Doanh nghiệp tặng quà hiện vật, người nhận có chịu thuế từ quà tặng?

Ngày nay, có thể dễ dàng thấy nhiều doanh nghiệp lựa chọn chính sách quà tặng hiện vật để gia tăng phúc lợi, khích lệ tinh thần làm việc cho nhân viên và cộng tác viên. Từ những giỏ quà Tết, voucher du lịch đến cổ phiếu thưởng, những hình thức ghi nhận này giúp gia tăng sự gắn kết và động lực làm việc. Tuy nhiên, nếu không được phân loại đúng bản chất pháp lý, quà tặng cũng có thể tạo ra nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), đặc biệt là thuế từ quà tặng.

Với bộ phận nhân sự và tài chính - kế toán, đây không còn là câu chuyện nhỏ, bởi chỉ một cách hiểu sai cũng có thể kéo theo rủi ro truy thu và xử phạt.

Nhiều doanh nghiệp dùng quà tặng hiện vật như một hình thức phúc lợi để tạo động lực và gắn kết, nhưng nếu không phân loại đúng bản chất, các khoản này vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN. Ảnh: Hoàng Anh

Ranh giới pháp lý của thu nhập và thuế từ quà tặng

Không phải cứ doanh nghiệp tặng quà là người nhận phải nộp thuế. Pháp luật thuế hiện hành chỉ coi một số loại quà tặng nhất định là thu nhập chịu thuế TNCN. Nhóm này chủ yếu là các tài sản có giá trị lớn và phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, chẳng hạn như cổ phiếu, phần vốn góp, nhà đất, ô tô, xe máy, tàu thuyền và các tài sản tương tự. Khi cá nhân được tặng những tài sản dạng này, khoản nhận được có thể bị xem là thu nhập từ quà tặng và là căn cứ tính thuế từ quà tặng.

Cách tính thuế đối với thu nhập từ quà tặng cũng tương đối đơn giản. Thuế chỉ tính trên phần giá trị tài sản vượt quá 10 triệu đồng mỗi lần nhận, với thuế suất 10%. Có thể hình dung, nếu một cá nhân được tặng tài sản trị giá 60 triệu đồng thuộc diện chịu thuế, thì 10 triệu đồng đầu tiên không bị tính thuế, phần còn lại 50 triệu đồng là căn cứ tính thuế, và số thuế phải nộp là 5 triệu đồng theo cơ chế thuế từ quà tặng. Mốc 10 triệu đồng vì vậy là ngưỡng quan trọng để doanh nghiệp và người nhận quà ước lượng nghĩa vụ thuế phát sinh.

Khi quà tặng thực chất là tiền lương tiền công

Trong môi trường doanh nghiệp, không ít trường hợp quà tặng chỉ khác “vỏ bọc” so với tiền thưởng, còn bản chất vẫn là khoản trả cho công sức làm việc. Ví dụ, thay vì thưởng tiền mặt, doanh nghiệp tặng sản phẩm có giá trị cao, phiếu mua hàng, chuyến du lịch cá nhân hoặc tài sản khác gắn với thành tích của từng người. Khi khoản lợi ích này có thể quy đổi thành giá trị cụ thể và gắn trực tiếp với từng cá nhân, cơ quan thuế có thể xem đây là thu nhập từ tiền lương, tiền công, thay vì áp dụng cơ chế thuế từ quà tặng.

Khi đã mang bản chất tiền lương, tiền công, giá trị quà tặng sẽ được cộng vào tổng thu nhập chịu thuế của người lao động trong kỳ tính thuế. Khoản này vì vậy không chịu mức thuế cố định như thu nhập từ quà tặng tài sản, mà tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Nếu thu nhập tăng lên, người lao động có thể bị đẩy sang bậc thuế cao hơn, với mức thuế suất dao động từ 5% đến 35%.

Không phải mọi khoản chi dưới dạng quà tặng đều bị xem là thu nhập của từng cá nhân. Ảnh: Hoàng Anh

Dù vậy, không phải mọi khoản chi dưới dạng quà tặng đều bị xem là thu nhập của từng cá nhân. Nếu doanh nghiệp tổ chức hoạt động mang tính phúc lợi chung cho tập thể, như chuyến nghỉ mát cho toàn bộ nhân viên, quà tặng đồng loạt trong các dịp lễ, hoặc chương trình chăm sóc đời sống không xác định cụ thể ai hưởng bao nhiêu, thì khoản chi này có thể không tính vào thu nhập chịu thuế của từng người. Điều quan trọng là hồ sơ, chứng từ phải thể hiện rõ đây là khoản chi chung, không phải phần thưởng riêng cho từng cá nhân.

Khác biệt giữa nhân viên chính thức và cộng tác viên

Cách tính thuế đối với quà tặng hoặc các khoản lợi ích khác còn phụ thuộc vào mối quan hệ lao động giữa cá nhân và doanh nghiệp. Với những người không ký hợp đồng lao động hoặc chỉ làm việc theo hợp đồng ngắn hạn, mỗi lần nhận tiền công, thù lao hay khoản chi có giá trị từ mức nhất định trở lên, đơn vị chi trả thường phải khấu trừ một tỷ lệ thuế cố định trước khi thanh toán. Cách làm này phổ biến với cộng tác viên, chuyên gia làm việc theo dự án hoặc lao động thời vụ, nhằm đơn giản hóa việc thu thuế ngay tại nguồn.

Trong khi đó, nhân viên ký hợp đồng dài hạn lại được tính thuế theo cơ chế khác. Thu nhập của họ, bao gồm cả các khoản quà tặng mang tính chất thu nhập, sẽ được cộng dồn để tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần sau khi trừ các khoản giảm trừ gia cảnh. Vì vậy, cùng một giá trị quà tặng nhưng số thuế thực tế phải nộp giữa hai nhóm đối tượng có thể chênh lệch đáng kể, tùy vào tổng thu nhập và hoàn cảnh của từng người.

Các tình huống doanh nghiệp thường gặp khi tặng quà cho người lao động

Trong thực tế, có thể dễ thấy một số tình huống thường gặp khi doanh nghiệp tặng quà cho người lao động và cộng tác viên. Thứ nhất, nếu cá nhân nhận quà bằng hiện vật thuộc nhóm tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc có tính chất như một loại tài sản theo quy định, người nhận có thể phát sinh thuế từ quà tặng.

Thứ hai, nếu quà tặng chỉ là hàng hóa, vật phẩm thông thường, không thuộc nhóm tài sản được xác định là thu nhập từ quà tặng theo pháp luật thuế, thì giá trị quà tặng đó có thể không bị tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Nếu quà tặng thực chất là khoản thưởng cho công sức lao động thì có thể bị tính vào thu nhập tiền lương để chịu thuế, trong khi khoản chi phúc lợi chung cho tập thể, không xác định cụ thể từng cá nhân hưởng lợi, thì có thể không tính vào thu nhập chịu thuế. Ảnh: Hoàng Anh

Thứ ba, trong trường hợp món quà thực chất mang tính chất thưởng hoặc chi trả cho công sức lao động, giá trị quà có thể bị coi là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Khi đó, với người lao động ký hợp đồng dài hạn, khoản này sẽ được cộng vào thu nhập chịu thuế để tính theo biểu thuế lũy tiến. Ngược lại, nếu khoản chi mang tính phúc lợi chung cho tập thể, không xác định cụ thể từng cá nhân hưởng lợi, thì có thể không tính vào thu nhập chịu thuế. Với cộng tác viên hoặc cá nhân làm việc ngắn hạn, tổ chức chi trả thường phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nhất định trước khi thanh toán.

Thứ tư, dù quà tặng có phát sinh thuế TNCN hay không, doanh nghiệp vẫn phải lưu ý nghĩa vụ về hóa đơn, chứng từ khi xuất hàng hóa, hiện vật để tặng, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định về quản lý thuế và kế toán.

Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi thiết kế chính sách quà tặng

Quà tặng cho người lao động không chỉ là câu chuyện phúc lợi mà còn gắn trực tiếp với chi phí và tuân thủ thuế. Nếu một khoản tặng có thể bị xác định là tài sản thuộc diện chịu thuế quà tặng hoặc mang bản chất tiền lương, doanh nghiệp và người nhận đều có thể phát sinh nghĩa vụ thuế cao hơn dự kiến.

Ngược lại, với hàng hóa tiêu dùng thông thường hoặc hoạt động phúc lợi tập thể được tổ chức đúng cách, khoản chi có thể không làm phát sinh thuế TNCN cho từng người.

Sự khác biệt này cho thấy cách thiết kế chính sách quà tặng cần được cân nhắc song song giữa mục tiêu nhân sự và yêu cầu tuân thủ pháp luật. Việc nhận diện đúng bản chất từng khoản chi, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ và lựa chọn hình thức phúc lợi phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và chủ động hơn trong kiểm soát chi phí liên quan đến thuế.

Nhật Linh