huống khó xử. Ảnh: Mikhail Nilov/Pexels.

Khi mắc sai lầm, việc chúng ta nói xin lỗi là điều cần thiết, thể hiện sự văn minh và trưởng thành.

Tuy nhiên trong công việc hay thậm chí một số tình huống thường nhật, việc nói xin lỗi vô tội vạ lại có thể gây ra tác dụng ngược. Điều này không những chứng tỏ bạn đang tự hạ thấp lòng tự trọng, mà còn làm lời cáo lỗi của bạn dần trở nên mất giá trị trong tương lai.

CNBC Make It đề cập tới ba tình huống phổ biến nhất mà bạn có thể "bị cám dỗ" để xin lỗi quá mức và gợi ý một vài phương pháp đáng cân nhắc để thay thế.

Lời xin lỗi thực sự xuất phát từ đâu?

Theo Patrice Williams Lindo, Giám đốc điều hành của Công ty tư vấn nghề nghiệp Career Nomad, khi một người có thói quen xin lỗi nhiều, họ có thể đang ở trong một môi trường làm việc độc hại. Điều này diễn ra đặc biệt phổ biến với nữ giới hoặc người da màu tại các nước châu Âu và châu Mỹ.

"Là một phụ nữ da màu, tôi nhớ rằng mình từng được dạy phải luôn khiêm tốn và hạ thấp bản thân. Đó là cách mà chúng tôi được lớn lên. Một thời gian dài, tôi luôn cảm thấy bất an mỗi khi tự hào về thành tích của mình", bà chia sẻ.

Ngoài ra, bà cũng cho rằng một nhân sự hay xin lỗi là bởi họ luôn tự nghi ngờ bản thân. Khi gặp một ý kiến trái chiều, họ lập tức nghĩ lỗi lầm thuộc về mình, trong khi sự thật chẳng ai sai trái cả.

Vì vậy, bạn cần phải biết chính xác tình huống nào nên và không nên nói lời cáo lỗi trong công việc. Đây cũng là một trong những bước đầu tiên nhằm tìm ra những phương pháp hoặc cách giải quyết tốt hơn, để dễ dàng đối phó với mọi vấn đề.

Nhân viên làm việc tại những môi trường căng thẳng hoặc độc hại sẽ có xu hướng nói lời xin lỗi nhiều hơn. Ảnh: Kampus Production/Pexels.

Ba tình huống phổ biến của lời xin lỗi vô nghĩa

Khi bạn gặp trục trặc kỹ thuật trong cuộc họp trực tuyến

Những cuộc họp từ xa trở nên phổ biến trong vài năm qua và mọi người đang sử dụng thiết bị điện tử của mình nhiều hơn bao giờ hết.

Thật không may, cho dù bạn hiểu biết về công nghệ đến đâu, những trục trặc kỹ thuật không đáng có vẫn có thể xảy ra. Tất nhiên, chúng không phải lỗi của bạn.

Ví dụ: Khi đang tham gia trong một cuộc họp video, có thể bạn cảm thấy mình phải xin lỗi vì tốn thời gian tải bản thảo hay sử dụng nhầm các thao tác trên máy tính.

Thay vì nói lời xin lỗi khi thấy mọi người đang im lặng chờ đợi, hãy tự tin nói rằng "Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn của các bạn" và "Cảm ơn bạn đã làm việc với tôi" để vượt qua những tình huống khó xử, đồng thời có thể tự tin trở lại cho phần trình bày tiếp theo của mình.

Khi bạn muốn nêu lên ý kiến

Giả sử bạn đang tham dự một cuộc họp với các đồng nghiệp khác và muốn chia sẻ quan điểm của mình dựa trên ý kiến của ai đó. Có thể bạn sẽ quyết định xen vào bằng cách nói: "Xin lỗi, nhưng tôi có ý muốn nói".

Nhưng thực tế, bạn không cần phải xin lỗi trong tình huống này.

"Nếu bạn có thông tin để phản biện hay thêm ý kiến vào cuộc trò chuyện, điều đó hoàn toàn mang tính đóng góp. Mọi người thường xin lỗi trong những tình huống như thế để dễ dàng nói ra được điều mình nghĩ, nhưng họ lại không cảm thấy tự tin với những gì mình nói ra", bà Lindo cho biết.

Thay vì xin lỗi, bạn hãy nói "Tôi muốn bổ sung", "Tôi cũng nghĩ vậy" hoặc "Quan điểm của tôi là...". Cách này có thể giúp bạn đóng góp quan điểm mà không tỏ ra sợ hãi hay e dè.

Tuy nhiên, hãy đánh giá tình huống trước khi bạn phát biểu bằng cách sử dụng phương pháp STAR (Tinh huống, Nhiệm vụ, Hành động và Kết quả). Bạn cần xem xét tình huống để không cắt lời đồng nghiệp một cách đường đột; đồng thời phải biết bản thân đang mong muốn kết quả ra sao sau cuộc họp này để có thể tự tin nêu lên những gì mình nghĩ.

Một lời xin lỗi khi phạm sai lầm là điều cần thiết, tuy nhiên điều đó là chưa đủ nếu bạn không thể nêu lên cách giải quyết và cải thiện bản thân. Ảnh: Yan Krukov/Pexels.

Khi bạn mắc lỗi, lời xin lỗi không phải tất cả

Tất cả chúng ta đều mắc sai lầm, đặc biệt là trong công việc. Nếu bạn đã hoàn thành sai công việc hoặc vô tình xúc phạm ai đó, một câu xin lỗi luôn là nhất thiết, nhưng chắc chắn nó không phải là lời nói mạnh mẽ nhất.

Sau lời nói cần thiết đó, hãy cho họ biết những điều bạn có thể làm để làm rõ và giải quyết vấn đề. Ví dụ, bạn có thể nói:

"Cảm ơn bạn đã phản hồi"
"Tôi sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về điều này"
"Cảm ơn bạn đã giúp tôi rút kinh nghiệm và tôi sẽ chú ý tới điều đó hơn. Đồng thời, hãy nói tôi biết những gì bản thân có thể cải thiện".

Một lời xin lỗi không bao giờ là xấu, nhưng lý tưởng hơn khi bạn thực sự thành tâm với nó và luôn mong muốn có thể sửa chữa và giải quyết vấn đề.

Hoàng Vân