Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp hiện nay
Vai trò của kế toán quản trị là cung cấp thông tin kế toán thích hợp cho các nhà quản lý để đưa ra các quyết định hợp lý. Các quyết định này liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ảnh minh họa. Nguồn: internet
Các nhà quản lý dựa vào những thông tin được cung cấp để so sánh, đánh giá các phương án và ra các quyết định thích hợp. Báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán cho các nhà quản lý doanh nghiệp lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định kinh tế.
Báo cáo kế toán quản trị và yêu cầu khi thiết lập hệ thống báo cáo
Theo Luật Kế toán 2015, kế toán quản trị (KTQT) là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Thông tin KTQT được sử dụng bởi các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định để đạt được các mục tiêu chung của DN thông qua phương tiện truyền tải là báo cáo KTQT. Như vậy, chất lượng của báo cáo kế toán nói chung và báo cáo KTQT nói riêng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị nhằm điều hành DN hiệu quả.
Theo các chuyên gia kế toán, báo cáo KTQT là “sản phẩm” cuối cùng của quy trình thực hiện công tác KTQT trong DN, nó là “sản phẩm” trực tiếp của phương pháp tổng hợp và cân đối trong kế toán quản trị. Báo cáo KTQT là sự tổng hợp thông tin trên các tài khoản sử dụng trong KTQT và là sự chi tiết hóa thông tin thu nhận theo các chỉ tiêu phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị trong quá trình quản trị DN.
Để phục vụ cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản trị thực hiện chức năng quản trị DN, hệ thống báo cáo KTQT phải thiết kế bao gồm các loại cơ bản sau: Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh; Hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Hệ thống báo cáo về biến động kết quả và nguyên nhân của các hoạt động kinh doanh (Bảng 1).
Thực tiễn hoạt động của DN cho thấy, thông thường, việc thiết lập hệ thống báo cáo KTQT phải đạt được các yêu cầu sau:
- Hệ thống báo cáo KTQT cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng DN cụ thể.
- Hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo cung cấp đầy đủ nội dung và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của
- Các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và các báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.
Các bước tổ chức phân tích báo cáo kế toán quản trị trong các doanh nghiệp
Theo Hoàng Thị Mai Lan (2020), quy trình lập báo cáo KTQT là quá trình thu thập, phân tích, tổng hợp dữ liệu tài chính và phi tài chính thành các báo cáo KTQT cung cấp cho các nhà quản trị trong DN. Quy trình lập báo cáo KTQT bao gồm các bước sau:
- Nhu cầu sử dụng thông tin KTQT: Giai đoạn tiếp nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ các cấp quản trị nhằm xác định mục đích cơ bản của báo cáo.
- Xác định nội dung báo cáo: Giai đoạn xây dựng và thiết kế nội dung của báo cáo trên cơ sở nhu cầu thông tin đã được phân tích.
- Thu thập dữ liệu: Giai đoạn tập hợp thu thập dữ liệu từ bên trong và bên ngoài DN làm cơ sở để lập và trình bày báo cáo
- Xử lý và phân tích dữ liệu: Giai đoạn tiến hành phân loại, phân tích, đánh giá, tổng hợp các dữ liệu thô đã thu thập được thành các thông tin có ý nghĩa đối với các nhà quản trị
- Lập và trình bày báo cáo KTQT: Giai đoạn giải thích và truyền đạt thông tin bằng văn bản để hỗ trợ các nhà quản trị lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định.
Công bố báo cáo KTQT: Giai đoạn cung cấp báo cáo KTQT trong nội bộ DN phục vụ cho mục đích quản lý.
Lưu trữ và kiểm soát báo cáo KTQT: Việc lưu trữ và kiểm soát báo cáo KTQT phải đảm bảo đạt được mục tiêu bảo mật thông tin của DN. Khác với báo cáo tài chính, báo cáo KTQT lưu hành nội bộ và chỉ được cung cấp cho các nhà quản trị đúng thẩm quyền.
Tại các DN, sau khi lập hệ thống báo cáo KTQT thì nhiệm vụ của KTQT cần phân tích và cung cấp thông tin về các báo cáo KTQT nhằm mục đích kiểm soát chi phí, đánh giá hiệu quả quản lý ở các bộ phận, phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận... giúp nhà lãnh đạo ra được các quyết định phù hợp. Theo đó, để tổ chức phân tích báo cáo KTQT trong các DN được tiến hành qua các bước:
- Tổ chức lập kế hoạch phân tích: Đây là khâu đầu tiên của công tác phân tích, bao gồm việc xác định mục tiêu phân tích, chương trình phân tích. Kế hoạch phân tích phải xác định rõ ràng nội dung, phạm vi phân tích, thời gian thực hiện và những thông tin cần thiết thông qua phân tích;
- Tổ chức thực hiện công tác phân tích: Đây là khâu triển khai công việc phân tích đã đề ra ở phần lập kế hoạch phân tích, bao gồm việc thu thập các báo cáo cần phân tích, phân tích cụ thể các chỉ tiêu, tìm nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng đến các chỉ tiêu đó...
- Tổ chức báo cáo kết quả phân tích: Đây là khâu cuối cùng của công tác phân tích báo cáo KTQT. Trên cơ sở các tính toán, phân tích, dự báo tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị, bộ phận phân tích thuộc KTQT phải nêu được nguyên nhân và trình bày ý kiến, kiến nghị để giúp cho nhà quản trị DN có được các cơ sở đáng tin cậy phục vụ việc ra quyết định đúng đắn trong điều hành sản xuất kinh
Một số khuyến nghị
Việc hoàn thiện về quy trình lập báo cáo KTQT có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin KTQT một cách thích hợp, đầy đủ, kịp thời và dễ hiểu. Do vậy, trong hoạt động thực tiễn của DN, việc tổ chức hệ thống báo cáo quản trị tại DN hiện nay cần lưu ý một số vấn đề sau:
Một là, báo cáo KTQT không nhất thiết phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và giữa các DN hệ thống báo cáo KTQT không nhất thiết phải giống nhau vì nó còn phụ thuộc quy mô DN, đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ nhận thức của các cấp lãnh đạo cũng như nhân viên thực hiện công việc của KTQT. Tuy nhiên, nội dung và hình thức của báo cáo phải thể hiện được các chỉ tiêu mà nhà quản trị yêu cầu theo dõi, phân tích và đánh giá.
Hai là, việc trình bày báo cáo KTQT mang tính linh hoạt, cách thức trình bày thông tin trên báo cáo KTQT không có khuôn mẫu chung, người lập có thể sử dụng nhiều cách thức khác nhau để báo cáo KTQT dễ hiểu, ngắn gọn và xúc tích, rõ ràng, có sự gắn kết giữa các yếu tố tài chính và yếu tố phi tài chính.
Để làm tăng tính rõ ràng, có thể so sánh và dễ hiểu của thông tin thì các thông tin nên được biểu diễn bằng các biểu đồ, đồ thị bằng phần mềm word hoặc excel. Nói chung, việc tổ chức hệ thống báo cáo KTQT phải khoa học, hợp lý và hiệu quả để đảm bảo cung cấp đúng, đủ thông tin cho nhà quản trị.
Ba là, tần suất báo cáo KTQT phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của ban quản lý, có thể định kỳ, hoặc bất kỳ thời điểm nào khi các nhà quản trị có yêu cầu và phải đáp ứng được yêu cầu kịp thời. Báo cáo KTQT không được công bố rộng rãi ra bên ngoài DN, mà được cung cấp cho các cấp quản lý khác nhau trong đơn vị bao gồm nhà quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị cấp trung và các nhà quản trị cấp cao.
Bốn là, hình thức thể hiện báo cáo. Báo cáo KTQT có thể được truyền tải bằng lời hoặc bằng văn bản, hoặc bằng bảng điều khiển trên hệ thống máy tính (ở các DN sử dụng phần mềm quản trị DN – ERP). Ngoài ra, thay vì việc cung cấp các dữ liệu khô khan như báo cáo kế toán tài chính, báo cáo KTQT cần ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin để truyền đạt các thông tin một cách dễ hiểu, các cách thức so sánh dễ hình dung, thông qua việc sử dụng các hiệu ứng hình ảnh, bảng biểu, infographics...
Tài liệu tham khảo:
Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;PhạmNgọcToàn(2010),Xâydựngnôịdungvàtổchứckếtoánquản trịchocácdoanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, luận án Tiến sĩ, Đạihọc Kinh Tế Hồ Chí Minh;HoàngThịMaiLan(2020),Quytrìnhlậpbáocáokếtoánquảntrịtạidoanhnghiệpquản lý,khai tháccông trình thủy lợi,Bài viết đăng trên Tạp chíTài chínhKỳ1Tháng 3/2020Nguyễn Thị Hồng Sương (2018), Kế toán quản trị: Hiện trạng và định hướng triển khai vào doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập TPP, AEC, Tạp chí Công Thương Việt Phạm Thị Hồng Thấm (2017), Các mô hình kế toán quản trị trên thế giới và thực trạng kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, Tạp chí Công Thương Việt
