Tháo gỡ 'điểm nghẽn' giữa Tòa án và chính quyền cấp xã khác địa hạt

Một trong những vấn đề được đặt ra là cơ chế phối hợp trong việc tống đạt, niêm yết văn bản tố tụng và xác minh, thu thập chứng cứ tại địa phương.

Khi một thủ tục tố tụng phải qua nhiều khâu hành chính

Trong quá trình giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại…, Tòa án thường xuyên phải thực hiện việc tống đạt văn bản tố tụng, niêm yết công khai, xác minh nơi cư trú, ghi lời khai của đương sự hoặc xác minh các tình tiết liên quan tại địa bàn nơi đương sự cư trú.

Thẩm phán Nguyễn Thị Thu Nga, TAND khu vực 4 - Vĩnh Long.

Đây là những hoạt động có ý nghĩa trực tiếp đối với quá trình giải quyết vụ án. Việc tống đạt, niêm yết phải được thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật tố tụng; đồng thời kết quả thực hiện phải được thể hiện bằng tài liệu, biên bản trong hồ sơ vụ án.

Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, phạm vi địa hạt của các TAND khu vực có sự thay đổi, trong khi đương sự trong một vụ án có thể cư trú tại nhiều xã, phường thuộc địa hạt khác của TAND khu vực.

Có những trường hợp cán bộ Tòa án phải di chuyển đến các xã, phường ngoài địa bàn nơi Tòa án đặt trụ sở để trực tiếp thực hiện hoạt động tố tụng. Thực tiễn cho thấy, trong quá trình này đang xuất hiện những cách thức phối hợp chưa thật sự thống nhất.

Chẳng hạn, cán bộ Tòa án đến một phường trên địa bàn thành phố Cần Thơ để thực hiện việc tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự hoặc lập biên bản ghi lời khai, biên bản xác minh.

Sau khi liên hệ với địa phương, cán bộ Tòa án được hướng dẫn đến khu vực nơi đương sự cư trú để làm việc với đương sự hoặc thực hiện việc niêm yết văn bản tố tụng. Công việc được thực hiện xong, biên bản được lập và có xác nhận của người có trách nhiệm tại khu vực.

Tuy nhiên, khi cán bộ Tòa án mang biên bản đến UBND phường để đề nghị xác nhận thì lại phát sinh một quy trình khác. Cán bộ Tòa án được hướng dẫn gặp cán bộ tư pháp; sau đó được yêu cầu liên hệ Chánh Văn phòng để thẩm định văn bản, trình ký. Cuối cùng, cán bộ Tòa án được hướng dẫn nộp biên bản tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và được hẹn quay lại nhận kết quả vào một ngày khác.

Như vậy, một công việc mà cán bộ Tòa án đã trực tiếp thực hiện tại địa phương, có biên bản ghi nhận kết quả, có xác nhận của người có trách nhiệm tại khu vực, lại tiếp tục phải trải qua thêm các khâu tiếp nhận, chuyển xử lý và chờ xác nhận của UBND cấp xã.

Nếu chỉ xảy ra một lần thì thời gian phát sinh có thể không lớn. Nhưng đối với Tòa án, mỗi ngày có thể phải thực hiện nhiều hoạt động tố tụng tại nhiều địa bàn khác nhau. Khi quy trình phối hợp ở mỗi địa phương không thống nhất, thời gian đi lại, chờ đợi và hoàn tất thủ tục sẽ tăng lên đáng kể.

Không phải thiếu thiện chí phối hợp, mà thiếu một quy trình thống nhất

Cần nhìn nhận khách quan rằng, những vướng mắc trên không đồng nghĩa với việc chính quyền địa phương thiếu trách nhiệm hoặc không muốn phối hợp với Tòa án.

Thực tế, nhiều UBND xã, phường đã rất tích cực phối hợp với Tòa án trong hoạt động tố tụng. Tòa án và UBND cấp xã cũng đã ký kết quy chế phối hợp để tạo cơ sở thực hiện các nhiệm vụ có liên quan

Ngay trong năm 2025, nhiều TAND khu vực sau khi thành lập đã tổ chức ký kết quy chế phối hợp với UBND các xã, phường nhằm tháo gỡ những khó khăn phát sinh sau sắp xếp đơn vị hành chính.

Báo Công lý từng ghi nhận việc nhiều TAND khu vực trên toàn ký quy chế phối hợp với UBND các xã, phường, trong đó xác định việc thay đổi địa giới, tổ chức và dữ liệu sau sắp xếp đặt ra yêu cầu phải điều chỉnh phương thức phối hợp giữa Tòa án và chính quyền cơ sở.

TANDTC cũng đã ban hành Công văn số 284/TANDTC-PC ngày 31/7/2025 về tăng cường phối hợp giữa UBND các cấp với Tòa án trong hoạt động tố tụng. Một số TAND khu vực trong năm 2026 tiếp tục rà soát, ký kết quy chế phối hợp với chính quyền cơ sở để nâng cao hiệu quả giải quyết án.

Điều đó cho thấy chủ trương phối hợp giữa Tòa án và chính quyền cơ sở đã được quan tâm. Vấn đề hiện nay là cần tiếp tục cụ thể hóa quy chế thành một quy trình thực hiện thống nhất, đơn giản và phù hợp với đặc thù hoạt động tố tụng.

Hoạt động tố tụng không nên bị “hành chính hóa”

Một điểm cần được quan tâm là cần phân biệt giữa hoạt động tố tụng của Tòa án với việc giải quyết một thủ tục hành chính của người dân, tổ chức tại UBND cấp xã.

Cán bộ Tòa án đến địa phương thực hiện tống đạt, niêm yết văn bản tố tụng hoặc xác minh theo nhiệm vụ được giao không phải là người dân đến thực hiện một thủ tục hành chính để xin UBND cấp xã giải quyết.

Do đó, nếu mỗi biên bản tố tụng của Tòa án đều phải thực hiện quy trình tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, trình ký như một hồ sơ hành chính thông thường thì có thể làm phát sinh những khâu trung gian không cần thiết và chưa thật sự phù hợp với yêu cầu khẩn trương của hoạt động tố tụng.

Bộ luật Tố tụng dân sự quy định chặt chẽ về cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng. Việc thực hiện không đúng trình tự có thể ảnh hưởng đến quyền tham gia tố tụng của đương sự và giá trị pháp lý của các hoạt động tố tụng.

Vì vậy, Tòa án cần có sự phối hợp của chính quyền địa phương để bảo đảm việc thực hiện đúng, đầy đủ và có căn cứ.

Nhưng ngược lại, cơ chế phối hợp cũng cần bảo đảm để cán bộ Tòa án không phải mất thêm nhiều thời gian cho những thủ tục hành chính nội bộ không cần thiết.

Cần xác định rõ đầu mối và phương thức xác nhận

Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 đã thiết lập mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, gồm cấp tỉnh và cấp xã, đồng thời đặt ra yêu cầu phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, tránh chồng chéo và bảo đảm hoạt động của chính quyền địa phương hiệu lực, hiệu quả.

Trong bối cảnh đó, việc phối hợp giữa Tòa án và UBND cấp xã cũng cần được tổ chức lại theo hướng rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm như sau:

Thứ nhất mỗi UBND xã, phường nên xác định một đầu mối trực tiếp phối hợp với Tòa án trong hoạt động tố tụng. Khi cán bộ Tòa án đến địa phương, chỉ cần liên hệ đúng đầu mối để được hướng dẫn và phối hợp thực hiện, hạn chế việc phải đi qua nhiều phòng, bộ phận.

Thứ hai, cần thống nhất rõ đối với từng loại công việc: trường hợp nào UBND cấp xã xác nhận; ai là người xác nhận; xác nhận trên biên bản của Tòa án hay lập văn bản riêng; thời hạn thực hiện bao lâu.

Thứ ba, đối với việc niêm yết văn bản tố tụng, cần thống nhất quy trình từ khi Tòa án giao văn bản, thực hiện niêm yết, lập biên bản đến khi hoàn tất xác nhận. Không nên để cán bộ Tòa án sau khi hoàn thành việc niêm yết lại phải chờ thêm nhiều ngày chỉ để hoàn tất một thủ tục xác nhận nội bộ.

Thứ tư, cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong phối hợp. Đối với những trường hợp pháp luật cho phép, có thể nghiên cứu việc gửi trước văn bản, trao đổi thông tin, xác nhận kết quả thực hiện qua môi trường điện tử, sau đó hoàn thiện hồ sơ giấy theo quy định.

Thực tế, việc ứng dụng phương thức điện tử trong tống đạt văn bản tố tụng không phải là vấn đề hoàn toàn mới. TAND TP.HCM đã từng triển khai tống đạt văn bản tố tụng qua phương tiện điện tử và ghi nhận kết quả tích cực.

Giảm một khâu phối hợp là giảm một khâu chờ đợi của người dân

Mục tiêu cuối cùng của hoạt động phối hợp giữa Tòa án và chính quyền địa phương không chỉ là tạo thuận lợi cho cán bộ Tòa án.

Đằng sau mỗi biên bản tống đạt, mỗi lần niêm yết hay xác minh là quyền và lợi ích hợp pháp của các đương sự đang chờ được giải quyết.

Một vụ án bị kéo dài thêm vài ngày có thể không phải là vấn đề lớn nếu nhìn riêng lẻ. Nhưng nếu mỗi vụ án đều phát sinh thêm nhiều ngày chờ đợi ở các khâu phối hợp thì tổng thời gian giải quyết sẽ tăng lên đáng kể.

Trong khi đó, yêu cầu cải cách tư pháp hiện nay là Tòa án phải giải quyết vụ án đúng pháp luật, đúng thời hạn, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự.

Vì vậy, việc tháo gỡ những điểm nghẽn trong phối hợp giữa Tòa án và UBND cấp xã là yêu cầu thực tế, cần được nhìn nhận từ cả hai phía.

Đây không phải câu chuyện về việc “bên nào gây khó cho bên nào”, mà là vấn đề thiết kế lại quy trình phối hợp cho phù hợp với mô hình tổ chức mới.

Kiến nghị một cơ chế phối hợp thống nhất trên toàn địa bàn

Từ thực tiễn nêu trên, cần nghiên cứu xây dựng hoặc hướng dẫn một quy trình phối hợp thống nhất giữa TAND khu vực và UBND các xã, phường trên địa bàn.

Trong đó, cần xác định rõ:

- Đầu mối tiếp nhận và phối hợp thực hiện hoạt động tố tụng;

- Người có thẩm quyền xác nhận từng loại biên bản;

- Thời hạn phối hợp;

- Trình tự thực hiện việc niêm yết và xác nhận kết quả;

- Phương thức trao đổi, gửi nhận tài liệu;

- Cơ chế xử lý ngay những trường hợp cần thực hiện gấp để bảo đảm thời hạn tố tụng.

Đồng thời, các quy chế phối hợp đã ký giữa Tòa án và UBND cấp xã cần được rà soát định kỳ, nhất là sau những thay đổi về tổ chức bộ máy và địa giới hành chính. Thực tế ở một số địa phương cho thấy việc ký quy chế phối hợp mới đã được xác định là một giải pháp quan trọng để kịp thời tháo gỡ khó khăn trong hoạt động tố tụng sau sắp xếp.

Một quy trình phối hợp tốt không nhất thiết phải tạo thêm nhiều văn bản hay nhiều thủ tục. Ngược lại, điều cần thiết là một đầu mối rõ ràng, một quy trình ngắn gọn, một thời hạn cụ thể và trách nhiệm được xác định rõ.

Sau hơn một năm thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, những khó khăn phát sinh trong thực tiễn là điều cần được nhận diện và giải quyết kịp thời.

Nếu tháo gỡ được những “điểm nghẽn” nhỏ trong công tác phối hợp, hoạt động tố tụng của Tòa án sẽ thuận lợi hơn, chính quyền cơ sở cũng giảm được những thủ tục trung gian, còn người dân sẽ được hưởng lợi trực tiếp từ việc vụ án được giải quyết nhanh chóng, đúng pháp luật.

Phối hợp tốt giữa Tòa án và chính quyền cơ sở không chỉ là yêu cầu về nghiệp vụ, mà còn là một phần của cải cách tư pháp, cải cách hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ Nhân dân.