Bắc Gia Nghĩa đưa dịch vụ công đến gần dân bằng mô hình 'Kiosk thông minh'

Lãnh đạo phường Bắc Gia Nghĩa khảo sát tính hiệu quả của việc đưa Kiosk thông minh trong thực hiện cải cách hành chính

Đổi mới phương thức phục vụ, lấy người dân làm trung tâm

Trong tiến trình xây dựng chính quyền số, việc tạo điều kiện để người dân tiếp cận và sử dụng dịch vụ công trực tuyến thuận tiện, hiệu quả là yêu cầu quan trọng.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, một bộ phận người dân, nhất là người cao tuổi, người dân ở khu vực xa trung tâm, vẫn gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến hoặc phải di chuyển xa để đến trung tâm phục vụ hành chính công.

Xuất phát từ thực tiễn đó, từ ngày 2/1/2026, phường Bắc Gia Nghĩa triển khai sáng kiến “Xây dựng mô hình kiosk thông minh tích hợp tra cứu, nộp hồ sơ trực tuyến” tại trung tâm phục vụ hành chính công và các điểm dân cư, ưu tiên những khu vực đông dân cư, cách xa trung tâm.

Điểm nổi bật của sáng kiến là chuyển từ phương thức hỗ trợ dịch vụ công chủ yếu tập trung tại trụ sở hành chính sang mô hình “điểm dịch vụ công số gần dân”.

Thay vì chỉ hướng dẫn người dân tại bộ phận một cửa, mô hình hướng đến việc đưa công cụ hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính đến gần hơn với cộng đồng dân cư. Qua đó, giảm bớt những trở ngại về khoảng cách địa lý và khả năng tiếp cận công nghệ.

Đoàn thanh niên hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục hành chính

Kiosk thông minh được tích hợp nhiều thiết bị và tiện ích như màn hình cảm ứng, kết nối Internet, camera, máy quét mã QR, đầu đọc thẻ căn cước, máy in cùng phần mềm hỗ trợ giao dịch hành chính điện tử.

Thông qua thiết bị, người dân có thể tra cứu thủ tục hành chính, tìm hiểu thành phần hồ sơ, kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi tiến độ giải quyết, tra cứu hồ sơ, in phiếu tiếp nhận hoặc giấy hẹn và đánh giá mức độ hài lòng.

Hỗ trợ người dân thao tác trên Kiosk dịch vụ công

Việc tích hợp nhiều chức năng trong cùng một thiết bị giúp hình thành một “trạm dịch vụ công thu nhỏ”, hỗ trợ người dân thực hiện nhiều thao tác trên môi trường điện tử. Đặc biệt, khi được kết hợp với sự hướng dẫn của cán bộ cơ sở, Tổ công nghệ số cộng đồng và lực lượng Đoàn Thanh niên, kiosk không chỉ là công cụ hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính mà còn góp phần nâng cao kỹ năng số cho người dân.

Hiệu quả thiết thực về thời gian và chi phí

Một trong những hiệu quả đáng chú ý là khả năng rút ngắn thời gian chờ đợi tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Thời gian chờ trung bình của người dân được giảm từ khoảng 25 - 30 phút xuống còn 10 - 15 phút, tương đương giảm khoảng 50%. Về hiệu quả kinh tế, báo cáo ghi nhận mức tiết kiệm ước tính khoảng 500.000 đồng/người khi đi làm thủ tục hành chính.

Không còn phải chờ đợi lâu, khi đến nộp hồ sơ thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Bắc Gia Nghĩa, tỉnh Lâm Đồng, anh Đinh Quốc Sỹ chỉ cần lựa chọn lĩnh vực cần giải quyết trên hệ thống máy kiosk để nhận số thứ tự, sau đó đến quầy làm việc theo hướng dẫn.

Anh Đinh Quốc Sỹ chia sẻ: "Việc địa phương đầu tư trang bị máy kiosk hành chính đã giúp quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ TTHC của người dân diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn"

Anh Đinh Quốc Sỹ chia sẻ, có máy Kiosk quá trình tiếp nhận thủ tục hành chính cho người dân nhanh và thuận tiện hơn

Không chỉ mang lại lợi ích cho người dân, kiosk thông minh còn hỗ trợ giảm áp lực công việc cho đội ngũ cán bộ, công chức. Trước khi áp dụng giải pháp, khoảng 30 - 35% thời gian làm việc của cán bộ được sử dụng để hướng dẫn người dân, doanh nghiệp thao tác trên cổng dịch vụ công.

Khi một phần thao tác được chuyển sang hình thức tự phục vụ có hướng dẫn, cán bộ có điều kiện dành nhiều thời gian hơn cho công việc chuyên môn, kiểm tra hồ sơ và xử lý nghiệp vụ hành chính.

Bên cạnh đó, việc tăng cường sử dụng dữ liệu điện tử, đã giúp giảm biểu mẫu và giấy tờ in, hạn chế nhu cầu photocopy, in ấn và lưu trữ hồ sơ giấy cũng góp phần tiết kiệm vật tư, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực tại bộ phận một cửa.

Thu hẹp khoảng cách số, nâng cao chất lượng phục vụ

Giá trị của mô hình kiosk thông minh không chỉ nằm ở việc ứng dụng thiết bị công nghệ vào hoạt động hành chính mà còn ở cách tổ chức phục vụ phù hợp với nhu cầu thực tế của người dân.

Đối với người cao tuổi hoặc người chưa thành thạo các thao tác trên môi trường số, việc có thiết bị hỗ trợ cùng sự hướng dẫn trực tiếp của lực lượng tại cơ sở giúp quá trình tiếp cận dịch vụ công trực tuyến trở nên dễ dàng hơn. Người dân từng bước làm quen với việc tra cứu thông tin, kê khai hồ sơ điện tử và theo dõi kết quả giải quyết thủ tục hành chính, từ đó hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến.

Người dân thao tác trên Kiosk dịch vụ công

Mô hình cũng mở ra khả năng tổ chức các điểm hỗ trợ dịch vụ công tại những khu vực đông dân cư, tận dụng cơ sở vật chất sẵn có như hội trường tổ dân phố hoặc các địa điểm phù hợp.

Với thiết kế gọn, độc lập, kiosk không đòi hỏi phải đầu tư một phòng làm việc riêng. Việc huy động Tổ công nghệ số cộng đồng, Đoàn Thanh niên và các lực lượng hỗ trợ tại địa phương còn góp phần phát huy nguồn nhân lực sẵn có, hạn chế nhu cầu bố trí cán bộ chuyên trách thường xuyên tại từng điểm.

Ông Nguyễn Đình Thắng, Phó Chủ tịch UBND phường Bắc Gia Nghĩa kiểm tra, đôn đốc công tác giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường

Từ góc độ môi trường, việc giảm sử dụng giấy tờ, biểu mẫu và hạn chế số lần người dân phải di chuyển cũng góp phần giảm lượng chất thải giấy, nhu cầu lưu trữ hồ sơ vật lý và lượng nhiên liệu tiêu hao trong quá trình đi lại.

Sáng kiến kiosk thông minh tại phường Bắc Gia Nghĩa là một hướng tiếp cận thiết thực trong quá trình cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số ở cơ sở.

Từ việc hỗ trợ người dân tra cứu, chuẩn bị và thực hiện thủ tục hành chính đến giảm thời gian chờ đợi, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ, mô hình cho thấy ý nghĩa của việc lấy người dân làm trung tâm trong chuyển đổi số. Mô hình có khả năng mở rộng đến các điểm dân cư tập trung, nhất là những khu vực xa trung tâm, nơi người dân còn gặp khó khăn khi tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến.