Chuyên gia hướng dẫn cách hạn chế tranh chấp liên quan hợp đồng điện tử

Luật sư (LS) Châu Việt Bắc (PGĐ VIAC Chi nhánh TP HCM) nhận định, chuyển đổi số (CĐS) trong giao dịch thương mại đang trở thành yêu cầu tất yếu. Từ thực tiễn giải quyết tranh chấp tại VIAC, LS Bắc cho rằng DN cần thận trọng ngay từ khâu đàm phán, giao kết hợp đồng, chủ động kiểm soát và lưu trữ dữ liệu suốt quá trình thực hiện giao dịch để tránh bị động nếu phát sinh tranh chấp.

Theo PGS.TS Nguyễn Xuân Minh (PGĐ thường trực Trường ĐH Ngoại thương - Phân hiệu tại TP HCM; Trọng tài viên (TTV) VIAC), khoảng 10 năm gần đây, CĐS từng bước thay đổi cách DN tìm kiếm đối tác, đàm phán, giao kết, thực hiện, giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa.

Giao dịch chuyển từ giấy tờ truyền thống sang nền tảng và dữ liệu số, với sự hỗ trợ của trí khôn nhân tạo (AI), Smart Contract, Blockchain, chứng từ điện tử… góp phần giảm thao tác thủ công, rút ngắn thời gian, tăng khả năng kết nối. Trong giải quyết tranh chấp, thư điện tử (email), dữ liệu hệ thống, chứng từ điện tử cũng ngày càng được sử dụng nhiều để ghi nhận, chứng minh diễn biến giao dịch.

Tuy nhiên, sự phát triển nhanh của công nghệ cũng đặt ra thách thức khi khung pháp lý và năng lực quản trị của DN chưa theo kịp tốc độ số hóa. Theo PGS.TS Minh, nhiều tranh chấp không bắt nguồn trực tiếp từ công nghệ mà từ việc DN chưa xây dựng cơ chế quản trị pháp lý phù hợp, dẫn đến khó khăn trong xác định thẩm quyền, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, chứng minh giao dịch.

Theo LS Vũ Lê Bằng (Cty Luật TNHH Nishimura & Asahi Việt Nam, TTV VIAC, thương mại điện tử DN với DN (B2B) toàn cầu ngày càng mở rộng.

Tại Việt Nam, CĐS trong giao dịch cũng được thúc đẩy với mục tiêu đến 2030, 100% DN sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử. Những thay đổi này không chỉ làm biến đổi phương thức giao kết, thực hiện hợp đồng mà còn đặt ra yêu cầu mới về hiệu lực pháp lý, xác thực, chứng cứ điện tử, quản trị rủi ro.

Hiện nay, giao dịch bán điện tử là hình thức phổ biến trong giai đoạn chuyển tiếp giữa phương thức truyền thống và số hóa, xuất phát từ sự chưa đồng bộ về nguồn lực giữa các DN cũng như yêu cầu khác nhau của từng thị trường. Quá trình này tạo ra những vấn đề mới trong quản trị giao dịch, đặc biệt là ranh giới giữa tự động hóa và yếu tố con người. Tuy nhiên, tự động hóa quy trình không đồng nghĩa với tự động hóa trách nhiệm, DN vẫn cần xác định rõ chủ thể đứng sau thông điệp và cơ chế phân bổ trách nhiệm khi sự cố xảy ra.

LS Lưu Xuân Vĩnh (TTV VIAC) cho rằng, xu hướng điện tử hóa toàn phần trong giao dịch là tất yếu. DN cần chuẩn bị sớm về hạ tầng và dự liệu các rủi ro có thể phát sinh. Hợp đồng điện tử không quá khác biệt về các thành tố so với hợp đồng thông thường, nhưng các thành tố này thường được xem xét kỹ hơn về hiệu lực, giá trị pháp lý. Việc lưu trữ, vận hành dữ liệu trên môi trường số, trong đó có trường hợp dữ liệu được quản lý bởi bên thứ ba, cũng là vấn đề DN cần kiểm soát.

Theo ông Vũ Xuân Hưng (Trưởng phòng Pháp chế Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - Chi nhánh Khu vực TP HCM (VCCI - HCM)), sự phát triển của công nghệ, điện tử tạo ra nhiều tình huống tranh chấp liên quan thời điểm, địa điểm giao kết, thẩm quyền người ký, sự không tương thích giữa giao dịch và hệ thống nền tảng. DN cần thiết kế lại quy trình giao dịch, thay vì chỉ đưa cách thức giao dịch truyền thống lên môi trường số. Theo ông Hưng, DN cần chú trọng 4 cột trụ khi tham gia giao dịch trên nền tảng điện tử, gồm quy chế, công cụ, lưu trữ và giải pháp tố tụng.

Ở góc độ giải quyết tranh chấp, LS Nguyễn Công Phú (TTV VIAC) lưu ý, DN cần xây dựng phương án lưu trữ dữ liệu ngay từ khi thực hiện hợp đồng. Chứng cứ điện tử không đương nhiên được công nhận mà phải đáp ứng các điều kiện theo pháp luật. Việc tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ dữ liệu đúng quy trình sẽ giúp DN bảo đảm giá trị chứng cứ khi tranh chấp phát sinh.