Đổi mới văn hóa doanh nghiệp thế nào cho hiệu quả

Xây dựng môi trường làm việc nhóm hiệu quả. Ảnh: HRD Academy

Cấu thành nên văn hóa doanh nghiệp là các giá trị cốt lõi, triết lý, chiến lược và là các mục tiêu rõ ràng mà công ty đặt ta, bao gồm mục tiêu xuyên suốt và mục tiêu ngắn hạn.

Người ngoài nhìn vào sẽ nghĩ một doanh nghiệp sẽ có văn hóa doanh nghiệp xuyên suốt trên con đường của mình. Nhưng trên thực tế, mỗi doanh nghiệp đều yêu cầu thay đổi để theo kịp phát triển của xã hội.

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp là việc vô cùng quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Đây là cơ hội giúp doanh nghiệp phát triển trở lại sau khoảng thời gian bị trì trệ, không có sức cạnh tranh trên thị trường.

Đổi mới bắt đầu như thế nào?

Ngoài lý do lớn nhất cần phải thay đổi văn hóa doanh nghiệp để bắt kịp thời đại, còn rất nhiều yếu tố khác gợi đến suy nghĩ cần phải thay đổi, như khủng hoảng, khiếu nại của khách hàng, nhân viên, quản lý hay gần đây nhất là đại dịch Covid-19.

Trong những giai đoạn này, đội ngũ cấp trên hay những người làm truyền thông nội bộ cũng cần điều chỉnh lại văn hóa doanh nghiệp để đảm bảo nhanh chóng phục hồi, tránh những vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai.

Đôi khi động lực để tạo ra sự thay đổi văn hóa chỉ bắt nguồn từ những động lực vi mô xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp.

Ví dụ, trong một tổ chức, việc xuất hiện vài nhân viên lợi dụng các chính sách của công ty hoàn toàn có thể xảy ra. Nếu như lơ là, mặc kệ để cho họ tiếp tục duy trì thói quen xấu sẽ dẫn đến việc lan truyền thái độ tiêu cực ấy đến những người xung quanh. Thậm chí, có thể xuất hiện hiện tượng nhân viên xin nghỉ ồ ạt và đình công tập thể.

Chuyên gia về văn hóa tổ chức Shane Green đã từng đưa ra quan điểm rằng: “Những người lao động trẻ tuổi không ngại rời bỏ công việc, người quản lý để tìm kiếm môi trường làm việc tốt hơn. Nếu một công ty muốn duy trì “ánh hào quang” của mình, thì họ cần phải mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên.’’

Doanh nghiệp cũng cần xem xét, nhìn nhận liệu văn hóa hiện tại của công ty có khuyến khích sự phát triển, tư duy đổi mới trong công việc của nhân viên không. Nếu được trao đầy đủ quyền và nhận được cổ vũ, tinh thần trách nhiệm và sự sáng tạo của nhân viên cũng sẽ được nhân lên, tạo tiền đề đột phá cho tổ chức.

Cùng với hiệu suất của nhân viên được cải thiện là kéo theo sự phát triển của doanh nghiệp và sẽ xuất hiện những mặt lợi hại khác nhau từ đổi mới này. Nên sớm nhìn nhận ra văn hóa tiêu cực, đưa ra các thay đổi kịp thời sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.

Ví dụ lớn nhất về thành công đến từ văn hóa doanh nghiệp là Viettel. Hiểu rõ lợi thế của mình, không chỉ không gặp khó khăn khi trung hòa hai yếu tố doanh nghiệp và quân đội, Viettel còn áp dụng tính kỷ luật của người lính trở thành thương hiệu của mình.

Là một tập đoàn có giá trị thương hiệu viễn thông đứng thứ nhất Đông Nam Á và 28 trên thế giới, nhưng Viettel đã không dừng lại mà những người đứng đầu vẫn phải thốt ra câu: “Bắt buộc phải thay đổi”.

Trước đây, văn hóa doanh nghiệp của Viettel được gói gọn trong ba giá trị: Quan tâm, Sáng tạo, Khát khao. Trong đó, khát khao sẽ làm nên năng lượng và sức trẻ cho thương hiệu. Cả ba giá trị này được tập đoàn kết tinh trong một triết lý thương hiệu là “Diversity” – Cộng hưởng tạo sự khác biệt.

Văn hóa doanh nghiệp của Viettel luôn được đánh giá là chiếc chiều khóa vàng giúp tập đoàn theo đuổi một lối đi riêng, cùng với những giá trị cốt lõi của mình: Thực tiễn – Thách thức – Thích ứng – Sáng tạo – Hệ thống – Đông Tây – Người lính – Ngôi nhà chung Viettel, đi tới kết quả là sự thành công của Viettel ngày hôm nay.

Các bước xây dựng và chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp

Thay đổi này bắt đầu từ nhận thức dẫn đến các chuỗi hành vi để hình thành thói quen, thay đổi bản tính công nghiệp, đây cũng là một trong những yếu tố quyết định số phận tương lai của doanh nghiệp.

Ông Phan Sơn, Chủ tịch Học viện Quản trị (HRD Academy) đưa ra sáu bước chuyển đổi văn hóa tổ chức.

Thứ nhất là khảo sát văn hóa. Tác dụng của khảo sát này là làm rõ các đặc tính hành vi hiện tại của đội ngũ, cảm nhận về văn hóa, các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm, đánh giá yếu tố nào làm thay đổi chiến lược doanh nghiệp trong tương lai.

Tiếp đến là kiến trúc văn hóa thông qua phỏng vấn lãnh đạo, phân tích chiến lược, mô hình, các niềm tin ngầm định, định hình kiến trúc văn hóa bao gồm các lớp: Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá trị cốt lõi.

Trong đó giá trị cốt lõi của doanh nghiệp được coi là tiêu chuẩn để điều chỉnh các hành vi, quan điểm nhằm đạt được tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp, đây chính là linh hồn của doanh nghiệp.

Bước thứ ba là xây dựng cẩm nang. Để thu hẹp khoảng cách giữa điều doanh nghiệp đang có và điều doanh nghiệp mong muốn, có thể đánh giá theo bốn tiêu chí: Phong cách làm việc, quyết định dựa trên tiêu chí nào, phong cách giao tiếp và phong cách ứng xử.

Từ đó, xây dựng cẩm nang văn hóa, đưa ra định nghĩa chính thức về sức mạnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, các chuẩn mực hành vi, các lễ nghi...

Bước tiếp theo là chuyển đổi hành vi. Lãnh đạo là người có trách nhiệm trong việc xây dựng tầm nhìn, truyền cảm hứng cho nhân viên để họ hiểu đúng, từ đó tin tưởng và cùng nỗ lực thực hiện.

Lãnh đạo đồng thời cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xóa bỏ nỗi lo sợ của nhân viên trong quá trình xây dựng, hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp.

Bước thứ năm là tuyên bố cài đặt. Thành lập các dự án truyền thông/đào tạo để cài đặt. Lập kế hoạch cụ thể gồm mục tiêu, hoạt động, thời gian, thời hạn hoàn thành, trách nhiệm của từng cá nhân. Đồng thời, xác định rõ mục tiêu ưu tiên trong từng giai đoạn và nguồn lực cần thiết càng chi tiết càng tốt.

Cuối cùng là đánh giá điều chỉnh. Khảo sát, đánh giá tương thích văn hóa, chủ doanh nghiệp cần liên tục đánh giá hiệu quả, sự tác động của văn hóa doanh nghiệp để thiết lập các chuẩn mực mới phù hợp cho phù hợp.

Theo nhận xét của ông Sơn, cả sáu bước đều quan trọng và đưa ra hai đúc kết: Có một nhóm người sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ đến cả sáu yếu tố, đó chính là cấp lãnh đạo. Và đồng thời bước số bốn cũng là bước chiếm nhiều thời gian, ảnh hưởng mạnh mẽ nhất để lãnh đạo có thể trở thành chuẩn mực, nguyên tắc mà mọi người vô thức tuân theo.

Cùng ý tưởng đó, ông Trần Bằng Việt, Tổng giám đốc Đông A Solutions so sánh vai trò của người lãnh đạo trong văn hóa doanh nghiệp không khác gì cha mẹ với nề nếp gia đình. "Chúng ta dành thời gian cho gia đình như thế nào, cũng nên dành như thế cho nhân viên, có như vậy mới có thể thành công", ông Việt nói

Thay đổi từ các cấp lãnh đạo đến nhân viên

Văn hóa doanh nghiệp yêu cầu thiết kế theo chủ đích, dẫn dắt bởi lãnh đạo, thiết lập thành hệ thống, thống nhất một ngôn ngữ. Trong đó, lượng công việc của lãnh đạo là lớn nhất khi cần thiết xác định và truyền đạt, làm gương, khuyến khích tham gia, đào tạo và phát triển, khen thưởng, đánh giá và điều chỉnh mạng lưới nhân viên.

Ông Sơn cũng đề cập toàn bộ quá trình thay đổi văn hóa không thể chỉ gói gọn trong một email gửi đến tất cả mọi người, cần phải có kế hoạch hoàn chỉnh, mở các cuộc họp để thông báo cho đội ngũ nhân viên nắm được những thay đổi, cũng như tham gia đóng góp.

Vấn đề cần chú trọng nhất là đảm bảo không khiến nhân viên hoang mang trước những đổi mới sắp tới. Tầm nhìn, mục tiêu, quy trình thực hiện đều phải được truyền đạt một cách rõ ràng, nhất quán, liên tục để giảm thiểu sự phản đối.

Đổi mới văn hóa trong một tổ chức không phải là muốn có thể làm ngay trong “một sớm một chiều” mà phải từng bước thực hiện, chậm rãi mà chắc chắn. Thay vì giục giã nhân viên phải chạy theo thì cần tạo thời gian để họ kịp thời thích ứng và điều chỉnh phù hợp với văn hóa mới.

Các lãnh đạo cần nhớ rằng cốt lõi của tổ chức là nhân viên, đừng quyết định thay đổi chỉ vì đối thủ làm như vậy. Trước khi thực hiện, cần xác định rõ kết quả mong muốn đạt được trong mọi khía cạnh từ tài chính, con người và nhìn nhận xem liệu những lời nói với cách hành động có thật sự phù hợp với nhau.

Đồng thời, việc sẵn sàng khen ngợi mỗi khi đạt được sự đổi mới, thành tích nào đó hay dám thất bại sẽ là động lực khuyến khích nhân viên luôn thử cái mới.

Khi doanh nghiệp có được lãnh đạo kiệt xuất cùng các cá nhân làm việc hiệu quả trong quá trình nỗ lực chuyển hóa tổ chức sẽ tạo nên một văn hóa bổ trợ cho kết quả là những đóng góp rõ ràng, nhân viên gắn kết, khách hàng trung thành cùng với hiệu quả phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Ngọc Hân