Số hóa dữ liệu hộ tịch - bước đi chiến lược trong hành trình chuyển đổi số quốc gia (Bài 2): Rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân

Thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt

Một trong những điểm nổi bật của số hóa dữ liệu hộ tịch là khả năng đồng bộ và tích hợp thông tin giữa các hệ thống cơ sở dữ liệu. Dữ liệu hộ tịch sau khi số hóa sẽ được chia sẻ và cập nhật với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật. Sự kết nối này không chỉ hỗ trợ công tác quản lý mà còn tạo điều kiện để các cơ quan nhà nước khai thác thông tin một cách hiệu quả, phục vụ cho các mục tiêu quản lý và phát triển kinh tế - xã hội.

Ngoài ra, việc tích hợp dữ liệu hộ tịch điện tử với các nền tảng số khác như hệ thống định danh và xác thực điện tử, hệ thống bảo hiểm xã hội hay dịch vụ công trực tuyến cũng mở ra nhiều cơ hội mới. Người dân có thể sử dụng một tài khoản duy nhất để truy cập và thực hiện nhiều dịch vụ khác nhau, từ đăng ký hộ tịch, làm thẻ căn cước công dân đến tra cứu thông tin bảo hiểm xã hội, tài sản cá nhân.

Số hóa sổ hộ tịch tích hợp đầy đủ các thông tin cá nhân, giúp người dân thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp lý một cách hiện đại và nhanh chóng. Theo đó, người dân không còn phải rơi vào tình trạng “dở khóc dở cười” là mang cả núi giấy tờ nhưng không có giấy tờ nào đáp ứng được yêu cầu.

Bên cạnh đó, việc số hóa sổ hộ tịch cũng góp phần xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3. Nhờ đó, người dân có thể giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại.

Việc số hóa sổ hộ tịch giúp thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch liên tỉnh và cả quốc gia. Người dân tham gia thủ tục hành chính về đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không mất công tìm kiếm sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Điều này sẽ góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính.

Việc số hóa sổ hộ tịch giúp thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt

Khi dữ liệu hộ tịch được số hóa sẽ giúp việc lưu trữ và bảo quản thông tin một cách dễ dàng, đồng thời giảm thiểu các rủi ro hư hại vật lý như cháy, ẩm mốc hay thất lạc tài liệu. So với cách quản lý truyền thống, số hóa tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ, chi phí và nguồn nhân lực, đặc biệt trong bối cảnh khối lượng hồ sơ hộ tịch tăng lên hàng năm.

Ngoài ra, hệ thống dữ liệu số hóa còn cho phép cán bộ quản lý tra cứu và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Thay vì phải dò tìm thủ công trong hàng nghìn tài liệu, giờ đây chỉ cần vài thao tác trên máy tính, thông tin cần thiết có thể được truy xuất ngay lập tức. Điều này không chỉ giảm áp lực cho cán bộ làm công tác hộ tịch mà còn rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính cho người dân.

Nhận diện và vượt qua khó khăn, thách thức

Dù đạt được nhiều kết quả tích cực, quá trình số hóa dữ liệu hộ tịch vẫn đối mặt với không ít thách thức. Một trong những vấn đề lớn là khối lượng dữ liệu cần số hóa rất lớn, đòi hỏi sự đầu tư mạnh mẽ về công nghệ, nhân lực và kinh phí. Bên cạnh đó, việc đảm bảo tính chính xác và bảo mật của dữ liệu số hóa cũng là một yêu cầu quan trọng, đặc biệt khi thông tin hộ tịch liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý của người dân.

Theo thông tin từ Bộ Tư pháp, trong quá trình số hóa dữ liệu hộ tịch, phần mềm hỗ trợ số hóa sổ hộ tịch (phần mềm hộ tịch 158) có thời điểm hoạt động không ổn định, chậm, lỗi, hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) quá tải, không nhập/tải lên (import) các file excel và file.zip tương ứng của từng Sổ hộ tịch và không chuyển dữ liệu được vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT).

Để thực hiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch, cán bộ tư pháp hộ tịch ở địa phương phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ

Để khắc phục tình trạng nêu trên, các đơn vị chuyên môn thuộc Bộ đã tham mưu lãnh đạo Bộ triển khai thực hiện Dự án “Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch” theo kế hoạch đầu tư công trung hạn giai đoạn 2021-2025 nhằm nâng cấp Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch hiện nay. Cục CNTT cũng thực hiện dự án đầu tư hạ tầng Trung tâm dữ liệu điện tử Bộ Tư pháp nhằm bổ sung hạ tầng, an toàn bảo mật cho các hệ thống công nghệ thông tin của Bộ nói chung và Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch nói riêng.

Đến thời điểm hiện tại, đã bố trí bổ sung, nâng cấp hạ tầng mới để tăng hiệu năng hoạt động cho các phần mềm thuộc Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch (trong đó có Phần mềm hộ tịch 158). Trong đó, đã triển khai và đưa các thiết bị mới (máy chủ, tủ đĩa lưu trữ, thiết bị bảo mật) vào hoạt động nhằm đảm bảo dung lượng lưu trữ phục vụ lưu trữ số hóa cho các địa phương cũng như tăng năng lực xử lý, an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống, từng bước đáp ứng đầy đủ, tốt nhất yêu cầu của người dùng trên Phần mềm hộ tịch 158.

Bên cạnh đó, Cục CNTT cử cán bộ kỹ thuật thường trực, đảm bảo khắc phục kịp thời khi hệ thống có sự cố (gồm cả hạ tầng phần cứng và phần mềm). Do vậy, trên cơ sở trao đổi với Cục CNTT cho thấy, Phần mềm hộ tịch 158 hoàn toàn đủ khả năng đáp ứng yêu cầu số hóa sổ hộ tịch của địa phương.

Mặt khác, vẫn còn một số địa phương nhiều khả năng tiến độ số hóa không được bảo đảm theo quy định. Nguyên nhân của việc không bảo đảm tiến độ là do một phần do lãnh đạo UBND tỉnh chưa thật sự sâu sát, quyết liệt trong lãnh đạo, chỉ đạo công tác số hóa, nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của việc số hóa; Sở Tư pháp một số địa phương chưa phát huy vai trò tham mưu trong quá trình triển khai thực hiện; Việc bố trí kinh phí phục vụ số hóa chưa bảo đảm, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị chưa phù hợp;

Công chức làm công tác hộ tịch vừa phải làm công việc chuyên môn vừa thực hiện nhập dữ liệu và tự kiểm tra nên không bảo đảm được độ chính xác, khách quan của dữ liệu được số hóa, chưa có phương án hiệu quả để kiểm tra độ chính xác sau khi công chức tư pháp - hộ tịch nhập dữ liệu…

Bên cạnh đó, nhiều địa phương lúng túng trong việc xử lý các Sổ hộ tịch không đầy đủ thông tin (do sổ cũ, mờ không nhìn rõ), thông tin không đúng thực tế (không có ngày 29/2, tháng không có ngày 31), thông tin không đầy đủ không đủ điều kiện để số hóa và khai thác.

Để giải quyết vấn đề này, các đơn vị chuyên môn của Bộ Tư pháp đã hướng dẫn các địa phương xử lý theo hướng:

Đối với sổ hộ tịch cũ, mờ, không xác định đầy đủ thông tin, chỉ số hóa những trang sổ có đủ điều kiện khai thác. Trường hợp thông tin không đúng thực tế (không có ngày 29/02, tháng không có ngày 31), tiến hành kiểm tra hồ sơ đăng ký hộ tịch, trường hợp còn hồ sơ thì cải chính thông tin trong sổ tương ứng với ngày đăng ký trong hồ sơ, ghi chú rõ việc bổ sung và căn cứ bổ sung trong cột ghi chú của sổ. Nếu không còn hồ sơ thì phải lập biên bản ghi nhận sự việc, xác định rõ lý do không lưu giữ được hồ sơ; tiến hành kiểm tra xác minh và cải chính thông tin trong sổ.

Đối với dữ liệu đã thực hiện số hóa nhưng không đủ điều kiện khai thác do sổ thiếu thông tin, đăng ký hộ tịch không đúng quy định, thực hiện phân loại sổ hộ tịch và thông tin còn thiếu theo từng trường hợp để có hướng xử lý.

Cụ thể, với trường hợp Sổ thiếu thông tin dẫn đến việc đăng ký hộ tịch trái quy định pháp luật (như sổ đăng ký kết hôn không có ngày đăng ký, thiếu thông tin về người chồng hoặc người vợ hoặc không có chữ ký của vợ, chồng…), cơ quan đăng ký hộ tịch lập danh sách các trường hợp, kiểm tra hồ sơ đăng ký kết hôn, trường hợp không còn hồ sơ thì phối hợp với cơ quan, tổ chức có liên quan (tổ dân phố/thôn xóm, hội phụ nữ…) kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân thời điểm hiện tại, nếu thực tế hai bên nam nữ vẫn chung sống như vợ chồng và đang cư trú tại địa phương thì thông báo để người dân đến bổ sung thông tin hộ tịch hoặc hoàn thiện việc ký Sổ đăng ký kết hôn. Nếu người dân không cư trú tại địa phương, mà cơ quan đăng ký hộ tịch không liên hệ được thì vẫn tiến hành số hóa nhưng dữ liệu chuyển sang trạng thái chờ trong Phần mềm 158, khi người dân đến hoàn thiện việc ký sổ hoặc làm thủ tục cấp bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì mới chuyển dữ liệu vào CSDLHTĐT.

Ngoài ra, còn có tình trạng trùng dữ liệu do 2 nguyên nhân: Trước đó công chức tư pháp hộ tịch đã thực hiện nhập dữ liệu từ Sổ vào CSDLHTĐT, nhưng không nhớ, không thông báo cho đơn vị thực hiện số hóa, nên khi thực hiện số hóa báo trùng dữ liệu; Một sự kiện hộ tịch được đăng ký hơn 1 lần, đặc biệt là việc đăng ký khai sinh.

Để tháo gỡ, xử lý đối với những trường hợp dữ liệu trùng, Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) đã hướng dẫn các địa phương phân loại từng loại dữ liệu chủ động rà soát, thống kê từng loại dữ liệu trùng đối chiếu với sổ đăng ký hộ tịch đã chuyển lưu tại UBND cấp huyện và hồ sơ đăng ký hộ tịch (nếu còn hồ sơ). Trên cơ sở đó xác định theo 2 trường hợp:

Trường hợp dữ liệu trùng do công chức đã cập nhật vào CSDLHTĐT trước khi Sở Tư pháp thực hiện số hóa không đảm bảo đủ quy trình số hóa, Cục HTQTCT sẽ bổ sung chức năng trên hệ thống để cơ quan đăng ký hộ tịch chủ động lựa chọn, hủy dữ liệu bị trùng.

Trường hợp trùng dữ liệu do đăng ký hộ tịch trái quy định pháp luật (một sự kiện hộ tịch đăng ký 2 lần), cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, rà soát, xác định trường hợp đăng ký hộ tịch trái quy định (đăng ký lại khi vẫn còn bản chính giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch), sự kiện hộ tịch đăng ký sau đã nhập trên hệ thống, sau đó thực hiện theo quy trình hủy 1 hồ sơ điện tử gửi Cục HTQTCT xử lý.

Số hóa dữ liệu hộ tịch sẽ rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân

Bên cạnh đó, các địa phương có việc chia tách, sáp nhập, đổi tên địa danh hành chính (trước năm 2016); một số dữ liệu hộ tịch từ trước năm 1975 (ở miền Nam), trước năm 1945 (ở một số thành phố, đô thị lớn) có địa danh hành chính không theo cấp hành chính hiện hành (tổng, khu phố …) nên buộc phải thống kê, cập nhật trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch mới có thể nhập được dữ liệu. Tuy nhiên, do số lượng đơn vị hành chính nhiều, đã qua thời gian quá lâu nên nhiều địa phương liệt kê chưa đầy đủ, thiếu cơ sở pháp lý của việc điều chỉnh địa danh hành chính, Cục CNTT không đủ nhân lực nên việc cập nhật một số thời điểm chưa được kịp thời.

Đối với các địa phương thực hiện nhập dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch trên nền Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (SDLQGVDC) theo Quy trình 1292/HTQTCT-QLHC, thời gian đầu do dữ liệu đã nhập từ sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC mà C06 bàn giao chưa phù hợp với cấu trúc các trường dữ liệu mà Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Cục Công nghệ thông tin đã thống nhất với C06 nên dữ liệu chưa thể cập nhật vào CSDLHTĐT.

Nhằm sử dụng hiệu quả dữ liệu đã nhập, cập nhật vào CSDLHTĐT, tránh nguy cơ lãng phí, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã có văn bản trao đổi đề nghị C06 chỉnh lý Phần mềm, trích xuất dữ liệu hộ tịch theo đúng cấu trúc dữ liệu. Trên cơ sở đó, C06 đã chỉnh lý cấu trúc dữ liệu và chuyển để Cục HTQTCT bàn giao cho các địa phương.

Thời gian tới, Bộ Tư pháp sẽ tiếp tục tổ chức kiểm tra việc số hóa tại các địa phương, nhất là với các địa phương còn chậm tiến độ và các địa phương giao cho công chức tư pháp - hộ tịch tự số hóa và nhập liệu thông tin (không thuê đơn vị chuyên môn về CNTT); Tiếp tục nâng cấp Hệ thống Phần mềm đáp ứng yêu cầu số hóa, lưu trữ, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Bộ cũng tiếp tục hỗ trợ việc xử lý dữ liệu chuyển từ Phần mềm 158 sang phần mềm chính thức bị lỗi kỹ thuật; Nghiên cứu mở tính năng cho phép khai thác dữ liệu đã số hóa trong giải quyết thủ tục hành chính, cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú, nơi đăng ký hộ tịch trước đây, bảo đảm sử dụng hiệu quả dữ liệu đã được số hóa.

Với các địa phương chưa hoàn thành nhiệm vụ số hóa dữ liệu hộ tịch sẽ tiếp tục triển khai nhiệm vụ số hóa dữ liệu hộ tịch, bảo đảm hoàn thành đúng thời hạn quy định.

Các địa phương chủ động tra cứu dữ liệu hộ tịch, phục vụ giải quyết thủ tục hành chính có yêu cầu nộp/xuất trình giấy tờ hộ tịch để giảm bớt việc người dân phải nộp/xuất trình giấy tờ, đặc biệt là thực hiện tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân, phục vụ giải quyết yêu cầu đăng ký kết hôn theo Quy trình giải quyết thủ tục hành chính, đó là đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.

(Còn nữa)

Huệ Anh