Phường An Hải: Rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, nâng cao chất lượng phục vụ công

Quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại phường An Hải từng bước được chuẩn hóa. Ảnh: LÊ TRUNG

Chủ động phối hợp, rút ngắn thời gian giải quyết

Ông Hoàng Công Thanh, Chủ tịch UBND phường An Hải cho biết địa phương coi trọng công tác phối hợp giữa Trung tâm Phục vụ hành chính công phường với các phòng chuyên môn, sở, ban, ngành thành phố và các cơ quan liên quan. Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng đúng thời hạn quy định.

UBND phường thường xuyên làm việc với Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai khu vực II, Công an phường, Chi cục Thuế khu vực 3. Đồng thời, phường chỉ đạo các phòng chuyên môn phối hợp chặt chẽ với trung tâm trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa.

Đối với những hồ sơ cần xác minh hoặc bổ sung thông tin, các đơn vị chủ động trao đổi trong quá trình xử lý, hạn chế việc kéo dài thời gian giải quyết.

“Chúng tôi chú trọng xây dựng quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ khoa học, đúng quy định; tăng cường phối hợp giữa các phòng chuyên môn với các sở, ban, ngành, cơ quan liên quan, nhằm kịp thời xử lý các hồ sơ cần xác minh, hướng dẫn hoặc bổ sung thông tin”, ông Hoàng Công Thanh nói.

Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường An Hải chú trọng nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Ảnh: LÊ TRUNG

UBND phường còn thường xuyên phối hợp với Sở Nội vụ trong các lĩnh vực cải cách hành chính, tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, công chức, cũng như kiểm soát kỷ luật, kỷ cương hành chính. Đồng thời, địa phương trao đổi nghiệp vụ với Sở Tư pháp về hộ tịch, chứng thực, hòa giải ở cơ sở, xử lý vi phạm hành chính và pháp chế.

Đối với các thủ tục liên quan đến quy hoạch, xây dựng, nhà ở và hạ tầng kỹ thuật, phường chủ động phối hợp với Sở Xây dựng để xử lý các nội dung vượt thẩm quyền hoặc cần hướng dẫn chuyên môn. Quá trình tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và trả kết quả hồ sơ diễn ra thông suốt, không bị gián đoạn.

Nhờ vậy, ngay từ những ngày đầu vận hành, quy trình tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường từng bước được tổ chức khoa học, phân định rõ trách nhiệm, góp phần hạn chế tình trạng hồ sơ tồn đọng hoặc bị trả lại nhiều lần.

Trung tâm cùng các phòng chuyên môn rà soát quy trình, đề xuất loại bỏ các thủ tục chồng chéo, rườm rà và thường xuyên đánh giá mức độ hài lòng của người dân, tổ chức và doanh nghiệp.

Công khai, số hóa để người dân thuận tiện hơn

Cùng với việc chuẩn hóa quy trình, Trung tâm chú trọng công khai, minh bạch thông tin, giúp người dân dễ dàng tiếp cận và giám sát. Các thông tin quan trọng như thủ tục hành chính, quy trình, thời gian giải quyết, mã QR để tra cứu, mức phí, lệ phí, đường dây nóng, địa chỉ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị và danh sách cán bộ làm việc tại Trung tâm đều được niêm yết đầy đủ.

Tại 8 quầy thủ tục, Trung tâm đã triển khai mã QR để người dân và doanh nghiệp đánh giá mức độ hài lòng về chất lượng dịch vụ công. Qua đó, Trung tâm có thêm một kênh trực tiếp để lắng nghe, tiếp thu ý kiến và từ đó không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ.

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường An Hải hướng đến nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả. Ảnh: LÊ TRUNG

Sáng 18/8, đến làm thủ tục tại Trung tâm, chị Nguyễn Thu Hà (34 tuổi) chia sẻ: “Tôi thấy việc giải quyết thủ tục hành chính hiện nay khá thuận tiện. Các quầy được bố trí theo từng lĩnh vực, bảng hướng dẫn và thông tin về thủ tục được công khai rõ ràng nên tôi dễ dàng tìm đúng nơi cần liên hệ khi đến làm hồ sơ. Nếu còn thiếu giấy tờ hoặc chưa rõ cách thực hiện, cán bộ hướng dẫn cụ thể, giúp người dân hạn chế việc phải đi lại nhiều lần”.

Anh Lê Hùng (33 tuổi) cho rằng việc tập trung nhiều thủ tục tại một đầu mối giúp tiết kiệm thời gian. Khi hồ sơ cần phối hợp với cơ quan khác, cán bộ tiếp nhận cũng hướng dẫn và trao đổi để người dân nắm rõ những giấy tờ cần bổ sung và tình trạng xử lý hồ sơ. Việc có mã QR để tra cứu, đánh giá mức độ hài lòng cũng giúp người dân dễ theo dõi và góp ý hơn.

Chuyển đổi số được phường đẩy mạnh thông qua video, bài viết trên các nền tảng số, phát hành sổ tay hướng dẫn, tờ gấp và infographic, tập trung vào những thủ tục có số lượng hồ sơ lớn.

Người dân được hỗ trợ thực hiện dịch vụ công trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thông qua mô hình "Đại lý dịch vụ công trực tuyến", hợp tác với Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV). Ngoài ra, Đoàn Thanh niên phường cũng hỗ trợ người dân bằng “Kiosk thông minh và Hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử”.

Đặc biệt, mô hình “1 đồng hành - 3 hỗ trợ” được triển khai đối với 5 thủ tục hành chính trong lĩnh vực bảo trợ xã hội, nhằm hỗ trợ nhóm đối tượng yếu thế như người khuyết tật, người mắc bệnh hiểm nghèo. Theo đó, người dân được hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ, điền mẫu đơn, tờ khai, nộp hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả miễn phí tại nhà.

Từ đầu năm đến nay, Trung tâm đã tiếp nhận 11.238 hồ sơ. Trong đó, 11.028 hồ sơ đã được giải quyết; 193 hồ sơ đang được giải quyết trong thời hạn và 1 hồ sơ quá hạn. Đối với hồ sơ chuyển tiếp, Trung tâm tiếp nhận 260 hồ sơ, đã giải quyết 146 hồ sơ và đang xử lý 114 hồ sơ.

Theo ông Hoàng Công Thanh, thời gian tới, phường tiếp tục đẩy mạnh số hóa hồ sơ, dịch vụ công trực tuyến và đa dạng hóa các hình thức hỗ trợ, đặc biệt là người cao tuổi, người yếu thế và những người chưa quen với các thao tác trên môi trường điện tử.

“Chúng tôi mong muốn mỗi người dân khi đến Trung tâm đều cảm nhận được sự thuận tiện, minh bạch và tinh thần phục vụ tận tâm. Mỗi cán bộ, công chức phải xác định rõ mình là người phục vụ nhân dân, từ thái độ giao tiếp đến trách nhiệm xử lý từng hồ sơ. Sự hài lòng của người dân chính là thước đo quan trọng nhất đối với hiệu quả cải cách hành chính của phường”, ông Thanh nhấn mạnh.

Từ chủ động phối hợp, bố trí nhân sự đến công khai quy trình, ứng dụng công nghệ và lắng nghe ý kiến của người dân, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường An Hải từng bước xây dựng một môi trường hành chính gần dân, thuận tiện và minh bạch. Mỗi hồ sơ được giải quyết đúng hạn, mỗi lần người dân không phải đi lại nhiều lần đều là những bước đi cụ thể trong quá trình xây dựng nền hành chính phục vụ, góp phần củng cố niềm tin của người dân đối với chính quyền.