Hóa đơn điện tử lập sai: Khi nào không phải lập lại?

Mở rộng trường hợp không phải lập lại hóa đơn

Theo Thuế cơ sở 2 tỉnh Khánh Hòa, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026 và thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC, đã bổ sung, làm rõ quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán không phải lập lại hóa đơn.

Trong trường hợp này, người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, đồng thời thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

(Ảnh minh họa)

Theo Thuế cơ sở 2 tỉnh Khánh Hòa, quy định mới mở rộng phạm vi các sai sót được xử lý mà không phải lập lại hóa đơn. Nếu trước đây chủ yếu áp dụng với trường hợp sai tên, địa chỉ của người mua, thì nay đã bổ sung số tiền bằng chữ và các nội dung khác, với điều kiện không sai những thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa.

Ba trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận

Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng quy định người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp.

Cụ thể, gồm hóa đơn có dữ liệu được chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; hóa đơn có dữ liệu được chuyển theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Quy định này giảm yêu cầu về hồ sơ, thủ tục đối với các giao dịch có phương thức truyền nhận, quản lý dữ liệu hóa đơn đặc thù.

Hóa đơn nào phải lập thay thế?

Theo Thuế cơ sở 2 tỉnh Khánh Hòa, đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, khi hóa đơn đã lập có sai sót, người bán phải lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai và không áp dụng hình thức điều chỉnh.

Tương tự, với hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, nếu hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán phải lập hóa đơn thay thế.

Trường hợp trả lại hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua là ngoại lệ được quy định.

Thuế cơ sở 2 tỉnh Khánh Hòa lưu ý, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán cần xác định cụ thể nội dung sai sót, xem có ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa hay không; đồng thời xác định loại hóa đơn để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp.

Việc phân loại đúng ngay từ đầu sẽ là cơ sở để người bán thực hiện thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định.