Trao thẩm quyền để khỏi ủy quyền

Trước đây trong dự thảo ngày 27-3-2026 Luật Hộ tịch (sửa đổi), tại điều 7, “Thẩm quyền đăng ký hộ tịch” có quy định: “Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền ký giấy tờ hộ tịch. Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo quy định, trừ giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử và giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài”.

Sau đó, trong dự thảo Luật Hộ tịch trình Quốc hội thông qua, “Thẩm quyền đăng ký hộ tịch” được quy định tại điều 8 đã được sửa lại, chủ tịch xã nay được ủy quyền ký giấy chứng tử. Các trường hợp không được ủy quyền chỉ còn lại giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn và giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài.

Tuy nhiên, vẫn có thể dự báo quy định này sẽ là một điểm nghẽn khi được triển khai trong thực tế. Cứ hình dung chủ tịch một xã đông dân, hàng ngày phải giải quyết biết bao công việc, kể cả dự các cuộc họp quan trọng không thể vắng mặt. Trong khi đó người dân có nhu cầu được cấp giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn phải chờ đợi chủ tịch xã ngơi việc, họp xong hay đi công tác xa về mới có người ký các loại giấy tờ này.

Tại sao chúng ta phải tự làm khó mình với các quy định quá ràng buộc trong khi thẩm quyền ký các loại giấy tờ hộ tịch hoàn toàn có thể được luật giao cho cán bộ hộ tịch mà không ảnh hưởng đến tính chính xác, độ tin cậy của giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy chứng nhận kết hôn.

Ở các nước, việc ký các loại giấy tờ nêu trên do viên chức hộ tịch thực hiện. Trước đó viên chức hộ tịch cũng phải dựa vào các bằng chứng để có thể ký và xác nhận sự chính xác của các thông tin được kê khai như giấy chứng sinh của bệnh viện, giấy cam kết khai đúng sự thật của người liên quan, giấy làm chứng... Tách công việc đăng ký hộ tịch khỏi chức trách của người đứng đầu địa phương làm giảm nhẹ khối lượng công việc, buộc viên chức hộ tịch chịu trách nhiệm cao hơn trong rà soát giấy tờ và là một quy trình hợp lý.

Thiết nghĩ để tránh tạo ra các điểm nghẽn trong thủ tục hành chính, trước tiên các nghị định hướng dẫn thi hành Luật Hộ tịch nên quy định rõ chủ tịch xã có thể ủy quyền cho các phó chủ tịch ký thay mình trên các loại giấy tờ hộ tịch. Hiện nay luật chưa có quy định này, với sự ngầm hiểu theo quy định Luật Tổ chức chính quyền địa phương chủ tịch xã có thể ủy quyền cho các phó chủ tịch ký thay chủ tịch trong nhiều trường hợp nên mặc định việc ủy quyền này cũng là đương nhiên với các loại giấy tờ hộ tịch. Nên quy định thêm cho rõ trong các văn bản dưới luật vì càng đầy đủ càng không có chỗ cho việc hiểu sai, diễn giải sai.

Xa hơn, chúng ta cần xây dựng cơ chế quy định thẩm quyền của người đứng đầu phòng hộ tịch để quy trình cấp giấy khai sinh, khai tử, chứng nhận kết hôn được đơn giản hơn, thuận lợi hơn cho người dân. Với cơ sở dữ liệu cư dân quốc gia đã hình thành, mọi công dân đều có mã số định danh, chúng ta hoàn toàn có thể rà soát để việc cấp các loại giấy tờ hộ tịch khoa học hơn, không bị ràng buộc bởi địa giới hành chính hay xác định người có thẩm quyền. Chọn lựa người có thẩm quyền ký các giấy khai sinh hay chứng nhận kết hôn cũng nằm trong nỗ lực cải cách thủ tục hành chính như thế.