Vĩnh Tường tăng tốc số hóa hồ sơ đảng viên

Tăng tốc, chắc từng hồ sơ

Những ngày này, tại Ban Xây dựng Đảng xã Vĩnh Tường, công việc số hóa hồ sơ đảng viên diễn ra khẩn trương. Những tập hồ sơ giấy được rà soát, chỉnh lý, scan, ký số rồi cập nhật lên hệ thống. Công việc tưởng như chỉ là chuyển hồ sơ từ giấy sang máy tính, nhưng thực tế đòi hỏi sự tỉ mỉ ở từng khâu, bởi mỗi thông tin sau khi số hóa phải bảo đảm chính xác, đầy đủ và có thể khai thác lâu dài.

Cán bộ Đảng ủy xã Vĩnh Tường rà soát, chỉnh lý và xử lý hồ sơ đảng viên trước khi số hóa.

Theo kế hoạch của Đảng ủy xã, Vĩnh Tường phải hoàn thành số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử trong toàn Đảng bộ theo “Chiến dịch 100 ngày” của ngành Tổ Chức xây dựng Đảng. Chiến dịch được triển khai từ ngày 25/7 đến 30/11/2026, trong đó đặt mục tiêu hoàn thành trước ngày 15/11.

Với Vĩnh Tường, đây là khối lượng công việc không nhỏ. Theo kế hoạch, xã phải xử lý, chỉnh lý hồ sơ của đội ngũ đảng viên, cán bộ, công chức trên địa bàn. Đến hết tháng 9, việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ đảng viên đã cơ bản hoàn thành; hồ sơ được scan, ký số và từng bước được cập nhật, đính kèm lên hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0, bảo đảm yêu cầu theo hướng dẫn.

Bí thư Đảng ủy xã Vĩnh Tường Hà Văn Quyết cho biết: “Với hơn 3.000 đảng viên, khối lượng hồ sơ của Vĩnh Tường rất lớn. Vì vậy, ngay từ đầu, chúng tôi tổ chức công việc khoa học, phân công rõ người, rõ việc, thường xuyên kiểm tra tiến độ và nhất là kiểm soát chặt chẽ từng khâu để hạn chế sai sót trong quá trình số hóa. Xã là phấn đấu hoàn thành trong những ngày đầu tháng 10, nhưng quan trọng hơn là dữ liệu sau khi số hóa phải bảo đảm chính xác, đầy đủ và có thể khai thác, sử dụng hiệu quả”.

Không chỉ là số hóa hồ sơ

Điểm đáng chú ý trong cách Vĩnh Tường triển khai chiến dịch là xác định số hóa hồ sơ không phải một công việc kỹ thuật đơn thuần.

Cán bộ Đảng ủy xã Vĩnh Tường đối chiếu hồ sơ giấy với thông tin trên hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0.

Theo kế hoạch, dữ liệu đảng viên phải bảo đảm các yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Quá trình thực hiện Vĩnh Tường tuân thủ nguyên tắc “làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”. Những trường hợp thông tin chưa thống nhất được kiểm tra, xác minh để hoàn thiện, đồng thời bảo đảm an toàn dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện.

Các chi bộ trực thuộc giữ vai trò quan trọng trong việc rà soát, chỉnh lý và số hóa hồ sơ. Bí thư, phó bí thư chi bộ hướng dẫn đảng viên kiểm tra, đối chiếu thông tin trên Sổ tay đảng viên điện tử và xác nhận những nội dung đề nghị cập nhật.

Trưởng Ban Xây dựng Đảng xã Vĩnh Tường Trần Thị Trang chia sẻ: “Khó nhất không phải thao tác scan mà là khâu rà soát, đối chiếu hồ sơ. Nhiều hồ sơ lập từ lâu, tài liệu thiếu hoặc thông tin qua các thời kỳ cũng có sự thay đổi nên phải kiểm tra kỹ, bảo đảm hồ sơ điện tử khớp với hồ sơ gốc. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là làm đến đâu phải chắc đến đó, tránh phải chỉnh sửa về sau”.

Cách làm này cũng đáp ứng với yêu cầu của chiến dịch: sau khi số hóa phải được đối chiếu với hồ sơ giấy, kịp thời khắc phục sai sót trước khi nghiệm thu.

Sau chiến dịch, Vĩnh Tường hướng tới việc đưa dữ liệu điện tử vào phục vụ hiệu quả công tác quản lý đảng viên và tổ chức xây dựng Đảng. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, các thông tin có thể phục vụ nhiều nhiệm vụ khác nhau, giảm việc phải tìm kiếm, sao chụp và cập nhật thủ công từ những bộ hồ sơ giấy.

Bí thư Đảng ủy xã Hà Văn Quyết nhấn mạnh: “Chúng tôi không coi việc hoàn thành số hóa là đích cuối cùng. Điều quan trọng là sau khi có dữ liệu điện tử, cán bộ làm công tác Đảng có thể khai thác thuận lợi, chính xác hơn; đảng viên có thể kiểm tra thông tin của mình và việc quản lý, điều hành từng bước dựa trên dữ liệu. Nếu chỉ scan hồ sơ rồi lưu lại thì mới hoàn thành phần việc kỹ thuật, chưa đạt được mục tiêu chuyển đổi số".

Đây cũng là yêu cầu có tính xuyên suốt của “Chiến dịch 100 ngày”. Bên cạnh số hóa hồ sơ, kế hoạch còn đặt mục tiêu chuẩn hóa, làm sạch, đối soát dữ liệu tổ chức đảng, đảng viên; triển khai Sổ tay đảng viên điện tử; chuẩn bị các điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính của Đảng trên môi trường điện tử và từng bước ứng dụng Dashboard, AI trong quản trị dữ liệu.

Về đích sớm để đi xa hơn

Nếu hoàn thành trong những ngày đầu tháng 10, Vĩnh Tường sẽ về đích sớm hơn đáng kể so với mốc kết thúc chiến dịch 30/11. Nhưng điều đáng nói hơn cả là cách địa phương sử dụng khoảng thời gian còn lại.

Thay vì coi hoàn thành số hóa là kết thúc một chiến dịch, xã có thể dành thời gian kiểm tra lần cuối, xử lý những hồ sơ còn vướng mắc, nâng tỷ lệ hồ sơ được ký số và đính kèm trên hệ thống, đồng thời chuẩn bị cho việc khai thác dữ liệu trong công việc thường xuyên.

Bí thư Hà Văn Quyết cho rằng, với một Đảng bộ đông đảng viên, việc tổ chức thành công chiến dịch còn có ý nghĩa như một bước tập dượt về phương thức quản trị mới:

“Khối lượng công việc lớn cũng là một phép thử về năng lực tổ chức thực hiện của Đảng bộ. Khi hơn 3.000 hồ sơ được chuẩn hóa, số hóa và đưa vào hệ thống, chúng tôi sẽ có một nền dữ liệu quan trọng để phục vụ công tác xây dựng Đảng. Đây không chỉ là việc của riêng cán bộ tổ chức mà cần sự phối hợp của từng chi bộ và trách nhiệm của mỗi đảng viên".

Từ những tập hồ sơ giấy được lưu giữ qua nhiều năm đến những tệp dữ liệu có thể tra cứu trên hệ thống, sự thay đổi ở Vĩnh Tường vì thế không chỉ nằm ở hình thức lưu trữ.

Với Vĩnh Tường, về đích sớm của “Chiến dịch 100 ngày” không phải để có thêm một con số thành tích, mà để sớm đưa nền dữ liệu ấy vào phục vụ công việc thực tế của Đảng bộ.