Chữ ký số - công cụ hữu hiệu phát triển công chứng điện tử

Các văn phòng công chứng nỗ lực triển khai thực hiện công chứng điện tử.

Luật Công chứng 2024 đã tạo hành lang pháp lý cho công chứng điện tử, và Nghị định 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ vừa ban hành về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy đã thiết lập khung pháp lý đầy đủ cho các dịch vụ tin cậy (chữ ký số, chứng thực thông điệp dữ liệu, cấp dấu thời gian, dịch vụ gửi-nhận dữ liệu bảo đảm, v.v.). Những quy định mới này là cầu nối quan trọng tạo nền tảng pháp lý để công chứng điện tử vận hành hiệu quả, bảo đảm mọi văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý ngang với văn bản giấy.

22 triệu chứng thư chữ ký số đã được cấp

Phát biểu khai mạc hội thảo “Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy với công chứng điện tử” được tổ chức sáng 19/9 do Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức tại Hà Nội, bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, Bộ Khoa học và Công nghệ cho biết, trong kỷ nguyên mà dữ liệu trở thành tài nguyên mới và giao dịch số trở nên phổ biến, việc bảo đảm niềm tin số là điều kiện tiên quyết.

Tại Việt Nam, NEAC xác định chữ ký số và các dịch vụ tin cậy không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là nền tảng để bảo đảm niềm tin trong các giao dịch điện tử, định hình kinh tế số, chính phủ số và xã hội số.

“Hiện nay, khi đến bất kỳ trạm xăng hay cửa hàng nào, chúng ta đều thấy dịch vụ hóa đơn điện tử và kèm theo đó là chữ ký số. Ngành thuế đã áp dụng chữ ký số rất sớm trong hóa đơn điện tử; đã có hơn 8 tỷ hóa đơn điện tử được phát hành, đồng nghĩa với 8 tỷ chữ ký số của chúng tôi được tích hợp”, bà Hương chia sẻ.

Bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, Bộ Khoa học và Công nghệ.

Giám đốc Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia cho biết thêm, suốt một thời gian dài, 100% tổ chức đã có chữ ký số phục vụ công tác tài chính kế toán nhưng lĩnh vực phát triển chữ ký số cá nhân vẫn còn hạn chế.

Tuy nhiên, chỉ trong 8 tháng đầu năm 2025, số lượng chứng thư chữ ký số được cấp ra gần gấp đôi cả quãng thời gian trước đây cộng lại. Cụ thể, hết tháng 12/2024 số lượng chứng thư chữ ký số được cấp ra là 11 triệu, đến tháng 8/2025 con số này đã đạt 22 triệu. Điều này cho thấy công cụ phục vụ giao dịch điện tử đang phát triển rất nhanh.

Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội công chứng viên Việt Nam Nguyễn Thị Thơ nhấn mạnh, trong bối cảnh nước ta đang đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện, trong đó có lĩnh vực công chứng.

“Trong tiến trình đó, chữ ký số và dịch vụ tin cậy là hạ tầng pháp lý, kỹ thuật thiết yếu, giúp công chứng viên có thể xác định nhân thân, năng lực hành vi, tính tự nguyện, tính hợp pháp của giao dịch trong môi trường trực tuyến với mức độ bảo đảm tương đương, thậm chí cao hơn phương thức truyền thống’, bà Thơ nhận định.

Công chứng điện tử là kỹ thuật số, trong quá trình triển khai sẽ luôn có sự thay đổi và biến động không ngừng, bám theo sự phát triển của công nghệ. Do đó, để phát triển thành công công chứng điện tử, theo Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, cùng với Luật Công chứng 2024, Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan, cơ chế pháp lý cho hoạt động này cần tiếp tục được hoàn thiện đồng bộ.

Sự phối hợp giữa NEAC và Hiệp hội là bước đi cần thiết để bảo đảm công chứng điện tử đi vào cuộc sống. “Hiệp hội sẽ đồng hành cùng NEAC trong việc tuyên truyền, đào tạo và hướng dẫn công chứng viên tiếp cận công nghệ mới, qua đó bảo đảm chất lượng dịch vụ và quyền lợi hợp pháp của người dân”, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội công chứng viên Việt Nam khẳng định.

Công chứng bản giấy truyền thống vẫn được nhiều người dân yên tâm lựa chọn.

Thủ tục liên thông toàn trình bị “tắc” bởi thiếu văn bản công chứng điện tử

Mặc dù giao dịch trong lĩnh vực công chứng là giao dịch đặc biệt, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao song hiện đang tồn tại một số nguy cơ nổi cộm gây nên việc mất an toàn, xảy ra trong lĩnh vực này. Đó là tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo người yêu cầu công chứng, giả mạo tổ chức hành nghề công chứng, giả mạo công chứng viên khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch xảy ra nhiều và ngày càng phức tạp, tinh vi để lại hậu quả nặng nề cho các bên tham gia giao dịch.

Trong đó, các vụ việc giả mạo liên quan đến chữ ký của công chứng viên và giả mạo con dấu tổ chức hành nghề công chứng có dấu hiệu gia tăng. Tùy vào hành vi và mức độ thiệt hại, việc giả mạo này có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý như bị xử lý kỷ luật, hành chính, đền bù thiệt hại đến chịu trách nhiệm hình sự.

Đối với tranh chấp xảy ra liên quan đến thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng, Trong giao dịch nói chung và giao dịch trong lĩnh vực công chứng nói riêng, thời điểm các bên giao kết hợp đồng, thời điểm văn bản công chứng có hiệu lực đòi hỏi được xác định rõ ràng, chi tiết để tránh các tranh chấp về sau.

Bộ Tư pháp đã thực hiện nhiều phương án để bảo đảm an toàn cho giao dịch, nâng cao kỹ năng nhận diện các hành vi giả mạo, lừa đảo trong hoạt động công chứng như quy định về đào tạo nghề công chứng, tập huấn thường xuyên kỹ năng hành nghề công chứng, thanh tra kiểm tra.... song, hiện tượng giả mạo vẫn xảy ra.

Với công chứng điện tử, sử dụng chữ ký số sẽ làm giảm rủi ro giả mạo trên. Tuy nhiên, dù Luật Công chứng đã quy định cụ thể về hình thức này song hiện nay việc triển khai hầu như chưa được “định hình” xong.

Hiện quy trình liên thông đã được nhiều cơ quan triển khai gần như toàn trình, từ các trung tâm hành chính công đến cơ quan đăng ký đất đai, cơ quan thuế. Vấn đề “tắc nghẽn” hiện chỉ nằm ở khâu công chứng do giao dịch công chứng chưa được chuyển bằng văn bản điện tử, văn bản số sang cơ quan hành chính công. Vì vậy việc thúc đẩy nhanh công chứng điện tử sẽ thúc đẩy quy trình liên thông toàn trình đầy đủ và đồng bộ trên cả nước.

Theo ý kiến nhiều chuyên gia, công chứng điện tử sẽ mang lại lợi ích cho người dân và xã hội bởi tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng tính an toàn và minh bạch, liên thông với nhiều dịch vụ công và giao dịch điện tử khác.

Theo ước tính, với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm, việc áp dụng công chứng điện tử có thể tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ.

Hoàn thiện sâu quy trình chuyển đổi công chứng truyền thống sang công chứng điện tử

Phân tích về những tồn tại, khó khăn trong chuyển đổi số công chứng, triển khai công chứng điện tử, công chứng viên Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho biết, hiện nay khung pháp lý tuy đã có nhưng chưa thực sự đầy đủ và đồng bộ, hạ tầng công nghệ và cơ sở dữ liệu chưa đồng bộ, vấn đề công nghệ bảo mật và tiêu chuẩn kỹ thuật cũng còn nhiều hạn chế. Bên cạnh đó, nhiều công chứng viên, nhân viên văn phòng chưa quen sử dụng nền tảng số; có tâm lý e ngại rủi ro pháp lý khi công chứng online. Tâm lý “cầm bản giấy đóng dấu đỏ” mới là an toàn vẫn tồn tại đối với người dân và doanh nghiệp.

Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng Việt Nam Đào Duy An trình bày tại Hội thảo.

Theo ông Đào Duy An, mặc dù Luật Công chứng 2024 và nghị định hướng dẫn đã tạo nên cơ sở pháp lý căn bản, nhưng vẫn còn những khoảng trống cần được quy định bổ sung để hoàn thiện kịp thời.

Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng Việt Nam đề xuất, có quy định rõ ràng thẩm quyền và trình tự chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản giấy, bảo đảm giá trị pháp lý và tránh tranh chấp. Cùng với đó, ban hành chuẩn thống nhất về hồ sơ công chứng điện tử để bảo đảm tính đồng bộ trên phạm vi toàn quốc, khắc phục tình trạng các địa phương tự phát áp dụng công nghệ khác nhau.

Xây dựng cho được cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý tập trung từng bước tích hợp cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hộ tịch, đất đai, doanh nghiệp nhằm tạo nên hệ sinh thái dữ liệu liên thông phục vụ trực tiếp cho hoạt động công chứng; đẩy nhanh các trục kết nối liên thông; thành lập cơ quan chuyên trách về các vấn đề chuyển đổi số hoạt động công chứng.

Rõ ràng, việc triển khai công chứng điện tử để đơn giản hóa thủ tục đã có khung pháp lý cơ bản để triển khai. Trước mắt, chữ ký số và dịch vụ tin cậy đã được khẳng định giá trị pháp lý và cơ bản đáp ứng được nhu cầu của người dân, doanh nghiệp, giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ.

Trong giai đoạn tiếp theo, việc cần làm là triển khai nhanh công chứng điện tử, khung pháp lý đến đâu thì triển khai đến đó để phù hợp với chủ trương chuyển đổi số của Đảng và Nhà nước, đáp ứng nhu cầu của xã hội, không chờ đợi đến khi hoàn thiện đầy đủ các quy phạm thì mới bắt đầu.

HƯƠNG NGUYÊN - ÁNH HỒNG