Ngăn rủi ro tài chính mùa cao điểm cuối năm

Mùa cao điểm cuối năm buộc DN phải chạy đua với thời gian để kịp tiến độ giao hàng, dẫn đến các lỗ hổng gian lận và rủi ro chuỗi cung ứng. Ảnh minh họa

Các kịch bản gian lận điển hình

Theo báo cáo về rủi ro của Hãng tư vấn Gartner, trong quý IV, áp lực hoàn thành chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận luôn đè nặng lên Ban điều hành và bộ phận tài chính - kế toán. Dưới góc độ kiểm toán, đây chính là mầm mống thúc đẩy các hành vi can thiệp chủ quan vào báo cáo tài chính, châm chước cho các bút toán dồn tích hoặc ghi nhận khống chi phí. Ngoài ra, còn có việc đẩy nhanh ghi nhận doanh thu trước khi hàng hóa thực sự được chuyển cho khách hàng hoặc trì hoãn việc ghi nhận các chi phí giao hàng phát sinh trong mùa cao điểm sang niên độ sau để bảo toàn biên lợi nhuận mục tiêu.

Gartner cũng ghi nhận một vấn đề cần lưu ý là khoảng trống tài chính chuỗi cung ứng - sự chênh lệch giữa nhu cầu vốn thực tế của các DN (đặc biệt là các nhà cung cấp vừa, nhỏ, siêu nhỏ) với khả năng tiếp cận nguồn vốn tín dụng chính thống (từ ngân hàng và các định chế tài chính) để duy trì sản xuất, nhập nguyên liệu và vận chuyển. Vào thời điểm cuối năm, khi nhu cầu vốn lưu động tăng vọt gấp nhiều lần bình thường để tích trữ hàng hóa và chuẩn bị cho sản xuất, khoảng trống tài chính có thể biến thành một cái bẫy thanh khoản nếu không được quản trị rủi ro chặt chẽ. Các rủi ro tài chính phát sinh bao gồm: Rủi ro đòn bẩy tài chính; rủi ro chậm thanh toán và nợ xấu; gian lận chuỗi cung ứng.

Nghiên cứu “Các điểm nóng trong kế hoạch kiểm toán” của Gartner liên tục xếp rủi ro chuỗi cung ứng và rủi ro tuân thủ của bên thứ ba vào nhóm mối đe dọa hàng đầu đối với DN. Mùa cao điểm cuối năm buộc DN phải chạy đua với thời gian để kịp tiến độ giao hàng, dẫn đến việc họ phải vội vã tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế. Để giải quyết nhu cầu cấp bách, bộ phận mua sắm có thể bỏ qua các quy trình thẩm định năng lực tài chính và lịch sử tín dụng tiêu chuẩn, mở đường cho hàng loạt hành vi gian lận và thất thoát tài sản nghiêm trọng.

Theo Hiệp hội các chuyên gia gian lận (ACFE), khoảng 90% các vụ gian lận trong tổ chức liên quan đến hành vi chiếm đoạt tài sản và 50% liên quan đến tham nhũng. Các khâu mua sắm, quản lý hợp đồng, nhận hàng và logistics chính là những “mảnh đất màu mỡ” nhất cho các hành vi này.

Các kịch bản gian lận điển hình mùa cuối năm bao gồm: Lợi dụng khối lượng giao dịch khổng lồ và dồn dập cuối năm để thiết lập các nhà cung cấp không có thực, phát hành các hóa đơn giả mạo để yêu cầu thanh toán; tách nhỏ đơn hàng dưới ngưỡng phê duyệt của cấp trên hoặc dưới hạn mức phải đấu thầu cạnh tranh nhằm chỉ định thầu cho các nhà cung ứng “sân sau”; bỏ thầu với giá cực thấp để thắng thầu, sau đó liên tục đưa ra các yêu cầu điều chỉnh, bổ sung nhằm nâng giá trị thanh toán lên gấp nhiều lần; gửi nhiều hóa đơn yêu cầu thanh toán trùng lặp cho cùng một hạng mục công việc đã thực hiện dưới các hợp đồng hoặc đơn đặt hàng khác nhau.

Kiểm toán liên tục và giám sát thời gian thực

Để chủ động phòng ngừa, phát hiện và “bịt” lỗ hổng tài chính, DN cần thiết lập một hệ thống phòng thủ đa tầng. Theo các chuyên gia của Viện Kiểm toán nội bộ quốc tế (IIA) và Hiệp hội Quốc tế về Kiểm soát và Kiểm toán Hệ thống Thông tin (ISACA), DN cần loại bỏ các cấu trúc quản lý khép kín và nâng cao tính độc lập của các chức năng giám sát. Vai trò của bộ phận kiểm toán nội bộ và bộ phận quản lý rủi ro cần được tái định nghĩa thành một kênh kiểm soát độc lập thực sự trong mùa cao điểm.

Bộ phận kiểm toán nội bộ cần được cấp quyền và báo cáo trực tiếp tới Ủy ban Kiểm toán độc lập thuộc Hội đồng quản trị, thay vì báo cáo qua nhiều kênh khác nhau; đồng thời được trao quyền chất vấn Ban điều hành và bộ phận kinh doanh về các giả định tài chính rủi ro, giao dịch điều chỉnh dồn tích đáng ngờ hoặc các phê duyệt nhà cung cấp đặc cách cuối năm.

Lãnh đạo DN cần bảo đảm sự tách biệt hoàn toàn giữa người đề xuất mua sắm, người phê duyệt hợp đồng, người nhận hàng/nghiệm thu và người ký duyệt thanh toán. Không một cá nhân nào được phép kiểm soát toàn bộ vòng đời của một giao dịch tài chính chuỗi cung ứng.

Đặc biệt, báo cáo của ACFE chỉ ra rằng có tới 43% các vụ gian lận được phát hiện nhờ các tin báo, trong đó hơn một nửa đến từ chính nhân viên nội bộ. Việc thiết lập các kênh tiếp nhận thông tin bảo mật, an toàn (qua web, email, điện thoại) là giải pháp hiệu quả để phát hiện sớm các hành vi thông đồng, rút ruột ngân sách.

Theo IIA, trong bối cảnh bùng nổ giao dịch điện tử, thay vì chọn mẫu ngẫu nhiên sau khi năm tài chính kết thúc, DN cần chuyển dịch sang mô hình kiểm toán liên tục và giám sát thời gian thực. Tận dụng phân tích dữ liệu lớn và AI, bộ phận kiểm toán nội bộ có thể quét tự động 100% các giao dịch thanh toán, phân tích hành vi, nhận diện nhanh các hóa đơn trùng lặp, các khoản thanh toán có giá trị sát ngưỡng phê duyệt hoặc các tài khoản thụ hưởng mới được thay đổi thông tin mà không qua xác minh.

AI không chỉ giúp phát hiện gian lận mà còn phân tích dữ liệu lịch sử thanh toán để dự báo chính xác nhu cầu vốn lưu động, tối ưu hóa thời gian quay vòng tiền mặt và đưa ra các cảnh báo sớm về rủi ro đòn bẩy tài chính của nhà cung cấp.

Các chuyên gia nhấn mạnh rằng, mọi nguồn lực tài chính trước khi giải ngân trong mùa cao điểm cuối năm cần được kiểm soát chặt chẽ thông qua các quy trình kiểm toán tuân thủ hợp đồng nghiêm ngặt, từ khâu tiền kiểm đến hậu kiểm. DN cần đưa điều khoản này vào hợp đồng ký kết với các đối tác logistics, nhà cung ứng chiến lược và các trung gian thương mại, với nội dung cho phép DN cử kiểm toán viên vào kiểm tra trực tiếp sổ sách kế toán, quy trình sản xuất và chứng từ gốc của nhà cung cấp để xác minh tính trung thực của các khoản chi phí ứng trước hoặc các lệnh thay đổi phát sinh.

Ngoài ra, các DN cần chấm điểm rủi ro định kỳ cho từng đối tác dựa trên các chỉ số như năng lực tài chính, lịch sử tín dụng, mức độ phụ thuộc và địa bàn hoạt động. Đối với các nhà cung cấp có điểm rủi ro cao, DN cần áp dụng các biện pháp kiểm soát bổ sung hoặc yêu cầu mua bảo hiểm tín dụng thương mại./.