Bán hàng online nhận COD, chuyển khoản: Doanh thu được đối chiếu thế nào?

Không chỉ đối chiếu một tài khoản ngân hàng

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, hộ kinh doanh có thể sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử để nhận tiền từ các kênh bán hàng khác nhau. Pháp luật không bắt buộc hộ kinh doanh chỉ sử dụng một tài khoản.

Tuy nhiên, các tài khoản ngân hàng, ví điện tử liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh phải được thông báo theo quy định; đồng thời, người kinh doanh phải kê khai đầy đủ doanh thu phát sinh từ tất cả các kênh bán hàng.

Từ năm 2026, việc quản lý thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh ngày càng dựa trên dữ liệu từ nhiều nguồn, đòi hỏi người bán phải chủ động quản lý doanh thu. Ảnh internet

Điều này đặc biệt đáng lưu ý với người bán hàng online đa kênh. Tiền bán hàng có thể được nhận qua nhiều tài khoản, mã QR, ví điện tử, sàn thương mại điện tử hoặc đơn vị vận chuyển. Vì vậy, không thể chỉ căn cứ vào một tài khoản ngân hàng để xác định toàn bộ doanh thu kinh doanh.

Ngược lại, cũng không nên hiểu rằng toàn bộ tiền chuyển vào tài khoản đều là doanh thu bán hàng. Một tài khoản cá nhân có thể phát sinh nhiều khoản tiền không liên quan đến kinh doanh. Khi có chênh lệch giữa dữ liệu và doanh thu kê khai, chứng từ là căn cứ quan trọng để người kinh doanh giải trình.

Nhận tiền COD có nằm ngoài quản lý?

Với hình thức COD, khách hàng thanh toán cho đơn vị vận chuyển; sau đó, đơn vị vận chuyển đối soát và chuyển tiền thu hộ cho người bán. Dữ liệu về đơn hàng, số tiền thu hộ và khoản tiền được thanh toán là những thông tin có thể phục vụ việc đối chiếu.

Đáng chú ý, thời điểm xác định doanh thu đối với hoạt động bán hàng hóa không đơn thuần căn cứ vào thời điểm tiền được chuyển vào tài khoản. Theo Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, đối với bán hàng hóa, thời điểm xác định doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Do đó, người bán hàng online cần quản lý cả đơn hàng, quá trình giao nhận, đối soát COD và chứng từ thanh toán, thay vì chỉ theo dõi số tiền thực nhận qua ngân hàng.

Bán trên sàn, ai kê khai và nộp thuế?

Đối với nền tảng thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán, chủ quản nền tảng có trách nhiệm khấu trừ, khai thay và nộp thay thuế đối với từng giao dịch của hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định.

Tuy nhiên, việc sàn đã khấu trừ, khai và nộp thuế thay không có nghĩa người bán được bỏ qua doanh thu phát sinh từ những hoạt động, kênh bán hàng khác.

Chẳng hạn, một hộ kinh doanh vừa bán hàng trên sàn thương mại điện tử, vừa bán qua Facebook hoặc bán trực tiếp thì cần xác định doanh thu từ từng hoạt động để thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Với các nền tảng không thuộc trường hợp khấu trừ, khai thay, nộp thay, người kinh doanh thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định.

Doanh thu phải được theo dõi từ nhiều kênh

Trong hoạt động kinh doanh đa kênh, người bán cần theo dõi doanh thu từ từng nguồn để tránh bỏ sót.

Đặc biệt, doanh thu trên sàn thương mại điện tử và doanh thu bán trực tiếp không nên được theo dõi tách rời nếu các khoản này cùng thuộc hoạt động kinh doanh của một hộ, cá nhân.

Cơ quan thuế đang tăng cường ứng dụng dữ liệu trong quản lý. Các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh có thể được đối chiếu từ nhiều nguồn, như dữ liệu giao dịch, hóa đơn điện tử, sàn thương mại điện tử và các nền tảng liên quan.

Vì vậy, việc chỉ thay đổi phương thức nhận tiền, chẳng hạn chuyển từ chuyển khoản sang COD, không làm thay đổi nghĩa vụ kê khai doanh thu.

Người bán online nên lưu những gì?

Để chủ động đối chiếu và giải trình khi cần, hộ, cá nhân kinh doanh nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến hoạt động bán hàng, gồm: Đơn hàng và doanh thu từng đơn; Dữ liệu giao hàng, đối soát COD; Sao kê tài khoản ngân hàng, giao dịch QR và ví điện tử liên quan đến kinh doanh; Dữ liệu bán hàng trên từng sàn, nền tảng; Hóa đơn điện tử, chứng từ liên quan; Thông tin đơn hàng bị hủy, trả hàng, hoàn tiền; Chứng từ chứng minh nguồn gốc những khoản tiền chuyển vào tài khoản nhưng không phải doanh thu bán hàng.

Việc lưu trữ những dữ liệu này giúp người kinh doanh đối chiếu doanh thu giữa các kênh và có cơ sở giải trình nếu số liệu giữa các nguồn không trùng khớp.

Dùng nhiều tài khoản không làm giảm nghĩa vụ kê khai

Hộ kinh doanh có thể sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử phục vụ các kênh bán hàng khác nhau. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc có thể tách nhỏ hoặc bỏ sót doanh thu.

Nguyên tắc quan trọng là doanh thu phát sinh từ hoạt động kinh doanh phải được kê khai đầy đủ theo quy định, bất kể tiền được nhận qua tài khoản nào hay bằng phương thức nào.

Với người bán hàng online, việc quản lý riêng doanh thu, đơn hàng và chứng từ của từng kênh sẽ giúp hạn chế sai sót, đồng thời thuận lợi khi cần đối chiếu, giải trình với cơ quan thuế.