Chuẩn hóa quản trị công việc trên nền tảng số

Ảnh minh họa.

Đưa toàn bộ quá trình giao việc lên môi trường số

Sau khi Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội ban hành Quy định số 11-QĐ/TU về đánh giá, xếp loại hằng tháng đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động bằng phương pháp đo lường hiệu suất công việc (OKR/KPI), cùng Kế hoạch số 71-KH/TU về đổi mới công tác đánh giá cán bộ giai đoạn 2026-2030, yêu cầu đặt ra đối với cấp cơ sở không chỉ là hoàn thành nhiệm vụ mà còn phải xác định rõ nhiệm vụ, sản phẩm và kết quả thực hiện.

Tại xã Vĩnh Thanh, Đảng ủy xã đã thành lập Tổ công tác triển khai hệ thống OKR/KPI, giao Ban Xây dựng Đảng làm cơ quan thường trực, chịu trách nhiệm tham mưu, hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc quá trình thực hiện.

Trọng tâm được xác định là chuẩn hóa danh mục nhiệm vụ của từng phòng, ban, đơn vị; đồng thời đưa quy trình giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả lên cùng một nền tảng. Cách làm này giúp cán bộ không chỉ biết mình được giao nhiệm vụ gì mà còn xác định được thời hạn hoàn thành, sản phẩm cần đạt và kết quả thực hiện.

Quá trình tập huấn được triển khai theo từng bước. Bên cạnh việc quán triệt các quy định mới tại các hội nghị chuyên đề, cán bộ, công chức, viên chức được hướng dẫn thao tác trực tiếp trên hệ thống với sự phối hợp của Sở Khoa học và Công nghệ.

Việc hướng dẫn được duy trì theo phương châm "cầm tay chỉ việc", thao tác trực tiếp trên tài khoản của từng cá nhân. Đây được xem là cách làm phù hợp trong giai đoạn đầu, khi cán bộ vừa phải làm quen với phương thức quản trị mới, vừa phải bảo đảm công việc chuyên môn thường xuyên.

Đưa toàn bộ quá trình giao việc lên môi trường số.

Sau 4 tháng chuẩn hóa quy trình và tập huấn, phần lớn cán bộ, công chức xã Vĩnh Thanh đã bước đầu làm quen với HanoiWork. Tuy nhiên, mức độ khai thác các chức năng của hệ thống vẫn còn khác nhau giữa các đơn vị, đòi hỏi tiếp tục được hướng dẫn và hỗ trợ trong quá trình vận hành.

Đến nay, toàn xã đã tạo lập 25 dự án với 349 nhiệm vụ trên hệ thống, trong đó khoảng 78,2% nhiệm vụ đã hoàn thành. Các đơn vị cũng bước đầu xây dựng danh mục sản phẩm công việc, đồng thời rà soát, điều chỉnh những nội dung chưa phù hợp với thực tế triển khai.

Từ quản lý văn bản sang quản trị bằng sản phẩm đầu ra

Một trong những thay đổi đáng chú ý là xã Vĩnh Thanh đã hoàn thành cấu hình quy trình phân luồng đánh giá theo KPI và triển khai thử nghiệm đánh giá, xếp loại đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động từ tháng 6/2026.

Theo ông Nguyễn Hoành Khung, Phó Trưởng ban Xây dựng Đảng xã Vĩnh Thanh, trước đây việc định lượng sản phẩm công việc chủ yếu dựa trên phần mềm quản lý văn bản. Khi triển khai HanoiWork, sản phẩm đầu ra và khối lượng công việc của từng phòng, ban, đơn vị được thể hiện rõ hơn, qua đó tạo thêm cơ sở cho việc đánh giá.

Điểm quan trọng của phương thức này là kết quả công việc được gắn với nhiệm vụ cụ thể thay vì chỉ thể hiện qua số lượng văn bản được xử lý. Khi nhiệm vụ được tạo lập, phân công và cập nhật trên hệ thống, quá trình thực hiện có thể được theo dõi theo từng cá nhân, đơn vị và thời hạn.

"Trước đây, việc định lượng sản phẩm công việc chủ yếu dựa trên phần mềm quản lý văn bản. Khi triển khai HanoiWork, sản phẩm đầu ra và khối lượng công việc của từng phòng, ban, đơn vị được thể hiện rõ, giúp việc đánh giá minh bạch, khách quan và thuận lợi hơn", ông Nguyễn Hoành Khung cho biết.

Cán bộ xã Vĩnh Thanh sử dụng hệ thống HanoiWork.

Bên cạnh đó, cán bộ có thể tham khảo văn bản, tin, bài và cách triển khai nhiệm vụ của các đơn vị khác trên cùng hệ thống. Đây cũng là một kênh để các đơn vị trao đổi kinh nghiệm, học hỏi cách tổ chức và xử lý công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Tuy nhiên, thực tế vận hành cũng cho thấy vẫn còn những điểm cần tiếp tục hoàn thiện. Hiện nay, sau khi ban hành văn bản trên hệ thống quản lý văn bản, cán bộ vẫn phải cập nhật dữ liệu lên HanoiWork để phục vụ quản trị và đánh giá nhiệm vụ. Việc phải nhập lại thông tin trên hai hệ thống khiến quy trình xử lý phát sinh thêm thao tác.

Theo lãnh đạo Ban Xây dựng Đảng xã Vĩnh Thanh, nếu hệ thống quản lý văn bản và HanoiWork được tích hợp, dữ liệu về nhiệm vụ và kết quả xử lý có thể được đồng bộ, qua đó giảm thao tác cập nhật thủ công, hạn chế trùng lặp và thuận lợi hơn trong khai thác thông tin.

Việc triển khai HanoiWork tại Vĩnh Thanh cho thấy, khi dữ liệu được cập nhật thường xuyên, lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ, phát hiện nhiệm vụ chậm và có phương án xử lý kịp thời. Đồng thời, cán bộ cũng có thể nhìn rõ khối lượng và kết quả công việc của mình.