Số hóa hộ kinh doanh: Từ sổ sách truyền thống đến khai thuế 'một chạm'

Thay đổi thói quen để thích nghi

Thực tế tại các hộ kinh doanh nhỏ cho thấy, quá trình chuyển đổi sang hình thức kê khai thuế không chỉ là thay đổi về quy trình, mà còn là sự thay đổi trong thói quen vận hành.

Chủ hộ kinh doanh Tạp hóa Linh Thu (58A/88 Giáp Nhị, Hoàng Mai) Bùi Thị Thu chủ động dùng phần mềm Sapo kê khai thuế sớm. Ảnh: Khắc Kiên

Trước đây, toàn bộ hoạt động bán hàng các hộ kinh doanh được ghi chép thủ công, từ việc tính toán doanh thu đến theo dõi đơn hàng. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, đặc biệt khi phải tổng hợp số liệu vào cuối kỳ.

Một số hộ kinh doanh phản ánh tình trạng khó đăng nhập hệ thống thuế điện tử vào thời điểm cận hạn kê khai do lượng truy cập tăng cao. Dù vậy, việc sử dụng tài khoản riêng cho hộ kinh doanh được đánh giá là giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn nhờ tách bạch với tài khoản cá nhân.

"Việc chủ động kê khai từ sớm cũng giúp tránh tình trạng quá tải hệ thống vào thời điểm cận hạn, đồng thời hạn chế rủi ro bị xử phạt do nộp chậm", một hộ kinh doanh chia sẻ.

Đáng chú ý, dù chưa bắt buộc đối với nhóm doanh thu thấp, việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn được khuyến khích nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

Chủ hộ kinh doanh Chanh Cakes Nguyễn Thị Hương Chanh (số 13, ngõ 6 Đội Nhân, Ngọc Hà, Hà Nội) chia sẻ, thực tế khi thực hiện cũng không gặp vướng mắc gì quá lớn. Khi bắt đầu sử dụng eTax Mobile, tôi thấy giao diện khá dễ hiểu, các bước thực hiện cũng rõ ràng. Đặc biệt, phía cơ quan thuế hỗ trợ và hướng dẫn rất tận tình nên tôi có thể làm quen và thực hiện khá nhanh.

Chủ hộ kinh doanh Chanh Cakes Nguyễn Thị Hương Chanh (số 13, ngõ 6 Đội Nhân, Ngọc Hà, Hà Nội) dù chưa trong diện những cũng chủ động dùng phần mềm để quản lý kính doanh. Ảnh: Khắc Kiên

Ngoài ra, chị đang sử dụng phần mềm của Sapo để quản lý bán hàng, nên dữ liệu doanh thu đã được ghi nhận sẵn, rất thuận tiện khi đối chiếu và kê khai thuế. Nhờ đó, việc kê khai trở nên đơn giản hơn, không bị rối hay sai sót nhiều.

"Với những hộ kinh doanh nhỏ như tôi, tôi thấy nếu được hướng dẫn đầy đủ và có công cụ hỗ trợ phù hợp thì việc chuyển sang kê khai thuế là hoàn toàn có thể làm được", chị nói.

Giải pháp công nghệ

Hiện có khoảng 2,3 triệu hộ kinh doanh đã đăng ký eTax Mobile, nhưng thực tế một số hộ vẫn gặp khó khăn về công nghệ, chi phí tuân thủ và cách hiểu chính sách khi chuyển sang kê khai thuế.

Dù một số hộ kinh doanh đã chủ động tìm hiểu, nắm bắt để có thể thực hiện theo quy định. Nhưng nguyên nhân lớn trong quá trình sử dụng eTax Mobile mấy ngày gần đây có lúc bị lỗi, hơi lag nên không vào được. Do đó phải lên trực tiếp cơ quan thuế để làm thủ tục thông báo số tài khoản và kiểm tra lại các nội dung kê khai.

Theo các chuyên gia, trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng phát triển trong dài hạn.

Tuy nhiên, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý việc xác định đúng ngưỡng doanh thu trong kỳ kê khai thuế đầu tiên, bởi đây là yếu tố quyết định nghĩa vụ thuế và phương thức kê khai. Trong bối cảnh nhiều người còn bối rối với quy trình mới, các giải pháp công nghệ đang được xem là công cụ hỗ trợ hiệu quả, giúp ghi nhận doanh thu và xuất tờ khai nhanh chóng, chính xác.

Sapo với đội ngũ công nghệ sẵn sàng hỗ trợ, tư vẫn và đặc biệt có chính sách ưu đãi cho hộ kinh doanh. Ảnh: Khắc Kiên

Giám đốc Kinh doanh Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo (Tầng 5, tòa Ladeco, 266 Đội Cấn) Nguyễn Thị Thu Hương cho biết, trong giai đoạn cao điểm chuyển đổi, Sapo đang triển khai nhiều chính sách hỗ trợ hộ kinh doanh như: Giảm giá phần mềm, tặng thêm hóa đơn điện tử, tổ chức các buổi webinar và livestream hướng dẫn kê khai thuế. Đồng thời, đội ngũ Sapo cũng hỗ trợ trực tiếp tại các cơ quan thuế – hộ kinh doanh có thể lên các thuế cơ sở là có thể gặp nhân sự Sapo để được hướng dẫn tại chỗ.

Theo các chuyên gia, những thay đổi này cho thấy chuyển đổi số không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, mà còn tạo ra sự minh bạch và chủ động hơn trong quản lý tài chính của hộ kinh doanh.