Quyền quyết định trong doanh nghiệp đang dịch chuyển

Một thiết bị tại nhà máy gặp sự cố, thay vì quy trình giấy tờ qua nhiều đầu mối như trước, nhân viên kỹ thuật lập tức tạo phiếu báo hỏng kèm ảnh chụp hiện trường trên phần mềm. Dữ liệu chuyển thẳng tới tổ trưởng sản xuất phê duyệt rồi đến quản lý nhà máy. Từ thông tin sẵn có, cấp quản lý tạo đề xuất mua vật tư trực tiếp để bộ phận thu mua tiếp nhận và xử lý.

Toàn bộ quy trình từ phát hiện, báo cáo, phê duyệt đến mua sắm diễn ra trên một nền tảng duy nhất.

Chia sẻ tình huống này tại Bàn tròn quản trị do Hội các Nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam (VACD) tổ chức, bà Phạm Thị Thủy, Trưởng phòng Kinh doanh Công ty CP Phần mềm Bravo cho biết, việc luân chuyển dữ liệu tức thì tới đúng cấp liên quan giúp công việc được giải quyết ngay trong quá trình vận hành, thay vì chờ đợi quy trình tổng hợp báo cáo qua nhiều tầng nấc trung gian.

Bà Phạm Thị Thủy, Trưởng phòng Kinh doanh Công ty CP Phần mềm Bravo chia sẻ tại Bàn tròn quản trị với chủ đề "Tối ưu quản trị bằng công nghệ và dữ liệu” do VACD tổ chức. 

Theo ông Nguyễn Mạnh Hùng, nguyên Bộ trưởng Bộ Khoa học và công nghệ, Chủ tịch sáng lập Viện Lãnh đạo, quản trị và quản lý Việt Nam, sự phát triển của AI đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết kế lại hệ thống quản trị, trọng tâm là cách phân bổ quyền hạn và tổ chức kiểm soát.

Trước đây, thông tin và năng lực chuyên môn tập trung ở cấp trên nên các quyết định thường dồn lên những tầng quản lý cao hơn. Ngược lại, việc phân quyền xuống dưới lại gây lo ngại mất kiểm soát, khiến nhiều doanh nghiệp bổ sung thêm các khâu phê duyệt chồng chéo.

AI và dữ liệu đang thay đổi điều kiện vận hành này. Khi nhân sự tuyến đầu được trang bị đủ dữ liệu, tri thức và công cụ hỗ trợ, quyền ra quyết định có thể đưa về gần khách hàng và hiện trường hơn. Ông Hùng cho rằng doanh nghiệp cần tập trung những gì tạo ra sức mạnh chung, đồng thời phân tán những gì đòi hỏi tốc độ và sự linh hoạt theo tình huống thực tế.

Điều này kéo theo yêu cầu điều chỉnh đồng thời cơ cấu tổ chức, quy trình phối hợp và cơ chế giám sát. Doanh nghiệp phải xác định rõ việc nào giao cho con người, việc nào giao cho AI và việc nào cần sự phối hợp giữa hai bên để thiết kế thẩm quyền tương ứng cho từng vị trí.

"Nên tập trung những gì tạo ra sức mạnh chung và phân tán những gì cần tốc độ và sự phù hợp", ông Hùng nhấn mạnh.

Ông Hùng lưu ý, quyền hạn phải đi kèm trách nhiệm, giới hạn rủi ro và khả năng kiểm tra thực thi theo thời gian thực. Hệ thống cần quy định rạch ròi trường hợp nào AI tự xử lý, trường hợp nào bắt buộc có người phê duyệt và ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

Khi đó, vai trò của cấp quản lý cũng thay đổi. Thay vì dành phần lớn thời gian tổng hợp báo cáo hay đôn đốc từng đầu việc, nhà quản lý tập trung xử lý các tình huống ngoại lệ, tháo gỡ điểm nghẽn và giám sát những vấn đề ảnh hưởng lớn đến kết quả chung.

Dù vậy, theo ông Hùng, dữ liệu trên phần mềm chỉ phản ánh những gì đã được ghi nhận. Bảng điều khiển hỗ trợ theo dõi vận hành, nhưng để nhận diện bản chất vấn đề, người quản lý vẫn phải bám sát thực tế bằng khả năng quan sát và phán đoán của mình.

Ông Nguyễn Mạnh Hùng, nguyên Bộ trưởng Bộ Khoa học và công nghệ, Chủ tịch sáng lập Viện Lãnh đạo, quản trị và quản lý Việt Nam. Ảnh: VACD

Trao quyền phải đi cùng năng lực và trách nhiệm

Bên cạnh việc tái thiết kế quyền quyết định, GS.TS Nguyễn Đức Thuận, Chủ tịch VACD nhấn mạnh năng lực thực thi của từng cấp quản lý trong mô hình mới.

Theo ông Thuận, quản trị trong kỷ nguyên dữ liệu buộc doanh nghiệp phải chia sẻ thông tin theo phân quyền, gắn chặt với trách nhiệm từng vị trí. Hoạt động kiểm soát chuyển sang theo dõi quá trình, nhận diện sớm biến động và dự báo rủi ro. Nhà quản trị vì thế phải hiểu dữ liệu phục vụ được gì cho quyết định của mình, giới hạn của dữ liệu ở đâu và cách chuyển hóa các con số thành hành động cụ thể.

Ông Thuận cho rằng người làm quản trị hiện nay không nhất thiết phải là chuyên gia công nghệ, nhưng cần có năng lực phân tích, tư duy chiến lược dựa trên dữ liệu và kỹ năng quản trị rủi ro. Khi quyền tiếp cận thông tin mở rộng xuống nhiều vị trí, chất lượng dữ liệu đầu vào và ý thức của người dùng sẽ quyết định trực tiếp hiệu quả quản trị.

"Trong mô hình quản trị truyền thống, thông tin thường tập trung ở một số cấp quản lý. Còn trong kỷ nguyên dữ liệu, thông tin được chia sẻ theo phân quyền, gắn với trách nhiệm của từng vai trò và vị trí", Chủ tịch VACD nhấn mạnh.

GS.TS Nguyễn Đức Thuận, Chủ tịch Hội các Nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam (VACD). 

Thực tế triển khai phần mềm doanh nghiệp của Bravo cũng cho thấy yêu cầu này phải được cụ thể hóa tới từng vị trí tác nghiệp. Bà Thủy phân tích, trong một hệ thống ERP, tầng chiến lược xác lập mục tiêu, dự báo và chỉ tiêu điều hành; tầng kiểm soát tiếp nhận thông tin và phê duyệt; còn tầng tác nghiệp từ thủ kho, cán bộ nghiệp vụ đến công nhân sản xuất trực tiếp cập nhật dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin mình nhập lên.

Tương ứng với từng nhóm người dùng, phần mềm cần giao diện phù hợp với đặc thù công việc. Cụ thể, công nhân nhập thống kê sau ca làm việc qua máy tính bảng, kỹ sư công trường cập nhật chỉ số thi công tại chỗ, còn quản lý theo dõi tiến độ qua bảng điều khiển. Khi dữ liệu được cập nhật từ đúng nơi phát sinh, các cấp quản lý có cơ sở điều hành trên cùng một nguồn thông tin thống nhất.

Tuy nhiên, bà Thủy nhấn mạnh, hiệu quả của ERP phụ thuộc lớn vào kỷ luật vận hành của doanh nghiệp, từ việc duy trì dữ liệu nhất quán, tuân thủ quy trình đến phân định rõ trách nhiệm giữa các phòng ban. Theo bà Thủy, 50% thành công của một hệ thống quản trị nằm ở chính doanh nghiệp sử dụng.

Ở tầm vĩ mô, ông Hùng chỉ ra, dữ liệu và tri thức sau mỗi công việc hoàn thành cần được tích lũy thành tài sản chung, giúp quy trình ngày càng tối ưu và giảm sự phụ thuộc vào một vài cá nhân.

Tại vị trí điều hành cao nhất, khi AI hỗ trợ theo dõi tiến độ và cảnh báo bất thường, CEO có thể dành nguồn lực cho những điểm nghẽn lớn và các quyết định chiến lược đòi hỏi phán đoán của con người.