Trường học ứng dụng chuyển đổi số giảm gánh nặng hồ sơ sổ sách

eDoc hiện được triển khai tại hơn 10.000 trường học ở 29/34 tỉnh, thành phố, phục vụ hơn 600.000 người dùng gồm cán bộ, giáo viên, nhân viên.

Ứng dụng công nghệ giảm bớt gánh nặng

Sau sáp nhập, Trường Mầm non Thủy Đường và Trường Mầm non Thủy Sơn (Hải Phòng) thành Trường Mầm non Thủy Đường. Bởi vậy, khối lượng hồ sơ, sổ sách của hai trường cần phải xử lý rất lớn. Nếu làm theo cách truyền thống, toàn bộ hồ sơ, vốn được lưu trữ suốt nhiều năm phải được tập kết, phân loại, sắp xếp và lưu trữ lại tốn khá nhiều thời gian. Nhằm tiết kiệm thời gian, công sức Trường Mầm non Thủy Đường đã sử dụng phần mềm eDoc (của Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel - Viettel Solutions).

Bà Bùi Thị Thành, Hiệu trưởng Trường Mầm non Thủy Đường cho biết: “Nếu làm theo cách truyền thống, chúng tôi sẽ tập kết toàn bộ sổ sách của hai trường về một chỗ rồi phân loại và tổng hợp như vậy mất rất nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn và sai sót.

Hiện nay, khi sử dụng phần mềm để quản lý hồ sơ thì một người trong thời gian ngắn có thể xử lý được khối lượng công việc bằng ba bốn người cộng lại, tiết kiệm rất nhiều thời gian”.

Bà Bùi Thị Thành, Hiệu trưởng Trường Mầm non Thủy Đường, Hải Phòng khẳng định eDoc đã mang lại rất nhiều thay đổi cho hoạt động của nhà trường và công việc của các cô giáo.

Theo cô Thành, giáo viên mầm non thường phải làm việc khoảng 10 tiếng mỗi ngày với học sinh. Vì vậy, việc phải tiếp tục làm hồ sơ, sổ sách là một áp lực không nhỏ vì vậy khi có công cụ hỗ trợ sẽ tạo tâm lý thoải mái không bị áp lực do nhiều sổ sách hành chính phải xử lý, có thêm thời gian để nghiên cứu bài vở giảng dạy hơn.

Từ kinh nghiệm thực tế, cô Thành chia sẻ thêm, khi sử dụng eDoc giúp giảm tải áp lực hồ sơ, để giáo viên có thể tập trung hơn vào công việc chuyên môn và có thêm thời gian dành cho gia đình. Không chỉ vậy, bản thân những người quản lý như chúng tôi cũng tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc quản lý nội dung chuyên môn, sổ sách.

Theo dõi và kiểm soát cũng trở nên khoa học hơn

Bên cạnh đó, quản lý hồ sơ bằng số hoá, giúp giáo viên và nhà trường thực hiện, theo dõi và lưu trữ trên môi trường điện tử. Không chỉ vậy, quản lý hồ sơ bằng phần mềm sẽ giúp cho các nhà trường đồng bộ dữ liệu, thời gian lưu trữ được nhiều năm học. Bên cạnh đó, khi cần tìm kiếm hồ sơ trên hệ thống sẽ dễ dàng hơn là sổ sách truyền thống trước đây.

Cô Thành dẫn chứng, khi chuẩn bị hồ sơ cho năm học mới, giáo viên không còn phải tự nhớ hoặc tìm lại xem mình cần chuẩn bị những loại hồ sơ nào. Với nhà trường, hồ sơ được quản lý tập trung, việc theo dõi và kiểm soát cũng trở nên khoa học và dễ dàng hơn rất nhiều.

Ảnh chụp màn hình giao diện ứng dụng eDoc.

Quản lý hồ sơ bằng số hoá giúp tiết kiệm những khoản chi phí mà trước đây phải dùng cho in ấn, giấy mực và văn phòng phẩm; Dữ liệu được lưu trữ trên “đám mây” nên nhà trường không cần bận tâm về việc lưu trữ, bảo quản; còn các thầy, cô giáo có thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị thay vì lục lọi, tìm kiếm trong chồng giấy tờ, sổ sách.

Chính sự tiện lợi trong việc tra cứu hồ sơ lại mang đến một lợi ích khác, đó là tính minh bạch. Hệ thống ghi nhận lịch sử tạo, chỉnh sửa, ký duyệt, nhận xét, kiểm tra giúp giáo viên, nhà trường và các cấp quản lý có thể theo dõi, kiểm tra.