Xác nhận thời gian đóng BHXH khi doanh nghiệp mất khả năng đóng
Ngày 13/11/2025, BHXH Việt Nam đã có Công văn 2962/BHXH-QLT về việc hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng.
Ảnh minh họa
Hỏi: Tôi được biết, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam vừa có Công văn 2962/BHXH-QLT về việc hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng. Xin quý báo cho biết chi tiết?
(Trần Tuấn Anh, xã Sóc Sơn, Hà Nội)
Trả lời: Về câu hỏi của quý bạn đọc, xin trả lời như sau:
Ngày 13/11/2025, BHXH Việt Nam đã có Công văn 2962/BHXH-QLT về việc hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng. Theo đó, Công văn nêu:
1. Thực hiện nghiêm túc Công văn số 2373/BHXH-VP ngày 29/8/2022 của BHXH Việt Nam về việc chấn chỉnh và hướng dẫn một số nội dung trong công tác tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC và các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam, của BHXH TP (đã gửi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành eoffice.vss.gov.vn).
2. Viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính (TTHC) (Bộ phận một cửa) luôn có thái độ văn minh, lịch sự, đúng mực khi tiếp khách; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC; hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC đầy đủ, rõ ràng, chính xác; trường hợp hồ sơ phải yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì hướng dẫn “một lần” phải bảo đảm đầy đủ nội dung thành phần hồ sơ, đúng TTHC không để người dân và đơn vị sử dụng lao động (SDLĐ) phải đi lại nhiều lần.
3. Bộ phận một cửa thuộc Văn phòng BHXH TP, BHXH huyện niêm yết công khai, đầy đủ TTHC (mẫu biểu đính kèm nếu có) tại trụ sở đơn vị bảo đảm đầy đủ, chính xác, rõ ràng các TTHC và cập nhật kịp thời nội dung TTHC mới, thay thế, sửa đổi; không công khai các TTHC đã hết hiệu lực thi hành.
4. Đối với việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả TTHC
4.1. Đối với các trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ, giải quyết TTHC yêu cầu xuất trình CMTND/CCCD của người được ủy quyền, xuất trình hoặc nộp giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp một người được ủy quyền cho 2 người trở lên Bộ phận một cửa phải phối hợp, liên hệ với người lao động để xác minh, hướng dẫn người lao động nộp hồ sơ qua dịch vụ công hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi gần nhất để thuận tiện và không bị mất tiền làm dịch vụ trái phép cho cá nhân/tổ chức nhận ủy quyền.
4.2. Khi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp Bộ phận một cửa phải cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin của người nộp hồ sơ về CMTND/CCCD, số điện thoại, VssID, nơi thường trú của người nộp hồ sơ,... phải khớp đúng cơ sở dữ liệu BHXH đang quản lý đồng thời scan hình ảnh CMTND/CCCD thực hiện ký số và đính kèm file hình ảnh CMTND/CCCD vào phần mềm tiếp nhận và quản lý hồ sơ (TNHS) để chuyển cùng hồ sơ cho bộ phận nghiệp vụ giải quyết. Trên giấy hẹn trả kết quả TTHC phải đầy đủ chữ ký, số điện thoại cá nhân, thông tin của người nộp hồ sơ, xác minh lý do người lao động hoặc người được ủy quyền lý do, nguyên nhân không nộp hồ sơ tại nơi cư trú,… để hướng dẫn người lao động theo quy định.
4.3. Đối với hồ sơ cá nhân người lao động đã được xác nhận sổ BHXH không thuộc thẩm quyền đơn vị giải quyết thì Văn phòng, BHXH các huyện phối hợp với các đơn vị có liên quan để giải quyết hồ sơ theo đúng quy định, nghiêm cấm việc đùn đẩy công việc. Trường hợp cố tình thực hiện không đúng quy định thì cán bộ, Chánh Văn phòng, Giám đốc huyện chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH TP.
4.4. Đối với việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC: cấp lại, đổi, gộp, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT; giải quyết hưởng BHXH một lần
4.4.1. Hồ sơ tiếp nhận việc mất cấp lại sổ BHXH, gộp sổ BHXH
- Đối với hồ sơ mất cấp lại sổ BHXH hoặc gộp sổ BHXH người lao động, đơn vị sử dụng lao động kê khai đầy đủ chi tiết thông tin tham gia BHXH, BHTN trên Mẫu TK1-TS về: “quá trình đóng BHXH, BHTN, mức lương đóng, địa chỉ nơi làm việc của thời gian đã đóng BHXH, BHTN, lý do yêu cầu cấp lại tờ bìa/tờ rời sổ BHXH, cam kết tính trung thực trong việc kê khai”. Trường hợp Tờ khai TK1-TS không kê khai rõ các nội dung đề nghị cấp mất sổ BHXH thì lập Mẫu 02 (phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ - Ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH ngày 10/12/2019 của BHXH Việt Nam) hướng dẫn người lao động kê khai hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH để xác thực thông tin và trả hồ sơ theo quy định.
- Trường hợp người lao động nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ bưu chính công ích hoặc ứng dụng BHXH số - VssID của Ngành: Thông báo cho người nộp hồ sơ nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH; cán bộ trả kết quả TTHC phải xác định đúng danh tính người nhận hồ sơ, thực hiện ký, ghi rõ họ và tên trên Phiếu giao nhận hồ sơ trước mặt viên chức trả kết quả tại Bộ phận một cửa.
4.4.2. Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH một lần
- Nếu nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH: người nộp hồ sơ kê khai theo Mẫu (kể cả người được ủy quyền) và phải ký, ghi rõ họ tên trên mẫu 14-HSB.
- Người lao động nộp hồ sơ qua đơn vị dịch vụ chuyển phát hồ sơ: phải trả kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH; cán bộ trả kết quả TTHC phải xác định đúng danh tính người nhận hồ sơ, thực hiện trả kết quả và đề nghị người nhận kết quả hoặc người được ủy quyền nhận kết quả ký, ghi rõ họ tên trên phiếu giao nhận hồ sơ.
5. Nghiêm cấm viên chức, người lao động Bộ phận một cửa và Bộ phận/các phòng nghiệp vụ nhận hộ hồ sơ, nhận hộ kết quả và nhận thay tiền của người hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN. Bộ phận/các phòng nghiệp vụ chỉ giải quyết hồ sơ từ Bộ phận một cửa chuyển đến (phải có giấy tiếp nhận hồ sơ) và trả kết quả TTHC về Bộ phận một cửa để trả cho người lao động và đơn vị sử dụng lao động theo quy định...
