Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ
Để bộ máy đơn vị hành chính mới vận hành thông suốt từ ngày 1-7, bên cạnh khẩn trương ổn định tổ chức, nhân sự…, thời gian qua, các cơ quan, đơn vị, địa phương trong toàn tỉnh Khánh Hòa đã nỗ lực thực hiện công tác quản lý văn thư, lưu trữ, đáp ứng tiến độ đề ra.
Triển khai nhiều giải pháp
Trước ngày 1-7, các sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh Khánh Hòa (trước sáp nhập) lưu trữ được gần 15.500m tài liệu nền giấy đã chỉnh lý hoàn chỉnh từ năm 2024 trở về trước; còn hơn 19.500m tài liệu mới chỉnh lý sơ bộ và gần 19.500m tài liệu rời lẻ. Tuy nhiên, các đơn vị chưa thể chốt thống kê danh mục hồ sơ công việc chưa hoàn thành do vẫn tiếp tục giải quyết công việc đến khi kết thúc hoạt động. Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa có kho chuyên dụng, được tỉnh bố trí 1 kho tạm nhưng cũng không còn diện tích để tiếp nhận. Kho lưu trữ của các đơn vị lại nhỏ hẹp nên nhiều tài liệu vẫn phải lưu trữ tại các bộ phận chuyên môn.
Đóng gói, niêm phong tài liệu lưu trữ.
Để tài liệu lưu trữ được bảo quản tuyệt đối an toàn, không hư hỏng, thất thoát trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, tỉnh Khánh Hòa (trước sáp nhập) đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc đẩy nhanh tiến độ số hóa tài liệu lưu trữ, tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ; tập trung số hóa hồ sơ, tài liệu, hoàn thành trước ngày 30-6, trong đó ưu tiên số hóa 100% hồ sơ, tài liệu đang giải quyết. Tỉnh cũng quyết định bổ sung hơn 360 triệu đồng dự toán năm 2025 cho Sở Nội vụ để xác nhận khối lượng, niêm phong, tiếp nhận, bàn giao tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Cuối tháng 4, sau khi ban hành kế hoạch tiếp nhận, bàn giao, niêm phong, xác nhận khối lượng hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp huyện, cấp xã, Sở Nội vụ đã phối hợp tham mưu UBND tỉnh bố trí thêm trụ sở tiếp nhận tài liệu cấp huyện bàn giao; hướng dẫn cấp huyện bàn giao tài liệu về Lưu trữ lịch sử tỉnh. Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài chính hướng dẫn, tham mưu các nội dung liên quan theo thẩm quyền. UBND tỉnh Ninh Thuận (trước sáp nhập) đã chỉ đạo cấp huyện khẩn trương chỉ đạo, đề nghị các cán bộ dự kiến làm chủ tịch UBND cấp xã bố trí lực lượng đảm bảo an toàn kho lưu trữ tài liệu; dự toán kinh phí, đề nghị cấp bổ sung kinh phí; thống kê tài liệu...
Các đơn vị, địa phương đã sử dụng hệ thống E-Office để quản lý, chuyển giao văn bản; mở sổ đăng ký văn bản mới, lập mới hệ thống số, ký hiệu văn bản đi, đến; bàn giao con dấu cũ, đăng ký, sử dụng con dấu mới… Một số địa phương chủ động bố trí kho tạm bảo quản tài liệu tập trung. Các đơn vị cũng bố trí trang thiết bị, nhân lực thực hiện thống kê, lập danh mục hồ sơ các công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành; đóng gói, niêm phong, tập kết về nơi bảo quản tập trung theo từng phông lưu trữ; nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; đóng phông lưu trữ cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động và không ban hành văn bản hành chính kể từ ngày quyết định hợp nhất, kết thúc hoạt động có hiệu lực; phối hợp thống kê, khoanh vùng dữ liệu trên hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ…
Kết quả tích cực
Bà Võ Thị Thúy Nga - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cho biết, đến đầu tháng 6, trung tâm đã số hóa được 62.154 file tài liệu phông UBND tỉnh (từ tháng 7-1989 đến năm 1996), 76.036 file tài liệu phông Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh, đang bảo quản 165 phông tài liệu với gần 1.406m giá tài liệu. 8 huyện thuộc tỉnh Khánh Hòa (trước sắp xếp đơn vị hành chính) và các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp số hóa được hơn 2,26 triệu trang văn bản. Từ ngày 5-5 đến 24-6, trung tâm tiếp nhận, bàn giao, niêm phong, xác nhận hơn 28.300m tài liệu của các đơn vị cấp huyện, cấp xã thuộc tỉnh Khánh Hòa (trước sáp nhập). Đến ngày 4-7, toàn tỉnh chỉnh lý hoàn chỉnh hơn 41.600m tài liệu của cấp huyện, cấp xã (trước sắp xếp đơn vị hành chính); số hóa gần 50 triệu trang văn bản. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã số hóa 143.314 tệp tài liệu với tổng dung lượng 113GB. Các đơn vị hành chính cấp xã cũ đã thống kê, đóng gói, niêm phong hồ sơ, tài liệu tại nơi tập kết tài liệu lưu trữ; bàn giao cho xã, phường mới đồng thời với bàn giao tài chính, tài sản, nhân sự… Các đơn vị cấp huyện thuộc tỉnh Khánh Hòa (trước sáp nhập) đã hoàn thành thống kê, đóng gói, niêm phong hơn 15.800m tài liệu đã kết thúc hoạt động về Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tỉnh Ninh Thuận (trước sáp nhập) đã hoàn thành niêm phong, bàn giao tài liệu của cấp huyện đã kết thúc hoạt động về Lưu trữ lịch sử tỉnh nhưng chưa xác định kiểm đếm số lượng.
Ông Võ Chí Vương - Giám đốc Sở Nội vụ cho biết, thời gian qua, công tác quản lý văn thư, lưu trữ của tỉnh được thực hiện bảo đảm tiến độ đề ra. Ngay sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính, các cơ quan, tổ chức cần nhanh chóng xây dựng kế hoạch xử lý khối tài liệu đã tiếp nhận theo quy định. Sở Nội vụ đang tiếp tục tham mưu UBND tỉnh tổ chức triển khai Luật Lưu trữ (có hiệu lực từ ngày 1-7-2025) và các văn bản liên quan, trong đó tập trung xây dựng quản lý tài liệu lưu trữ, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số, đặc biệt là tài liệu điện tử.
Được biết, tỉnh cũng đang thực hiện quy trình đấu thầu để số hóa hơn 2 triệu trang văn bản được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (phân kỳ năm 2025) theo Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh giai đoạn 2024 - 2026; đề xuất hỗ trợ kinh phí số hóa tài liệu đã chỉnh lý của cấp huyện (trước sắp xếp) từ nguồn ngân sách trung ương.
