Đẩy mạnh chuyển đổi số văn thư, lưu trữ tại Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ

Màn hình LED thay thế máy chiếu tại các lớp học của Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ.

Những kết quả bước đầu

Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với sự phát triển mạnh mẽ của trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây, dữ liệu lớn và Internet vạn vật đang làm thay đổi phương thức quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Tại Việt Nam, chuyển đổi số được xác định là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội và nâng cao năng lực quản trị.

Đối với hệ thống trường chính trị, chuyển đổi số là nhiệm vụ trọng tâm gắn với mục tiêu xây dựng trường đạt chuẩn theo quy định. Trong đó, văn thư, lưu trữ và thông tin, tư liệu được ví như “hệ thần kinh” của hoạt động quản lý, bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo, điều hành, đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học.

Thời gian qua, Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ đã tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, điều hành công việc, xây dựng cơ sở dữ liệu và từng bước số hóa tài liệu lưu trữ.

Nhà trường quan tâm đầu tư hệ thống mạng nội bộ, đường truyền Internet tốc độ cao, máy tính phục vụ công tác chuyên môn; triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, chữ ký số, hộp thư điện tử công vụ.

Trong đào tạo, bồi dưỡng, nhà trường xây dựng, thí điểm mô hình lớp học số, lớp học kết hợp; trang bị màn hình LED thay thế máy chiếu tại các lớp học; ứng dụng công nghệ trong điểm danh và đánh giá kết quả học tập. Các phần mềm quản lý đào tạo, quản lý học viên được đưa vào sử dụng; hồ sơ liên quan đến quá trình học tập, rèn luyện của học viên từng bước được số hóa.

Đối với hoạt động chuyên môn, giảng dạy, nhà trường chú trọng xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa học liệu điện tử; số hóa bài giảng, ngân hàng câu hỏi; khuyến khích giảng viên sử dụng nền tảng số và các công cụ hỗ trợ giảng dạy trực tuyến.

Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ tham gia tập huấn, bồi dưỡng phương pháp, kỹ năng giảng dạy theo mô hình giảng viên - học viên đồng kiến tạo tri thức, giá trị mới.

Trong công tác hành chính, tổng hợp, việc tiếp nhận, đăng ký, xử lý và phát hành văn bản được thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản. Chữ ký số, mã QR được ứng dụng trong phát hành, tra cứu tài liệu. Văn bản giữa nhà trường với các cơ quan trong và ngoài tỉnh cơ bản được trao đổi qua hệ thống điện tử, góp phần giảm văn bản giấy và rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Hồ sơ điện tử đang từng bước thay thế hồ sơ giấy truyền thống. Nhà trường cũng phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ cài đặt tường lửa trên thiết bị phần cứng nhằm tăng khả năng ngăn chặn truy cập trái phép từ bên ngoài vào hệ thống mạng.

Công tác số hóa tài liệu lưu trữ bước đầu đạt một số kết quả. Nhà trường tiến hành chỉnh lý tài liệu, lập danh mục hồ sơ và quét những tài liệu có giá trị lâu dài. Một số tài liệu về lịch sử nhà trường, đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, giáo trình và tài liệu giảng dạy đã được lưu trữ dưới dạng số.

Đặc biệt, các minh chứng trong hồ sơ xây dựng Trường Chính trị chuẩn được số hóa, sắp xếp khoa học. Việc này tạo thuận lợi cho quá trình tra cứu, khai thác, đồng thời giảm tần suất sử dụng tài liệu gốc, góp phần bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ.

Thư viện nhà trường từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu sách, giáo trình và tài liệu nghiên cứu khoa học điện tử. Nhiều tài liệu được chia sẻ qua mạng nội bộ hoặc cổng thông tin điện tử, phục vụ nhu cầu tra cứu của cán bộ, giảng viên và học viên.

Sau khi hợp nhất các trường chính trị của 3 tỉnh Phú Thọ, Hòa Bình và Vĩnh Phúc trước đây, Đảng ủy, Ban Giám hiệu Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ tiếp tục chỉ đạo triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị cùng các chương trình, kế hoạch về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.

Nhà trường phối hợp với Ban Chủ nhiệm Đề án 587, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh tổ chức bồi dưỡng kiến thức về đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số cho hơn 30 cán bộ, giảng viên; phối hợp với Viettel Phú Thọ tổ chức tọa đàm “Chuyển đổi số quản trị tổng thể tại Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ”. Toàn thể cán bộ, giảng viên tham gia lớp “Bình dân học vụ số”.

Tổ tham mưu chuyển đổi số và công nghệ thông tin được thành lập, do một lãnh đạo trường làm tổ trưởng, tổ phó có trình độ cử nhân tin học; các thành viên là cán bộ, giảng viên, viên chức có kiến thức về công nghệ thông tin. Qua đó, nhận thức và kỹ năng sử dụng chữ ký số, họp trực tuyến, hồ sơ điện tử, tài liệu số từng bước được nâng lên.

Hội nghị Hội đồng khoa học tháng 2 năm 2026 do Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ tổ chức.

Tuy nhiên, hạ tầng công nghệ thông tin của nhà trường chưa đồng bộ. Một số thiết bị đã xuống cấp, cấu hình thấp; việc đầu tư phòng học thông minh, hạ tầng phục vụ dạy học trực tuyến còn hạn chế. Đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin còn mỏng; các phần mềm, nền tảng số mới được ứng dụng ở mức cơ bản. Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo và công nghệ mới vào giảng dạy, quản lý, nghiên cứu khoa học mới ở giai đoạn đầu…

Đồng bộ giải pháp, xây dựng kho dữ liệu số

Để chuyển đổi số đi vào chiều sâu, trước hết cần tiếp tục nâng cao nhận thức, kỹ năng số cho cán bộ, giảng viên, viên chức. Công tác tuyên truyền, phổ biến chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước về chuyển đổi số phải được thực hiện thường xuyên, gắn với nhiệm vụ của từng đơn vị và vị trí việc làm.

Nhà trường cần tổ chức tập huấn về quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, số hóa tài liệu, khai thác cơ sở dữ liệu và bảo đảm an toàn thông tin, nhất là đối với đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ và thông tin, tư liệu.

Đảng ủy, Ban Giám hiệu và người đứng đầu các phòng, khoa cần tăng cường kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện. Chuyển đổi số cần trở thành một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng năm của tập thể, cá nhân. Mỗi cán bộ, viên chức phải chủ động tự học, cập nhật kỹ năng và ứng dụng phù hợp các nền tảng số, công cụ trí tuệ nhân tạo vào công việc chuyên môn.

Cùng với đó, nhà trường cần hoàn thiện quy chế quản lý, vận hành và khai thác hệ thống văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, cơ sở dữ liệu, kho lưu trữ số. Quy trình số hóa tài liệu, ký số, quản lý tài khoản, phân quyền truy cập, bảo mật và lưu trữ dữ liệu lâu dài phải được quy định thống nhất, phù hợp với pháp luật và yêu cầu thực tế.

Hội thi Giảng viên dạy giỏi cấp trường năm 2026.

Đầu tư hạ tầng số là điều kiện tiên quyết. Nhà trường cần tiếp tục nâng cấp mạng nội bộ, đường truyền Internet và mạng không dây; đầu tư máy chủ hoặc sử dụng điện toán đám mây để xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung. Máy quét tốc độ cao, máy tính, thiết bị lưu trữ dung lượng lớn và phần mềm quản lý tài liệu số cũng cần được bổ sung nhằm đẩy nhanh tiến độ số hóa.

Trong đề xuất nhiệm vụ khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số năm 2027 gửi Sở Khoa học và Công nghệ, nhà trường xác định 2 nhiệm vụ, đó là xây dựng hệ thống quản trị số tổng thể phục vụ công tác quản lý; đầu tư nâng cấp, hiện đại hóa trang thiết bị công nghệ thông tin trong toàn trường, gồm mạng LAN, máy tính, máy in, máy quét và bảng LED tại các phòng học.

Một nhiệm vụ quan trọng khác là rà soát, phân loại và chuẩn hóa nguồn tài liệu hiện có, gồm văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc, hồ sơ cán bộ, hồ sơ đào tạo, giáo trình, bài giảng, đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu tham khảo, hình ảnh và video.

Cơ sở dữ liệu cần được xây dựng tập trung, thống nhất về cấu trúc, định dạng tệp, mã hóa và siêu dữ liệu, bảo đảm khả năng tìm kiếm, khai thác và chia sẻ thông tin. Việc tích hợp hệ thống quản lý văn bản với phần mềm quản lý đào tạo, thư viện số và kho lưu trữ điện tử sẽ góp phần hình thành hệ sinh thái dữ liệu đồng bộ.

Trước mắt, cần ưu tiên số hóa những tài liệu có tần suất sử dụng cao hoặc giá trị lâu dài như văn bản chỉ đạo, điều hành; hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng; hồ sơ cán bộ, viên chức; giáo trình, bài giảng; đề tài nghiên cứu khoa học; kỷ yếu hội thảo và tài liệu lịch sử.

Các công nghệ như nhận dạng ký tự quang học, trí tuệ nhân tạo và điện toán đám mây có thể được ứng dụng để nhận dạng văn bản, phân loại hồ sơ, trích xuất thông tin và hỗ trợ tìm kiếm. Tuy nhiên, số hóa phải gắn với bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Hệ thống cần được trang bị tường lửa, phần mềm phòng, chống mã độc, mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và phân quyền truy cập phù hợp. Dữ liệu phải được sao lưu định kỳ, lưu giữ tại các vị trí an toàn và có phương án phục hồi khi xảy ra sự cố.

Về lâu dài, Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ cần hướng tới mô hình “Kho lưu trữ số thông minh”, tích hợp văn bản, hồ sơ lưu trữ, giáo trình, bài giảng, đề tài khoa học, kỷ yếu, hình ảnh, video và các nguồn tư liệu chuyên ngành. Mỗi tài liệu sau khi số hóa được gắn siêu dữ liệu, phân loại theo tiêu chuẩn thống nhất và liên kết với hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.