Luật Công chứng (sửa đổi) - hạn chế tối đa thủ tục hành chính

Nhưng khi mọi thứ nhẹ đi, câu hỏi nặng hơn lại xuất hiện: Dữ liệu có đủ chính xác, đủ an toàn để thay thế bản gốc? Và nếu xảy ra sai sót trên hệ thống số, ai sẽ chịu trách nhiệm cho những rủi tài sản của người dân?

Cơ quan Báo và Phát thanh, Truyền hình Hà Nội đã có cuộc trao đổi với bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Phóng viên: Thưa bà, dự thảo luật sử đổi bổ sung một số điều của Luật Công chứng có quy định là công chứng viên khai thác sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu đã được công bố khác, để có thể xem xét giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng. Và như vậy thì sẽ không yêu cầu bản chính, các giấy tờ để đối chiếu. Vậy thì, Hiệp hội công chứng viên thì đánh giá như thế nào về bước đột phá này?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Thật ra đây không phải là vấn đề mới, nhiều văn bản của Nhà nước đã quy định về việc giảm thiểu các thủ tục hành chính cho người dân bằng cách cắt giảm các loại giấy tờ. Ví dụ như Luật Dữ liệu 2024 và các nghị định hướng dẫn đã quy định: Khi thực hiện thủ tục, nếu cán bộ tra cứu dữ liệu thấy đủ tiêu chí sử dụng thì không yêu cầu người dân cung cấp bản chính hay bản giấy nữa.

Việc sử dụng thuật ngữ 'bản giấy' ở đây rất linh hoạt, vì chúng ta không loại trừ trường hợp sau này các cơ sở dữ liệu sẽ lưu trữ bản chính dưới dạng bản điện tử. Việc phân biệt rõ hai khái niệm này giúp chúng ta sử dụng từ 'bản giấy' một cách chính xác nhất. Do đó, đề xuất đưa nội dung này vào Luật Công chứng là hết sức cấp thiết, bởi thủ tục công chứng đòi hỏi kỹ thuật chuyên môn rất sâu. Những căn cứ này sẽ giúp gia cố thêm cơ sở pháp lý để công chứng viên tác nghiệp an toàn và hiệu quả trong giai đoạn hiện nay.

Phóng viên: Như vậy với thay đổi này thì theo bà sẽ tiết kiệm được khâu nào cho người dân cũng như doanh nghiệp trong quy trình đi công chứng hiện nay?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Việc thay thế bản giấy bằng dữ liệu thông tin là một bài toán hai chiều trong hoạt động công chứng.

Chiều thứ nhất là từ phía người dân: Khi đi công chứng, nếu cơ sở dữ liệu đáp ứng đủ các tiêu chí 'đúng, đủ, sạch, sống' và tiến tới dùng chung, thống nhất thì người dân không cần phải xuất trình bản giấy nữa. Điều này giúp giải tỏa 'mối lo đời nối đời' về việc in ấn, bảo quản, tránh thất lạc hay giả mạo, đồng thời trút bỏ hoàn toàn gánh nặng phải sao y chứng thực thủ công như hiện nay.

Chiều ngược lại là từ phía cơ quan quản lý và các đơn vị liên quan: Sau khi chúng tôi triển khai xong và có sản phẩm công chứng điện tử, thì các văn bản công chứng này, cũng như các bản sao chứng thực điện tử, phải được các cơ quan khác chấp nhận. Các đơn vị này cần có khả năng tra cứu và sử dụng dữ liệu điện tử đó thay thế hoàn toàn cho giấy tờ bản giấy truyền thống để tạo ra một chu trình số khép kín.

Phóng viên: Một điều mà thính giả của Cơ quan Báo và Phát thanh, Truyền hình Hà Nội cũng rất quan tâm là: Nếu chúng ta dùng dữ liệu điện tử như thế này, thì tiêu chí nào để thủ tục đơn giản hơn mà không làm tăng rủi ro tranh chấp, thưa bà?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Để việc sử dụng dữ liệu điện tử đạt hiệu quả, theo tôi cần đảm bảo hai yếu tố then chốt. Thứ nhất, dữ liệu phải đảm bảo đúng, đủ, sạch, sống, hướng tới việc dùng chung và thống nhất hoàn toàn. Thứ hai, một rào cản hiện nay là thẩm quyền tra cứu, truy cập dữ liệu của công chứng viên còn rất hạn chế. Do đó, cần thiết phải quy định rõ thẩm quyền này ngay trong luật. Việc được trao quyền truy cập vào các cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ giúp công chứng viên thực hiện thao tác nhanh chóng, chính xác, từ đó phục vụ người dân một cách tốt nhất.

Phóng viên: Vậy, đứng ở góc độ thực thi và nghiệp vụ công chứng thì chúng tôi muốn hỏi là nếu như bỏ bản chính như thế này thì công chứng viên kiểm tra bằng gì?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Thực tế, chúng ta không thể đợi đến khi mọi cơ sở dữ liệu hoàn toàn đồng bộ và liên thông mới bắt đầu triển khai. Quan điểm của tôi là có dữ liệu đến đâu, chúng ta thực hiện cuốn chiếu đến đó. Với những thông tin hiện có, nếu tra cứu được, chúng tôi sẽ ứng dụng ngay để cắt giảm thủ tục cho người dân. Tuy nhiên, trong quá trình tích hợp không tránh khỏi những sai sót hoặc dữ liệu chưa đủ, chưa đúng, vì vậy công chứng viên vẫn phải hết sức thận trọng để đảm bảo tính xác thực và an toàn pháp lý cao nhất.

Phóng viên: Như vậy nếu trong quá trình chưa đầy đủ như thế này thì khi mà sai dữ liệu, thì ai sẽ là người chịu trách nhiệm đây, thưa bà? Ví dụ là cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hay là công chứng viên hay là người yêu cầu công chứng ạ?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Trong quá trình tích hợp dữ liệu, sai sót là điều khó tránh khỏi. Dù người dân có quyền đề nghị cơ quan thẩm quyền đính chính, nhưng thực tế phần lớn lỗi sai lại được công chứng viên phát hiện trong quá trình đối soát hồ sơ. Trong những tình huống đó, chúng tôi không bao giờ bỏ rơi người dân. Công chứng viên sẽ tận tình hướng dẫn, cung cấp các xác nhận cần thiết sau đối soát để hỗ trợ người dân làm việc với cơ quan chức năng nhằm chỉnh sửa dữ liệu chính xác nhất. Về trách nhiệm, vì chúng ta đang trong quá trình 'vừa chạy vừa xếp hàng', tất cả các bên cần phối hợp chặt chẽ để điều chỉnh. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống dữ liệu quốc gia hoàn chỉnh, đầy đủ và tin cậy.

Phóng viên: Xin trân trọng cảm ơn bà!

Ngọc Ánh