Du lịch Nhật Bản: Chuẩn bị kỹ mà vẫn 'toát mồ hôi'

Tôi dẫn đoàn doanh nghiệp đi Nhật không ít lần. Thế nhưng, chuyến tour thưởng gần đây nhất lại mang về cho tôi và cả đoàn - hai bài học mà ngồi kể lại vẫn còn thấy... nhớ mãi.

Bài học thứ nhất: Hồ sơ "đủ" nhưng không "khớp"

Môt tour thưởng đặc biệt công ty dành cho nhân viên xuất sắc, ai cũng háo hức, ai cũng mong. Vậy mà ngay từ khâu xin visa, không ít người trong đoàn đã phải bổ sung hồ sơ, lùi lịch, thậm chí lo ngay ngáy đến tận ngày cất cánh.

Vấn đề không phải là thiếu giấy tờ. Mà là thông tin trên các giấy tờ không khớp với nhau. Hồ sơ visa Nhật yêu cầu khá đầy đủ: Hồ sơ nhân thân, hợp đồng lao động, sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng, xác nhận bảo hiểm xã hội trên VSSID. Nhìn qua thì đơn giản. Nhưng thực tế, khi gom đủ các giấy tờ của từng người lại, câu chuyện mới bắt đầu lộ ra.

Trường hợp thứ nhất: Hộ kinh doanh chuyển lên công ty, giấy tờ "lạc nhau"

Đây là tình huống ngày càng phổ biến và cũng dễ bị bỏ sót nhất.

Nhiều gia đình kinh doanh lâu năm, ba mẹ gây dựng hơn 20 năm, đến lúc muốn chính quy hóa thì chuyển lên công ty và để thế hệ tiếp nối đứng tên trên giấy phép kinh doanh. Nghe có vẻ hợp lý. Nhưng khi đến khâu xin visa Nhật, bài toán phát sinh: Con cái đứng tên công ty, ba mẹ không còn tên trên giấy phép kinh doanh. Vậy ba mẹ lấy gì để chứng minh nguồn thu nhập và công việc ổn định?

Chứng minh tài chính lúc này trở nên phức tạp hơn nhiều. Không có hợp đồng lao động, không có tên trên giấy phép, sao kê ngân hàng dù đẹp cỡ nào cũng khó thuyết phục nếu không có giấy tờ giải thích nguồn tiền đến từ đâu. Cán bộ xét duyệt cần thấy được bức tranh toàn cảnh và nếu bức tranh đó bị thiếu một mảnh, họ sẽ hỏi.

Vì thế, giải pháp là cần chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh vai trò thực tế trong doanh nghiệp,biên bản họp hội đồng thành viên, hợp đồng ủy quyền, hoặc xác nhận của công ty về vị trí và thu nhập dù tên không còn trên giấy phép.

Trường hợp thứ hai: Làm vợ chồng lâu năm, có cháu nội ngoại rồi... nhưng mất giấy đăng ký kết hôn

Nghe thì buồn cười nhưng thực tế xảy ra không ít. Nhiều cặp vợ chồng lấy nhau vài chục năm, con cái trưởng thành, cháu nội cháu ngoại đầy nhà đến khi cần bổ sung hồ sơ visa để chứng minh quan hệ vợ chồng, lại không tìm ra tờ giấy đăng ký kết hôn. Thất lạc sau bao nhiêu lần chuyển nhà hoặc đơn giản là... chưa bao giờ cần đến nên không để ý giữ.

Với visa Nhật, khi hồ sơ của hai vợ chồng có bất kỳ điểm không khớp nào địa chỉ khác nhau, họ tên con cái mang họ khác hay đơn giản là cán bộ cần xác minh quan hệ giấy đăng ký kết hôn là tài liệu bắt buộc phải có. Không có cách nào thay thế.

Giải pháp duy nhất là đến UBND nơi đã đăng ký kết hôn để xin cấp lại trích lục. Mất thêm vài ngày đến vài tuần tùy địa phương đủ để làm chậm cả hồ sơ của đoàn.

Một số điểm kiểm tra nhanh trước khi nộp hồ sơ:

-Họ tên, ngày sinh, địa chỉ trên tất cả giấy tờ phải nhất quán tuyệt đối, hộ chiếu, CCCD, hộ khẩu, hợp đồng lao động phải "kể cùng một câu chuyện".

-Sổ tiết kiệm cần duy trì số dư ổn định ít nhất 3 tháng. Tiền xuất hiện đột ngột ngay trước ngày nộp là "dấu hiệu đỏ".

-Bảo hiểm xã hội trên VSSID: Xuất file PDF xác nhận quá trình đóng BHXH và in kèm theo bằng chứng thuyết phục nhất về sự gắn bó với công việc tại Việt Nam.

-Với đoàn tour thưởng doanh nghiệp: Cần có công văn của công ty xác nhận danh sách nhân viên được cử đi, mục đích chuyến đi, và cam kết tiếp tục làm việc sau khi về nước

-Giấy đăng ký kết hôn: Kiểm tra ngay hôm nay xem còn giữ không. Nếu thất lạc, xin cấp lại trích lục càng sớm càng tốt, đừng để đến lúc cần mới chạy.

Bài học thứ hai: Ùa vào bàn, chỉ trỏ inh ỏi và bị nhân viên mời ra xếp hàng

Qua được cửa visa, tưởng mọi chuyện đã xong. Nhưng đặt chân đến Nhật, cả đoàn lại gặp một loại lúng túng khác nhẹ hơn về hậu quả, nhưng không kém phần... đáng nhớ.

Bữa trưa đầu tiên, cả đoàn ghé một nhà hàng đông khách. Vừa bước vào, thói quen hiện ra ngay: Cả nhóm ùa vào tìm bàn, người thì chỉ trỏ thực đơn, người thì gọi nhân viên, tiếng Việt xí xa xí xồ vang lên giữa không gian vốn dĩ khá yên tĩnh. Chưa đầy một phút, nhân viên nhà hàng đã lịch sự nhưng kiên quyết bước ra - ra hiệu cả đoàn quay lại cửa, xếp hàng và lần lượt vào theo thứ tự.

Không ai giận, không ai mất lịch sự. Nhưng cả đoàn đứng nhìn nhau, ngượng chín mặt.

Ở Nhật, dù nhà hàng đông hay vắng, khách vẫn xếp hàng tại cửa và chờ nhân viên dẫn vào bàn theo thứ tự. Không có chuyện "ai nhanh chân hơn thì được bàn đẹp hơn". Đây không phải quy định được in ra - nó là văn hóa ngầm mà người Nhật coi là hiển nhiên.

Và khi đã vào được bàn, câu chuyện tiếp tục với chiếc máy bán vé (ticket machine) đặt ngay cửa vào ở nhiều quán bình dân: Khách chọn món trên màn hình, bỏ tiền, nhận phiếu, rồi đưa cho nhân viên bếp. Không có menu giấy, không có người đến hỏi order. Cả đoàn lại một lần nữa đứng nhìn nhau, may mắn là lần này có người tìm được nút chuyển sang tiếng Anh ở góc màn hình.

Sự chuẩn bị là một loại năng lực

Câu chuyện của chúng tôi không chỉ là chuyện chiếc visa hay bữa trưa đầu tiên ở Nhật. Đó là bài học về việc đừng để sự quen thuộc biến thành sự chủ quan và đừng để những rào cản nhỏ làm mờ đi một chuyến đi đáng lẽ phải trọn vẹn.

Dù đã tổ chức bao nhiêu chuyến, dẫn bao nhiêu đoàn đi bao nhiêu nước, thì sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tìm hiểu văn hóa bản địa trước khi lên đường vẫn là điều không thể bỏ qua. Bởi lẽ, khi mọi thứ đã được lo chu đáo từ trước, cả đoàn mới thực sự được tận hưởng, thay vì chạy đôn chạy đáo bổ sung giấy tờ hay đứng ngẩn người trước một chiếc máy bán vé giữa Osaka.

(*) CEO Công ty Du lịch Khách Sạn Đây Rồi