Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, tăng an toàn pháp lý

Đẩy mạnh khai thác và sử dụng dữ liệu điện tử

Tổng Thư ký Hiệp hội công chứng viên Việt Nam Đào Duy An cho biết, Luật Công chứng (sửa đổi) năm 2026 có 3 nội dung quan trọng. Đó là những sửa đổi về thẩm quyền quản lý nhà nước để phù hợp với mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung toàn quốc do Bộ Tư pháp quản lý và cắt giảm bớt các thủ tục công chứng bắt buộc và đơn giản hóa một số thủ tục công chứng hiện hành.

Hiện nay trên Cổng dịch vụ công quốc gia có khoảng 4.000 dịch vụ công đang được thực hiện trực tuyến. Theo ông Đào Duy An, văn bản công chứng điện tử cũng là đầu vào để thực hiện các dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Vì vậy việc thực hiện công chứng điện tử đang được các tổ chức hành nghề công chứng quan tâm đẩy mạnh, góp phần minh bạch hóa quy trình thực hiện thủ tục và giúp tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện cho người dân và doanh nghiệp.

Cùng với đó, Luật Công chứng (sửa đổi) cũng đẩy mạnh khai thác và sử dụng dữ liệu điện tử. Theo đó, khi người dân thực hiện thủ tục công chứng mà các thông tin trong thành phần hồ sơ đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố đủ điều kiện khai thác, thì người yêu cầu công chứng sẽ không phải cung cấp các giấy tờ có chứa thông tin đó nữa.

Người dân làm thủ tục công chứng tại Văn phòng công chứng Đào Duy An (Hà Nội). Ảnh: PV

Người dân có thể tự khai thác hoặc đề nghị công chứng viên khai thác dữ liệu để cung cấp cho hồ sơ. Công chứng viên có trách nhiệm tiếp nhận, khai thác và sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu khác và chỉ được yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ trong trường hợp hệ thống không khai thác được thông tin, hoặc thông tin trích xuất ra không đầy đủ, không chính xác…

Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung trên toàn quốc

Bên cạnh đó, thay vì quy định danh mục cụ thể, Luật Công chứng mới xác lập tiêu chí chung để xác định các giao dịch thuộc diện bắt buộc công chứng. Theo đó, giao dịch phải công chứng là giao dịch được luật quy định phải công chứng, bao gồm giao dịch mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, phân chia di sản, góp vốn, thế chấp có đối tượng là bất động sản giữa cá nhân với cá nhân, giữa cá nhân với tổ chức không hoạt động kinh doanh bất động sản, di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ và các giao dịch khác có tính chất quan trọng, đòi hỏi điều kiện tham gia giao dịch chặt chẽ và mức độ an toàn pháp lý cao.

Quy định này nhằm khắc phục nguy cơ chồng chéo, xung đột với các luật chuyên ngành, qua đó tạo thuận lợi, giảm chi phí tuân thủ pháp luật cho tổ chức, cá nhân và nâng cao tính minh bạch. Đồng thời, Luật mới cũng quy định rõ trách nhiệm của Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan rà soát, cập nhật và đăng tải danh mục các giao dịch phải công chứng trên Cổng thông tin điện tử.

Luật Công chứng (sửa đổi) 2026 tiếp tục quy định thẩm quyền công chứng giao dịch có đối tượng là bất động sản theo phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền về bất động sản và công chứng việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ các giao dịch này theo quy định của pháp luật.

Trong điều kiện cơ sở dữ liệu công chứng và các cơ sở dữ liệu liên quan đang trong quá trình hoàn thiện, chưa được kết nối, chia sẻ đồng bộ trên toàn quốc, việc duy trì thẩm quyền công chứng giao dịch bất động sản theo địa giới hành chính nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các tài sản có giá trị lớn.

Công chứng viên Lê Thị Thảo hướng dẫn khách hàng làm thủ tục công chứng điện tử. Ảnh: PV

Một trong những điểm mới quan trọng của Luật Công chứng (sửa đổi) 2026 là việc thiết lập cơ sở dữ liệu công chứng tập trung trên toàn quốc. Công chứng viên Lê Thị Thảo, Văn phòng công chứng Đào Duy An (Hà Nội) cho rằng: “Khi vận hành cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, chúng tôi sẽ kiểm tra được tình trạng pháp lý và các giao dịch của tài sản trên toàn quốc, vì vậy sẽ tăng an toàn pháp lý và giảm thiểu rủi ro so với trước đây, nhất là với việc mua bán động sản có thể thực hiện tại rất nhiều địa phương. Ví dụ như xe ô tô có nguồn gốc ở Hà Nội, mà thực hiện giao dịch công chứng ở thành phố Hồ Chí Minh thì công chứng viên tại thành phố Hồ Chí Minh vẫn có thể kiểm tra để xác định rõ nguồn gốc của tài sản”.

Bà Lê Thị Thảo cũng tin tưởng, việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng tập trung sẽ giúp các công chứng viên có thể thực hiện các dịch vụ công chứng không giới hạn địa giới hành chính và thuận lợi hơn cho người dân.