Bài toán dữ liệu sau sáp nhập trường học

Khó khăn đồng bộ dữ liệu học sinh sau sáp nhập

Những ngày đầu chuẩn bị năm học mới, tại các điểm trường vùng cao Cốc San, giáo viên vẫn miệt mài với công việc tưởng như đơn giản nhưng đòi hỏi nhiều thời gian: rà soát, cập nhật thông tin học sinh lên hệ thống quản lý.

Các cô giáo Trường Mầm non Cốc San ghi chép thông tin vào sổ tay rồi đem về trường chính để cập nhật lên hệ thống.

Trong điều kiện đường truyền chưa ổn định, việc nhập dữ liệu nhiều lúc không thể thực hiện trực tiếp. Giáo viên phải dò từng thông tin trên giấy, ghi chép sổ tay rồi di chuyển về điểm trường chính để nhập vào máy tính. Thông tin về trẻ em, mã định danh, nơi cư trú... vì thế có lúc bị gián đoạn trong quá trình cập nhật.

Chủ trương sáp nhập trường học nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực giáo dục. Tuy nhiên, khi nhiều trường hợp nhất thành một đầu mối, hệ thống dữ liệu học sinh cũng phải được tổ chức lại để phù hợp với quy mô mới.

Tại xã Cốc San, 3 trường tiểu học và THCS sáp nhập thành một, với gần 2.000 học sinh, quy mô tăng hơn 6 lần so với trước đây. Số lượng học sinh lớn hơn đồng nghĩa với khối lượng dữ liệu cần quản lý nhiều hơn, trong khi thông tin ban đầu được lưu trữ trên những hệ thống phần mềm khác nhau.

Sau sáp nhập, Trường Tiểu học và THCS Cốc San có gần 2.000 học sinh, tăng gấp 6 lần so với trước.

Từ thông tin cá nhân, mã định danh đến quá trình học tập, các trường dữ liệu cần được rà soát, đối chiếu trước khi đưa về sử dụng chung. Đây là công việc không thể hoàn thành trong thời gian ngắn, bởi mỗi học sinh là một hồ sơ cần bảo đảm chính xác và thống nhất.

Sử dụng phần mềm khác nhau khiến việc đồng bộ dữ liệu học sinh sau sáp nhập gặp nhiều khó khăn.

Theo thầy giáo Phạm Trọng Thiện (môn Tin học, Trường Tiểu học và THCS Cốc San), việc hai cấp học dùng phần mềm của hai nhà cung cấp khác nhau đã gây không ít vướng mắc trong đồng bộ dữ liệu. Để tránh sai sót, các thầy cô buộc phải kiểm tra, đối soát thủ công thông tin cá nhân và kết quả học tập của từng học sinh.

Nếu dữ liệu chưa được chuẩn hóa, việc quản lý học sinh ở quy mô lớn có thể phát sinh thêm các thao tác thủ công. Giáo viên phải kiểm tra, sửa đổi thông tin nhiều lần; cán bộ phụ trách công nghệ thông tin phải dành thời gian đối soát; còn nhà trường khó có thể khai thác đầy đủ lợi ích từ hệ thống quản lý dùng chung.

Cần sớm cải thiện hạ tầng viễn thông cho các trường vùng cao

Từ hơn 1.000 cơ sở giáo dục, đến nay tỉnh Lào Cai còn 470 trường. Cùng với việc sắp xếp mạng lưới trường học, ngành giáo dục đẩy mạnh chuyển đổi số, kết nối, đồng bộ trên cùng một hệ thống. Tại các trường vùng cao, hạ tầng viễn thông là điều kiện then chốt, từng bước đưa công nghệ vào quản lý dạy và học.

Hạ tầng viễn thông là điều kiện then chốt để các trường đưa công nghệ vào quản lý dạy và học.

Sau sáp nhập, Trường Tiểu học và THCS Cốc San đã đưa dữ liệu về một đầu mối quản lý. Tuy nhiên, việc thống nhất hệ thống không có nghĩa dữ liệu lập tức được đồng bộ. Từng thông tin học sinh cần được rà soát, đối chiếu để bảo đảm không bị trùng lặp, thiếu hụt hoặc sai lệch.

Với các trường có nhiều cấp học, quá trình này càng đòi hỏi sự cẩn trọng, bởi dữ liệu không chỉ liên quan đến thông tin cá nhân mà còn gắn với quá trình học tập của học sinh qua từng năm học.

Bà Nguyễn Thị Huyền - Hiệu trưởng Trường Tiểu học và THCS Cốc San cho biết, nhà trường chủ động phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ để giải quyết các vướng mắc trong quá trình chuyển đổi.

Việc thống nhất sử dụng chung một phần mềm mạng được kỳ vọng giúp nhà trường giảm bớt các khâu xử lý dữ liệu thủ công, tạo thuận lợi cho công tác quản lý và khai thác thông tin. Quan trọng hơn, khi dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu, giáo viên có nhiều thời gian hơn cho nhiệm vụ chuyên môn thay vì phải thường xuyên điều chỉnh các thông tin đã nhập.

Đây cũng là yêu cầu đặt ra đối với các trường học sau sáp nhập: Đưa các đơn vị về chung một tổ chức, đồng thời từng bước xây dựng hệ thống dữ liệu thống nhất, chính xác và có khả năng phục vụ lâu dài.

Việc nâng cấp hạ tầng viễn thông giúp các trường vùng cao dễ dàng tiếp cận chuyển đổi số giáo dục.

Để dữ liệu luôn cập nhật, đồng bộ và khai thác hiệu quả, hạ tầng viễn thông đóng vai trò quan trọng. Đặc biệt ở các điểm trường cách xa trung tâm, đường truyền mạng không ổn định có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ xử lý công việc.

Tại nhiều trường vùng cao, việc khắc phục khó khăn về hạ tầng được xác định là nhiệm vụ cần triển khai song song với quá trình chuẩn hóa dữ liệu. Khi quy mô trường học tăng lên, nhu cầu sử dụng hệ thống quản lý cũng tăng theo, đòi hỏi đường truyền phải đáp ứng tốt hơn yêu cầu kết nối giữa các điểm trường.

Có thể thấy, bài toán dữ liệu sau sáp nhập trường học không chỉ nằm ở phần mềm hay thao tác nhập liệu. Đó là sự kết hợp giữa dữ liệu chính xác, hạ tầng đủ mạnh và quy trình quản lý thống nhất.

Sáp nhập để tinh gọn bộ máy; chuyển đổi số để tối ưu hóa quản lý. Hai mục tiêu này chỉ thực sự phát huy hiệu quả tốt nhất tại khu vực vùng cao khi hạ tầng đủ mạnh, dữ liệu đủ sạch và các hệ thống có khả năng liên thông hoàn toàn.

Khi đó, dữ liệu không còn là những con số, dòng thông tin rời rạc trên nhiều phần mềm, mà trở thành nền tảng giúp nhà trường quản lý hiệu quả hơn, giảm tải áp lực hành chính cho đội ngũ giáo viên, giúp học sinh vùng cao được tiếp cận môi trường học tập hiện đại hơn.