Trung tâm Lưu trữ thành phố Yên Bái đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính lĩnh vực đất đai

Chuyên viên các đơn vị phối hợp tra cứu dữ liệu tại Trung tâm.

Mặc dù Trung tâm Lưu trữ thành phố Yên Bái mới thành lập, nhưng công tác vận hành đã bước đầu hiệu quả, thông suốt nhờ có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, ban, đơn vị.

Bà Nguyễn Thị Hồng Dương, Trưởng phòng Nội vụ thành phố Yên Bái cho biết: "Là đơn vị được UBND thành phố giao nhiệm vụ quản lý, vận hành Trung tâm, Phòng đã bố trí lãnh đạo, chuyên viên quản lý trực tiếp tham gia vận hành. Đồng thời phối hợp với các phòng, ban, đơn vị chức năng thường xuyên cập nhật dữ liệu, tăng cường thực hiện cải cách hành chính, khai thác dự liệu khoa học, an toàn bước đầu đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số về quản lý dữ liệu thông tin của thành phố.

Hiện nay, Trung tâm đang xử lý dữ liệu cập nhật ban đầu tập trung ở lĩnh vực đất đai. Đây cũng là lĩnh vực đang có nhiều sự quan tâm của các cấp, các ngành, của cá nhân, tổ chức trên địa bàn. Chính vì vậy sự ra đời của Trung tâm đã đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính ngay trong lĩnh vực đất đai, rút ngắn thời gian cho đội ngũ cán bộ thực hiện nhiệm vụ cũng như tránh phiền hà cho nhân dân”. -

>> Thành phố Yên Bái khánh thành công trình Trung tâm Lưu trữ cơ sở dữ liệu đất đai

Được biết, Trung tâm đang lưu giữ 8 phông với gần 300 mét tài liệu, khối tài liệu cung cấp gần 8.000 hồ sơ phục vụ khai thác, sử dụng. Đó là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố. Trong số đó có 61,4 mét tài liệu lưu trữ về quản lý đất đai thuộc phông UBND thành phố và phông Tài nguyên - Môi trường đã được số hóa và cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, hình thành kho dữ liệu số tập trung của thành phố, góp phần rút ngắn thời gian khai thác tài liệu.

Cơ sở dữ liệu đất đai được cập nhật thường xuyên, bao gồm dữ liệu không gian đất đai, dữ liệu thuộc tính đất đai và các dữ liệu khác có liên quan đến thửa đất. Cá nhân, đơn vị cần sử dụng tài liệu tại Trung tâm phải có căn cước công dân và giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, địa phương. Cá nhân cần sử dụng tài liệu sẽ cung cấp thông tin tài liệu cần tìm kiếm như: tên công trình, dự án; tên chủ sử dụng đất bị thu hồi đất; tên vụ việc liên quan đến đơn thư… để chuyên viên phụ trách tìm kiếm trên nền tảng mạng Internet.

Bà Trần Thị Thu Hiền – công chức Phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố Yên Bái chia sẻ "Sau khi tài liệu được chỉnh lý và số hóa tại Trung tâm Lưu trữ cơ sở dữ liệu đất đai thành phố, tôi thấy hoạt động này giúp công chức chuyên môn như chúng tôi rút ngắn được thời gian tìm tài liệu, việc khai thác khoa học đáp ứng tốt hơn cho yêu cầu chuyên môn hiện nay. Tài liệu được chỉnh lý được lưu trữ đảm bảo theo quy định nên chúng tôi rất yên tâm”.

Bà Bùi Thị Liên, tổ 6, phường Yên Ninh, thành phố Yên Bái nhận xét: "Thành phố đã có cơ sở để lưu trữ dữ liệu khoa học, hiện đại, chúng tôi rất phấn khởi. Tôi cũng mong muốn thành phố đẩy mạnh tuyên truyền, khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp sử dụng dịch vụ công trực tuyến, đặc biệt là khi nhân dân, doanh nghiệp có nhu cầu khai thác tư liệu đến Trung tâm sẽ nhận được sự hướng dẫn theo quy định của cán bộ phụ trách".

Để Trung tâm Lưu trữ dữ liệu hoạt động hiệu quả đáp ứng yêu cầu đề ra, thời gian tới, thành phố Yên Bái tiếp tục đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ công nghệ thông tin và Văn phòng Đăng ký đất đai trong việc xây dựng, vận hành, chia sẻ, kết nối cơ sở dữ liệu đất đai với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu khác, góp phần quan trọng vào công cuộc cải cách hành chính, xây dựng hiệu quả mô hình chính quyền điện tử tiến đến xây dựng chính quyền số trên địa bàn.

Thủ tục khai thác tài liệu giấy theo quy trình:

Tổ chức, cá nhân đến sử dụng tài liệu tại Trung tâm phải có căn cước công dân và giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, địa phương.

Tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm sẽ được hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định

Bước 1: Tổ chức, cá nhân điền thông tin vào Phiếu đề xuất sử dụng tài liệu lưu trữ, trình lãnh đạo Phòng Nội vụ xác nhận phê duyệt và phối hợp với công chức quản lý Trung tâm Lưu trữ tra tìm tài liệu.

Bước 2 : Công chức quản lý Trung tâm Lưu trữ đăng ký vào sổ đăng ký khai thác, sử dụng tài liệu.

Bước 3 : Số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần không quá 5 hồ sơ hay còn gọi là Đơn vị bảo quản.

Tổ chức, cá nhân kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ đăng ký.

Tổ chức, cá nhân sử dụng khai thác tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ trong thời gian tối đa không quá 2 ngày làm việc.

Tổ chức, cá nhân sử dụng, khai thác xong trả tài liệu cho công chức quản lý Trung tâm Lưu trữ mới được nhận tài liệu lần tiếp theo. Trường hợp không tìm được tài liệu phải thông báo cho độc giả biết kết quả theo quy định.

Thủy Thanh