Trả lương cho lao động ICT: khi quy định lệch pha với thực tiễn

Số lượt chuyên gia, nhà quản lý và lao động kỹ thuật từ các tập đoàn đa quốc gia sang làm việc tại các công ty con của tập đoàn tại Việt Nam theo cơ chế di chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-corporate Transferee - ICT) để chuyển giao tri thức, kinh nghiệm quản trị và công nghệ ngày càng nhiều.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP (Nghị định 219) của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 7-8-2025, đã kế thừa và cụ thể hóa các tiêu chuẩn đối với lao động diện ICT. Một người lao động nước ngoài được xác định là di chuyển nội bộ khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chí: là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài; đã được doanh nghiệp đó tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục trước khi sang Việt Nam; và làm việc tại cơ quan hiện diện thương mại của doanh nghiệp đó tại Việt Nam.

Điều 2 của Nghị định 219 cũng phân tách rõ hai hình thức người lao động nước ngoài, gồm thực hiện hợp đồng lao động và di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Và Công văn 1099/CVL-QLLĐ(1) ngày 17-10-2024 và Công văn 10861/BNV-CVL ngày 19-11-2025 của Cục Việc làm(2) khẳng định người lao động nước ngoài làm việc theo diện ICT thì “không được ký hợp đồng lao động và trả lương” bởi công ty đại diện tại Việt Nam.

Như vậy theo quy định hiện hành, một khi tư cách ICT được xác lập, vị chuyên gia đến công ty tại Việt Nam làm việc được cấp “giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động”; công ty nhận người vào làm việc nhưng không được ký hợp đồng lao động - nghĩa là sẽ không trả lương hay hỗ trợ chi phí gì suốt thời gian người này công tác tại Việt Nam. Từ đây, các xung đột giữa quy định và thực tế bắt đầu lộ diện.

Xung đột giữa quy định và thực tế

Trong thực tế, các tập đoàn đa quốc gia thường để công ty tại nước ngoài chi trả một phần thu nhập, phụ cấp sinh hoạt hoặc các khoản hỗ trợ nhằm đảm bảo đời sống cho chuyên gia tại nước sở tại. Nhưng nếu thực hiện việc chi trả này, cơ quan quản lý tại Việt Nam có thể coi đó là dấu hiệu của quan hệ lao động, từ đó yêu cầu doanh nghiệp phải xin giấy phép lao động.

Mâu thuẫn nói trên không chỉ tồn tại trong phạm vi pháp luật lao động mà còn lan sang hệ thống ngân hàng, nơi đóng vai trò kiểm soát dòng tiền và ngoại hối.

Hiện nay, các ngân hàng thương mại thường yêu cầu hợp đồng lao động như một chứng từ cơ bản để xác định tính hợp pháp của các khoản chi trả tiền lương cho người lao động nước ngoài. Tuy nhiên, đối với lao động ICT, doanh nghiệp lại không được phép ký hợp đồng lao động nên không có đủ hồ sơ để giải trình khi thực hiện chuyển tiền qua ngân hàng.

Trong khi đó, “giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động”, tài liệu pháp lý duy nhất của lao động ICT lại không ghi nhận mức lương, hình thức chi trả hay các điều khoản tài chính liên quan. Điều này khiến ngân hàng thiếu cơ sở để xác định bản chất giao dịch, từ đó có thể từ chối hoặc trì hoãn việc xử lý chuyển tiền.

Doanh nghiệp vì vậy bị đặt vào tình huống không có phương án tuân thủ hoàn hảo: hoặc phải thiết lập các “hợp đồng lao động mang tính hình thức” để đáp ứng yêu cầu của ngân hàng, hoặc phải tìm các phương thức chi trả thay thế tiềm ẩn rủi ro về thuế và kiểm soát ngoại hối.

Sự thiếu đồng bộ giữa quy định lao động và thực tiễn vận hành của hệ thống ngân hàng đã biến sự chồng chéo thành một “vòng lặp bế tắc” (deadlock) trong quản trị tài chính và dòng tiền của doanh nghiệp.

Thuế thu nhập doanh nghiệp và cơ chế hoàn trả chi phí

Vướng mắc tiếp theo phát sinh trong lĩnh vực thuế, đặc biệt là thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế nhà thầu nước ngoài (FCT).

Trong mô hình phổ biến của các tập đoàn đa quốc gia, công ty mẹ ở nước ngoài thường trực tiếp trả lương cho nhân sự ICT để duy trì tính liên tục của chế độ đãi ngộ tại quốc gia gốc. Sau đó, công ty tại Việt Nam sẽ hoàn trả chi phí này cho công ty mẹ thông qua cơ chế phân bổ nội bộ.

Tuy nhiên, khi không tồn tại quan hệ lao động trực tiếp giữa người lao động và doanh nghiệp tại Việt Nam, cơ quan thuế có thể không công nhận khoản hoàn trả này là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Điều này làm phát sinh rủi ro bị loại chi phí và truy thu thuế.

Không dừng lại ở đó, khoản hoàn trả chi phí này còn có thể bị phân loại lại về bản chất. Nếu cơ quan thuế cho rằng đây là khoản thanh toán cho dịch vụ cung ứng nhân sự hoặc phí quản lý từ công ty mẹ, doanh nghiệp tại Việt Nam có thể phải chịu thuế nhà thầu nước ngoài (FCT), thường ở mức khoảng 10% trên tổng giá trị thanh toán.

Như vậy, một khoản chi ban đầu mang bản chất là tiền lương có thể bị “biến dạng” thành chi phí dịch vụ, kéo theo nghĩa vụ thuế hoàn toàn khác. Điều này làm gia tăng đáng kể chi phí nhân sự và tạo ra rủi ro pháp lý đáng kể cho doanh nghiệp.

Kiến nghị tháo gỡ vướng mắc

Nhìn tổng thể, các vướng mắc nêu trên không xuất phát từ một quy định đơn lẻ, mà từ sự thiếu đồng bộ giữa các hệ thống pháp luật khác nhau.

Pháp luật lao động xây dựng một cơ chế tách biệt rõ ràng giữa ICT và quan hệ lao động nội địa. Tuy nhiên, pháp luật ngân hàng và thuế lại vận hành trên giả định rằng mọi khoản chi trả tiền lương đều gắn với một quan hệ lao động cụ thể, có hợp đồng làm căn cứ.

Chính sự lệch pha này khiến cho một mô hình hợp pháp theo cam kết quốc tế lại trở nên khó vận hành trong thực tiễn nội địa. Khi mỗi cơ quan quản lý áp dụng một cách lập luận riêng, doanh nghiệp bị đặt vào tình thế phải “chắp vá” để đáp ứng từng yêu cầu riêng lẻ, thay vì có một cơ chế tuân thủ thống nhất.

Để tháo gỡ các vướng mắc hiện nay, cần có một cách tiếp cận đồng bộ và liên ngành, thay vì xử lý riêng lẻ từng vấn đề.

Thứ nhất, cơ quan quản lý lao động cần chính thức phân biệt giữa “tiền lương trong quan hệ lao động nội địa” và “các khoản chi trả phát sinh từ việc điều động nội bộ”. Việc cho phép doanh nghiệp tại Việt Nam chi trả các khoản sinh hoạt phí hoặc hỗ trợ tài chính mà không bị coi là xác lập quan hệ lao động sẽ giúp giải quyết nút thắt cốt lõi.

Thứ hai, Ngân hàng Nhà nước cần ban hành hướng dẫn cho phép các ngân hàng thương mại chấp nhận các chứng từ thay thế hợp đồng lao động, chẳng hạn như “Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động” kèm theo quyết định điều động của tập đoàn, để làm căn cứ xử lý giao dịch chuyển tiền.

Thứ ba, cơ quan thuế cần xây dựng cơ chế rõ ràng để công nhận mô hình “trả hộ - hoàn lại” là chi phí hợp lý, với điều kiện doanh nghiệp cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh bản chất tiền lương. Đồng thời, cần có hướng dẫn cụ thể để phân biệt giữa khoản hoàn trả chi phí tiền lương và khoản thanh toán dịch vụ nhằm tránh việc áp dụng thuế nhà thầu không phù hợp.

Việt Nam mong muốn tiếp tục thu hút mạnh mẽ dòng vốn đầu tư nước ngoài để trở thành nước phát triển. Việc tạo điều kiện thuận lợi cho luân chuyển nhân sự quốc tế là yếu tố then chốt để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Các vướng mắc trong chi trả tiền lương cho lao động ICT, nếu không được tháo gỡ kịp thời, có thể trở thành một điểm nghẽn trong môi trường đầu tư, ảnh hưởng đến quyết định mở rộng hoạt động của các tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam. Giải quyết vấn đề này không chỉ là việc điều chỉnh kỹ thuật pháp lý, mà còn là bước đi cần thiết để đảm bảo rằng các cam kết quốc tế của Việt Nam được thực thi một cách hiệu quả và nhất quán.

(*) Công ty Luật TNHH HM&P

(1) https://vinabookkeeping.com/wp-content/uploads/2025/08/17102024_CV1099_Guiding-the-issuance-of-work-permits-for-foreign-workers_Vietnamese.pdf, truy cập ngày 8-4-2026.

(2) https://thuvienphapluat.vn/cong-van/Lao-dong-Tien-luong/Cong-van-10861-BNV-CVL-2025-thanh-toan-tien-luong-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-682981.aspx, truy cập ngày 8-4-2026.