Sắp xếp trường học - Bài 4: Chuyển đổi số để đổi cách quản trị

Ảnh minh họa: AI

PV Báo PNVN đã có cuộc trao đổi với Tiến sĩ Lê Đức Thuận, nguyên Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo quận Ba Đình (Hà Nội), chuyên gia công nghệ giáo dục về vấn đề này.

- Sau sắp xếp, sáp nhập, nhiều trường có quy mô lớn hơn, thậm chí gồm nhiều cấp học, phân hiệu, điểm trường. Theo ông, chuyển đổi số cần được tổ chức như thế nào để vừa quản trị thống nhất, vừa không phát sinh thêm tầng nấc trung gian và thủ tục hành chính?

Điểm đầu tiên cần thống nhất là sáp nhập làm giảm đầu mối tổ chức nhưng lại có thể làm tăng độ phức tạp của quản trị. Nếu vẫn giữ phương thức điều hành cũ, mọi việc đều tập trung lên hiệu trưởng, thông tin đi qua nhiều cuộc họp, điện thoại, tin nhắn và báo cáo thủ công thì rất dễ xảy ra nghịch lý: bộ máy trên sơ đồ gọn hơn nhưng người đứng đầu lại trở thành "nút cổ chai" của hệ thống.

Vì vậy, chuyển đổi số sau sáp nhập trước hết phải phục vụ một mô hình quản trị mới: một cơ sở giáo dục, một hệ thống quản trị thống nhất, nhưng công việc thường xuyên được xử lý kịp thời tại nơi phát sinh, đúng người, đúng việc và đúng thẩm quyền.

Những nội dung mang tính chiến lược, tiêu chuẩn chung, quy chế, chất lượng, tài chính, an toàn, dữ liệu và trách nhiệm toàn trường cần được quản trị thống nhất. Trong khi đó, công việc thường xuyên tại phân hiệu, điểm trường nên được giao cho người có trách nhiệm tại chỗ xử lý trong phạm vi được phân công, phân cấp hoặc ủy quyền theo quy định.

Công nghệ số có giá trị ở chỗ tạo ra khả năng "phân tán xử lý nhưng thống nhất thông tin". Một hiệu trưởng không thể mỗi ngày có mặt ở tất cả các điểm trường nhưng vẫn có thể nắm được những chỉ số và vấn đề quan trọng như tình hình chuyên cần, nhiệm vụ quá hạn, sự cố an toàn, thiếu hụt nhân sự, tình trạng cơ sở vật chất hay tiến độ xử lý kiến nghị.

Khi đó, người đứng đầu không cần trực tiếp xử lý từng việc nhưng vẫn kiểm soát được mục tiêu, tiêu chuẩn, tiến độ và rủi ro. Đây là bước chuyển từ "quản lý bằng sự có mặt" sang "quản trị bằng hệ thống".

- Khi nhiều trường được hợp nhất, dữ liệu về học sinh, đội ngũ, cơ sở vật chất, tài sản, tài chính và hoạt động chuyên môn có thể nằm ở nhiều hệ thống khác nhau. Làm thế nào để hình thành dữ liệu chung mà không tạo thêm một "cơ sở dữ liệu song song"?

Tiến sĩ Lê Đức Thuận, nguyên Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo quận Ba Đình (Hà Nội).

Đây là vấn đề cần xử lý rất sớm. Hợp nhất bộ máy mà dữ liệu vẫn chia cắt thì tổ chức mới chỉ thống nhất về hành chính, chưa thống nhất về năng lực vận hành. Việc đầu tiên là phải kiểm kê dữ liệu như kiểm kê tài sản, nhà trường đang có những nhóm dữ liệu nào, nằm ở đâu, ai quản lý, dữ liệu nào là bản gốc hoặc nguồn có thẩm quyền, dữ liệu nào trùng, dữ liệu nào thiếu và dữ liệu nào cần lưu trữ theo quy định.

Sau kiểm kê phải chuẩn hóa danh mục và định danh. Một học sinh, một giáo viên, một phòng học, một thiết bị hay một tài sản không nên có nhiều mã và nhiều phiên bản khác nhau ở các bộ phận. Với từng trường dữ liệu quan trọng cần xác định rõ nguồn dữ liệu có thẩm quyền, người chịu trách nhiệm cập nhật, người kiểm tra chất lượng, người được khai thác và thời điểm phải cập nhật.

Tuy nhiên, "dữ liệu dùng chung" không có nghĩa là gom tất cả vào một kho mới rồi lại yêu cầu nhập lại từ đầu. Nhà trường cần tận dụng các cơ sở dữ liệu và hệ thống nghiệp vụ đã có của ngành, của địa phương; chỉ tổ chức thêm lớp dữ liệu phục vụ quản trị nội bộ đối với những nội dung thực sự cần thiết. Khi có điều kiện kỹ thuật và pháp lý, cần ưu tiên kết nối, đồng bộ và tái sử dụng dữ liệu thay vì sao chép thủ công.

Tôi đề nghị áp dụng 3 nguyên tắc rất thực tế: Một dữ liệu phải có một nguồn có thẩm quyền; một lần cập nhật nhưng có thể phục vụ nhiều mục đích hợp pháp; người được xem dữ liệu phải xuất phát từ chức trách và nhu cầu công việc, không phải vì "có tài khoản thì xem được tất cả".

Đặc biệt, với dữ liệu học sinh, phụ huynh, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình, thông tin định danh và các dữ liệu nhạy cảm, nhà trường phải chú trọng bảo vệ dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập và bảo đảm an toàn trong toàn bộ vòng đời dữ liệu.

Dữ liệu của nhà trường phải là tài sản của tổ chức, không phụ thuộc vào máy tính cá nhân, tài khoản riêng hay một cán bộ "không thể thay thế". Cán bộ có thể chuyển vị trí, nhưng "kho dữ liệu" của trường vẫn vận hành trơn tru khi bố trí người mới.

Sau sắp xếp, sáp nhập, quy mô trường học có thể lớn hơn, số lượng học sinh, giáo viên và điểm trường tăng lên, đặt ra yêu cầu mới đối với công tác quản trị.

- Thưa ông, trong mô hình trường có nhiều điểm trường, công nghệ số và trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ ban giám hiệu theo dõi dạy học, bán trú, an toàn trường học và chất lượng giáo dục như thế nào?

Tôi cho rằng cần chuyển từ cách tiếp cận "giám sát con người" sang "nhìn thấy hoạt động, phát hiện sớm vấn đề và hỗ trợ ra quyết định". Công nghệ không nên tạo cảm giác mọi người bị theo dõi nhiều hơn; nó phải giúp tổ chức phản ứng nhanh hơn với những việc ảnh hưởng đến học sinh và chất lượng giáo dục.

Chẳng hạn, nếu một điểm trường có số học sinh nghỉ học tăng bất thường, một sự cố an toàn chưa được xử lý, một hạng mục cơ sở vật chất quá hạn sửa chữa hay một nhiệm vụ chuyên môn chậm tiến độ, hệ thống có thể phát hiện, chuyển việc cho đúng người, theo dõi trạng thái và cảnh báo khi vượt ngưỡng hoặc quá hạn.

Một bảng điều hành tốt không cần quá nhiều biểu đồ mà cần trả lời được 3 câu hỏi: Điều gì đang xảy ra, vấn đề nằm ở đâu và ai cần hành động. Nếu một chỉ số không dẫn tới một quyết định, một hành động hoặc một trách nhiệm cụ thể thì giá trị quản trị của nó rất hạn chế.

AI có thể hỗ trợ tổng hợp khối lượng lớn văn bản, phân nhóm phản ánh, so sánh xu hướng, tra cứu quy định và tài liệu chuyên môn, phát hiện bất thường hoặc gợi ý những nội dung cần người quản lý kiểm tra. Trong dạy học, AI cũng có thể hỗ trợ giáo viên thiết kế học liệu, phân tích dữ liệu học tập và cá nhân hóa hỗ trợ.

Nhưng tôi đặc biệt nhấn mạnh nguyên tắc: AI hỗ trợ phát hiện, tổng hợp và đề xuất; con người kiểm chứng, quyết định và chịu trách nhiệm. Không nên sử dụng kết quả của hệ thống tự động hoặc AI như căn cứ duy nhất cho những quyết định có tác động đáng kể đến học sinh, giáo viên hoặc người lao động.

Đồng thời, việc sử dụng AI phải gắn với quản trị dữ liệu. Không đưa dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm hoặc tài liệu nội bộ lên công cụ không được tổ chức cho phép.

Đích đến không phải để hiệu trưởng biết nhiều hơn về từng cá nhân, mà để nhà trường phát hiện sớm hơn những vấn đề cần hỗ trợ. Công nghệ tốt là công nghệ làm ngắn khoảng cách từ lúc vấn đề xuất hiện đến lúc người có trách nhiệm hành động.

Quá trình chuyển đổi số sau sắp xếp trường học cần được đo bằng những thay đổi trong vận hành.

- Một lo ngại lớn hiện nay là chuyển đổi số khiến giáo viên phải dùng thêm nhiều phần mềm, nhiều tài khoản và nhập cùng một dữ liệu ở nhiều nơi. Theo ông, làm thế nào để chuyển đổi số thực sự giảm hồ sơ, sổ sách, báo cáo và công việc hành chính?

Đây phải là một trong những tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá chuyển đổi số trong trường học. Không nên hỏi một trường có bao nhiêu phần mềm, mà hãy hỏi giáo viên đã bớt được bao nhiêu việc, bao nhiêu lần nhập lại dữ liệu và bao nhiêu thời gian được trả lại cho chuyên môn và học sinh.

Một sai lầm dễ gặp là số hóa nguyên trạng một quy trình vốn đã rườm rà. Một biểu mẫu giấy có 20 trường thông tin được đưa nguyên lên màn hình không tự nhiên trở thành cải cách. Một báo cáo không cần thiết chuyển từ Word sang cổng trực tuyến vẫn là một báo cáo không cần thiết.

Thứ tự đúng phải là: rà soát nhiệm vụ và yêu cầu báo cáo; bỏ hoặc gộp những nội dung không còn cần thiết; đơn giản hóa quy trình; chuẩn hóa dữ liệu; sau đó mới số hóa và tự động hóa.

Mỗi công cụ số mới đưa vào nhà trường phải chứng minh được giá trị: bỏ được một việc cũ, giảm được một bước, giảm được một lần nhập liệu hoặc giúp một quyết định được đưa ra nhanh và chính xác hơn. Nếu không chứng minh được một trong những giá trị đó thì cần cân nhắc lại.

Cấp quản lý cũng cần thay đổi cách yêu cầu báo cáo. Nếu dữ liệu đã có trên hệ thống, được kiểm soát chất lượng và người có thẩm quyền có thể khai thác thì nên ưu tiên sử dụng dữ liệu hiện có, thay vì yêu cầu đơn vị lập lại một báo cáo gần giống.

Chuyển đổi số chỉ tạo ra niềm tin trong đội ngũ khi giáo viên cảm nhận được "lợi tức số": ít thao tác hơn, ít báo cáo trùng hơn, ít tìm kiếm hồ sơ hơn, phối hợp nhanh hơn và có thêm thời gian cho học sinh.

Ảnh minh họa

- Để các trường sau sáp nhập có thể vận hành theo mô hình quản trị số, đặc biệt tại vùng khó khăn, miền núi và nơi kết nối Internet còn hạn chế, địa phương nên ưu tiên đầu tư những gì?

Tôi cho rằng phải thay đổi thứ tự tư duy đầu tư. Không nên bắt đầu bằng câu hỏi "mua phần mềm gì", mà phải bắt đầu bằng câu hỏi "mô hình quản trị của trường sau sáp nhập cần vận hành như thế nào". Từ mô hình đó mới xác định hạ tầng, dữ liệu, nền tảng, kỹ năng và cơ chế hỗ trợ.

Thứ nhất là hạ tầng kết nối và thiết bị tối thiểu. Với vùng khó khăn, tiêu chí không phải thiết bị thật hiện đại mà là đủ ổn định để thực hiện các nghiệp vụ thiết yếu. Cần ưu tiên mạng đến điểm trường, thiết bị phù hợp với người dùng, phương án dự phòng khi mất kết nối và các ứng dụng theo hướng băng thông thấp, có khả năng làm việc tạm thời khi ngoại tuyến và đồng bộ khi có mạng nếu nghiệp vụ cho phép.

Thứ hai là nền tảng và kiến trúc dùng chung. Địa phương nên hạn chế tình trạng mỗi trường mua một hệ thống khác nhau để giải quyết cùng một bài toán.

Thứ ba là dữ liệu và an toàn. Phải có quy định thống nhất về danh mục dữ liệu, định danh, chất lượng, quyền truy cập, sao lưu, nhật ký, bảo vệ dữ liệu cá nhân và xử lý sự cố.

Thứ tư là năng lực số của con người. Cán bộ quản lý phải biết quản trị bằng dữ liệu, thiết kế quy trình và ra quyết định trên môi trường số; giáo viên phải sử dụng công nghệ và AI an toàn, hiệu quả nhưng vẫn giữ trách nhiệm chuyên môn.

Thứ năm là cơ chế hỗ trợ vận hành. Nhiều dự án công nghệ thất bại không phải ở lúc mua sắm mà ở giai đoạn sau đó vì không có người hỗ trợ, không có kinh phí duy trì, không cập nhật phiên bản và không đánh giá mức độ sử dụng.

Với miền núi và vùng khó khăn, nguyên tắc phải là công nghệ thích nghi với điều kiện của nhà trường, không bắt nhà trường thích nghi bằng mọi giá với công nghệ. Không thể lấy mô hình của một trường đô thị có đường truyền mạnh và đội ngũ công nghệ tốt rồi áp nguyên trạng cho một điểm trường xa.

- Vậy theo ông, đâu là thước đo cuối cùng để đánh giá chuyển đổi số sau sáp nhập trường học đã thực sự hiệu quả?

Thước đo cuối cùng không phải là số thiết bị, tài khoản hay phần mềm đã được cấp. Cần đo bằng những thay đổi trong vận hành như quyết định có nhanh hơn không; trách nhiệm có rõ hơn không; giáo viên có bớt việc không; dữ liệu có đáng tin cậy hơn không; điểm trường xa có được hỗ trợ kịp thời hơn không; và học sinh ở các địa điểm khác nhau có được tiếp cận cơ hội giáo dục công bằng hơn không.

Nếu đạt được những kết quả đó, chuyển đổi số mới thực sự trở thành động lực của sắp xếp trường học. Khi ấy, chúng ta không chỉ tổ chức lại một bộ máy cũ, mà tạo ra một phương thức quản trị mới, tinh gọn hơn, minh bạch hơn, dựa trên dữ liệu hơn, trao trách nhiệm đúng chỗ hơn và gần người học hơn.

- Xin trân trọng cảm ơn ông!

(Còn tiếp)