Tránh biến hiệu trưởng thành 'nút cổ chai' sau sáp nhập trường học

Tinh gọn bộ máy phải đi liền với quản trị bằng hệ thống và dữ liệu dùng chung

Sáp nhập làm giảm số đầu mối quản lý nhưng không làm giảm số lượng công việc. Nhiều trường sau sắp xếp có quy mô, số cơ sở, đội ngũ và dữ liệu lớn hơn. Nếu phương thức điều hành vẫn giữ nguyên - việc gì cũng dồn lên hiệu trưởng, thông tin đi qua nhiều cuộc họp, điện thoại, tin nhắn và báo cáo thủ công - người đứng đầu dễ trở thành "nút cổ chai".

Trao đổi với phóng viên, TS. Lê Đức Thuận - chuyên gia giáo dục, nguyên Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo quận Ba Đình (cũ), Hà Nội cho rằng, tổ chức lại trường học mới chỉ là bước đầu; thách thức lớn hơn là thiết kế lại cách nhà trường vận hành.

Một trường học tốt sau sáp nhập không phải là nơi hiệu trưởng biết tất cả mọi việc, mà là nơi mỗi người biết rõ mình được quyết định việc gì, chịu trách nhiệm về điều gì; còn người đứng đầu nhìn thấy toàn hệ thống nhưng không phải xử lý mọi sự vụ.

Theo ông Thuận, cần chuyển từ "quản lý bằng sự có mặt" sang "quản trị bằng hệ thống". Những vấn đề chiến lược, chất lượng, tài chính, an toàn, dữ liệu và trách nhiệm toàn trường phải được quản trị thống nhất; còn công việc thường xuyên ở từng cơ sở cần được xử lý ngay tại nơi phát sinh, đúng người và đúng thẩm quyền. Công nghệ có giá trị ở chỗ cho phép "phân tán xử lý nhưng thống nhất thông tin".

Một điểm nghẽn khác là dữ liệu. Sau sáp nhập, bộ máy có thể đã hợp nhất nhưng hồ sơ vẫn nằm trong máy tính cá nhân, tài khoản riêng, thư mục của các trường cũ hoặc nhiều phần mềm chưa liên thông. Khi đó, nhà trường mới thống nhất về hành chính chứ chưa thống nhất về năng lực vận hành.

TS. Lê Đức Thuận chia sẻ góc nhìn về bài toán quản trị và chuyển đổi số trường học sau sáp nhập. Ảnh: NVCC

TS. Lê Đức Thuận đề xuất phải "kiểm kê dữ liệu như kiểm kê tài sản": đang có dữ liệu gì, ở đâu, đâu là nguồn chính thức, ai cập nhật, dữ liệu nào trùng hoặc thiếu. Sau đó mới chuẩn hóa danh mục, quyền truy cập và trách nhiệm sử dụng.

"Dữ liệu dùng chung" không có nghĩa là dựng thêm một kho mới rồi nhập lại từ đầu. Nhà trường cần tận dụng cơ sở dữ liệu của ngành và địa phương, ưu tiên kết nối và tái sử dụng.

Ba nguyên tắc ông đề xuất là: một dữ liệu có một nguồn có thẩm quyền; một lần cập nhật có thể phục vụ nhiều mục đích; quyền khai thác phải gắn với chức trách, nhiệm vụ. Dữ liệu của nhà trường phải là tài sản của tổ chức. Cán bộ có thể chuyển vị trí, nhưng "bộ nhớ" của tổ chức không được mất theo con người.

Tối ưu quy trình làm việc và ứng dụng công nghệ thực chất

Thực tế tại nhiều cơ sở giáo dục cho thấy số lượng phần mềm tăng lên nhưng giáo viên vẫn phải làm nhiều báo cáo. Theo TS. Lê Đức Thuận, nghịch lý này xuất phát từ việc nhiều nơi mới chỉ số hóa công cụ, chưa thiết kế lại quy trình. Một biểu mẫu giấy đưa nguyên lên màn hình chưa chắc đã là cải cách. Một báo cáo không cần thiết chuyển từ Word sang cổng điện tử vẫn là một báo cáo không cần thiết.

TS. Thuận nhấn mạnh, trình tự hợp lý phải là rà soát nhiệm vụ và báo cáo; bỏ hoặc gộp nội dung không cần thiết; đơn giản hóa quy trình; chuẩn hóa dữ liệu; sau đó mới số hóa và tự động hóa. Mỗi công cụ mới phải chứng minh được giá trị thay thế: bỏ được một việc cũ, giảm một bước, giảm một lần nhập dữ liệu hoặc giúp quyết định nhanh và chính xác hơn.

Nếu giáo viên vẫn phải nhập cùng một nội dung vào nhiều hệ thống, vừa gửi bảng tính, vừa làm báo cáo giấy, vừa báo qua nhóm trao đổi thì chuyển đổi số chưa giải quyết được bài toán quản trị. Thước đo quan trọng phải là giáo viên đã bớt được bao nhiêu việc hành chính và được trả lại bao nhiêu thời gian cho chuyên môn, học sinh.

Đối với trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ này đang mở ra nhiều khả năng trong quản trị và dạy học: tổng hợp văn bản, so sánh báo cáo, tra cứu tài liệu, phát triển học liệu và xử lý tác vụ lặp lại.

Tuy nhiên, TS. Thuận cho biết, nhà trường không nên sử dụng AI theo cách "mạnh ai nấy dùng". Khi AI đi vào môi trường giáo dục, cần quản trị rõ tài khoản, dữ liệu, quyền truy cập, quy trình kiểm chứng và trách nhiệm cuối cùng.

AI hỗ trợ tổng hợp, phân tích và đề xuất; con người kiểm chứng, quyết định và chịu trách nhiệm. Nhà trường càng sử dụng AI nhiều thì càng phải chặt chẽ hơn về dữ liệu và an toàn. Dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, tài liệu nội bộ không thể tùy tiện đưa lên những công cụ chưa được tổ chức cho phép.

Theo ông, công nghệ cũng không nên biến nhà trường thành một hệ thống giám sát nặng nề. Một bảng điều hành tốt không cần hàng trăm biểu đồ; nó chỉ cần trả lời được ba câu hỏi: điều gì đang xảy ra; vấn đề nằm ở đâu; ai cần hành động.

Ở cấp địa phương, ông Thuận lưu ý tư duy đầu tư cần thay đổi. Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi "mua phần mềm gì?", cần bắt đầu từ câu hỏi "nhà trường sau sáp nhập cần vận hành như thế nào?". Từ mô hình quản trị đó mới xác định hạ tầng, dữ liệu, nền tảng và kỹ năng cần thiết.

Những chức năng phổ biến như danh tính số, lưu trữ, giao việc, cộng tác và khai thác dữ liệu nên được tổ chức theo kiến trúc dùng chung, có tiêu chuẩn và khả năng tích hợp, tránh mỗi trường đầu tư một hệ thống riêng cho cùng một bài toán.

Ông Thuận đề xuất cách tiếp cận "bắt đầu nhỏ nhưng làm thật". Có thể chọn một quy trình cụ thể như giao việc, xử lý sự cố an toàn, sửa chữa cơ sở vật chất hoặc theo dõi học sinh cần hỗ trợ. Trước hết đơn giản hóa quy trình, xác định dữ liệu, người chịu trách nhiệm và thời hạn; sau đó mới số hóa. Nếu một ứng dụng nhỏ giúp giảm một báo cáo, rút ngắn thời gian xử lý và làm rõ trách nhiệm thì mới nên nhân rộng.

Với vùng khó khăn, công nghệ phải thích nghi với điều kiện nhà trường: thiết bị vừa đủ, ứng dụng nhẹ, băng thông thấp và có phương án khi kết nối không ổn định. Không thể lấy nguyên mô hình của trường đô thị rồi áp dụng cho mọi nơi.

Theo TS. Lê Đức Thuận, chuyển đổi số sau sáp nhập chỉ thực sự thành công khi nhà trường vận hành tốt hơn. Thước đo không phải là số phần mềm, tài khoản hay thiết bị đã trang bị, mà là quyết định có nhanh hơn không; trách nhiệm có rõ hơn không; dữ liệu có đáng tin cậy hơn không; giáo viên có bớt việc hơn không; học sinh có được phục vụ tốt hơn hay không.

Sáp nhập không chỉ là cơ hội tổ chức lại bộ máy. Đây còn là thời điểm để các trường rà soát quy trình, dữ liệu, trách nhiệm và phương thức điều hành. Đích đến không phải là trường có nhiều công nghệ hơn, mà là nhà trường quản trị tốt hơn: tinh gọn hơn, minh bạch hơn, dựa trên dữ liệu hơn và gần người học hơn.