Bớt một thao tác, thêm thời gian cho dân

Là địa phương có hơn 20% dân số là đồng bào dân tộc thiểu số, cùng với rút ngắn quy trình, đưa thủ tục lên môi trường số, xã Lộc Hưng chú trọng hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục, nhất là những người chưa quen với các thao tác số.

Một hồ sơ, một lần hướng dẫn

Đến TTPVHCC xã Lộc Hưng làm thủ tục liên quan đến đất đai mới đây, bà Phan Thị Hường, ấp Hưng Thành, không mất nhiều thời gian chờ đợi. Những nội dung chưa rõ trong quá trình thực hiện thủ tục được cán bộ giải thích cụ thể.

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Lộc Hưng giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Ảnh: Hồ Thảo

Qua những lần đến cơ quan hành chính xã, điều bà Hường ghi nhận không chỉ là hồ sơ được giải quyết đúng hẹn mà còn là thái độ của cán bộ. Theo bà, cán bộ làm việc hòa nhã, nhiệt tình; nội dung nào người dân chưa rõ thì được hướng dẫn lại để thực hiện đúng.

“Cán bộ xử lý đúng hẹn, chưa lần nào để xảy ra tình trạng trễ nộp hay kéo dài thời gian vô lý” - bà Hường chia sẻ. Bà mong thủ tục ngày càng nhanh chóng, gọn nhẹ để người dân giảm thời gian, công sức đi lại.

Theo Phó Giám đốc TTPVHCC xã Lộc Hưng Lê Đình Long, bình quân mỗi ngày trung tâm tiếp nhận hơn 110 hồ sơ thủ tục hành chính và các hồ sơ, giấy tờ liên quan cần phối hợp xử lý; trong đó, hồ sơ đất đai chiếm tỷ lệ lớn. Ngoài ra, khoảng 50 lượt người dân được công chức trực tiếp hướng dẫn kê khai, hoàn thiện hồ sơ hoặc hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến.

Với mỗi hồ sơ, cán bộ vừa tiếp nhận, vừa giải thích những nội dung người dân chưa rõ; trường hợp chưa quen thao tác trực tuyến được hướng dẫn từng bước, hồ sơ còn thiếu cũng được chỉ rõ để bổ sung. Với người đã quen sử dụng điện thoại thông minh, một thủ tục trực tuyến có thể không quá khó. Nhưng với người cao tuổi, người ít sử dụng công nghệ hay đồng bào dân tộc thiểu số, những thao tác này đôi khi cần được hướng dẫn nhiều lần.

Tại xã Lộc Hưng, đồng bào dân tộc thiểu số chiếm hơn 20% dân số, trong khi nhóm này chiếm khoảng 27% số hồ sơ được TTPVHCC trực tiếp tiếp nhận mỗi ngày. Vì vậy, những người còn hạn chế về kỹ năng số được cán bộ hướng dẫn trực tiếp khi thực hiện hồ sơ trực tuyến, từ kê khai thông tin đến các bước nộp hồ sơ.

Bớt việc cho cán bộ, thêm thời gian cho dân

Chuyên viên TTPVHCC xã Lộc Hưng Nguyễn Phúc Sang cho biết: Trung tâm đang chuyển dần từ cách tiếp nhận hồ sơ đơn thuần sang chủ động hỗ trợ người dân. Khi người dân chưa quen thao tác trên môi trường điện tử, cán bộ hướng dẫn từ khâu kê khai, chuẩn bị thành phần hồ sơ đến nộp hồ sơ trực tuyến.

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Lộc Hưng hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục hành chính.

Cách làm này cũng được đưa đến các khu dân cư thông qua những buổi tập huấn tại nhà văn hóa ấp. Thay vì để người dân tự tìm hiểu, cán bộ hướng dẫn những thao tác thiết thực để họ có thể sử dụng khi cần.

Từ tháng 7-2025, cùng với việc thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, xã Lộc Hưng đã thành lập Ban Chỉ đạo chuyển đổi số, kiện toàn các Tổ công nghệ số cộng đồng tại các ấp; đồng thời thành lập các tổ chuyên viên giúp việc về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và dữ liệu. Zalo OA cũng được triển khai đến từng hộ dân, kết hợp mã QR để chuyển tải nhanh thông tin về chính sách, thủ tục, thiên tai, dịch bệnh… giúp thông tin đến người dân nhanh và thuận tiện hơn, giảm bớt những khâu thông tin thủ công.

Trưởng Phòng Văn hóa - xã hội UBND xã Lộc Hưng Đỗ Văn Duyên cho biết: Một giải pháp đang được xã Lộc Hưng thí điểm là phần mềm thu thập dữ liệu văn hóa - xã hội theo nguyên tắc “dữ liệu một lần”. Phần mềm có thể kế thừa khoảng 60-80% dữ liệu cũ; khi thông tin thay đổi, chỉ cần cập nhật phần thay đổi thay vì nhập lại từ đầu.

Với cách làm này, các thao tác nhập liệu, tổng hợp thủ công được giảm bớt, cán bộ có thêm thời gian tập trung vào công việc chuyên môn, hướng dẫn và hỗ trợ người dân. Song song đó, xã Lộc Hưng đang đẩy mạnh hiện đại hóa trang thiết bị tại TTPVHCC, thử nghiệm robot hỗ trợ hướng dẫn thủ tục và triển khai trí tuệ nhân tạo (AI) như một “trợ lý ảo” cho cán bộ, công chức và đội ngũ giáo viên.

Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND xã Lộc Hưng Nguyễn Thị Xuân Linh cho rằng: Cải cách hành chính và chuyển đổi số không phải việc riêng của bộ phận chuyên môn mà là trách nhiệm của cả hệ thống chính trị. “Mỗi cán bộ, công chức khi hướng dẫn người dân phải rõ ràng, đầy đủ, tận tình, dễ hiểu; cố gắng giảm thời gian và chi phí cho người dân. Công việc thuộc lĩnh vực nào thì cán bộ phụ trách lĩnh vực đó phải chủ động tham mưu, xử lý, không né tránh, không đùn đẩy, hạn chế để người dân phải đi lại nhiều lần” - bà Nguyễn Thị Xuân Linh chia sẻ.

Theo ông Lê Đình Long, tại TTPVHCC xã Lộc Hưng, với những hồ sơ liên quan đến nhiều bộ phận, cán bộ phụ trách chủ động phối hợp, theo dõi tiến độ để hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần.

Lãnh đạo TTPVHCC xã Lộc Hưng yêu cầu công chức thực hiện nghiêm quy tắc ứng xử, kỷ luật, kỷ cương hành chính; giao tiếp lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng và lắng nghe người dân. Những trường hợp người cao tuổi, đồng bào dân tộc thiểu số hoặc người còn hạn chế về kỹ năng số được quan tâm hỗ trợ nhiều hơn.

Bớt một thao tác nhập liệu, giảm một lần đi lại, thêm thời gian để cán bộ hướng dẫn người dân. Đây là cách xã Lộc Hưng đưa cải cách hành chính đến gần hơn với người dân.