Khi nền tảng đặt đồ ăn 'gỡ khó' chuyện hóa đơn cho hộ kinh doanh

Khi các đơn hàng từ khách doanh nghiệp ngày càng xuất hiện nhiều hơn trên các nền tảng đặt đồ ăn, việc cung cấp hóa đơn cũng trở thành nhu cầu mà nhiều chủ quán cần đáp ứng. Một đơn hàng vài chục suất ăn có thể mang lại doanh thu đáng kể, nhưng phía sau đó phát sinh thêm các thao tác liên quan đến hóa đơn mà không phải chủ quán nào cũng quen thuộc.

Khi đơn hàng lớn kéo theo “bài toán” hoá đơn

Hơn 2 năm trước, từ món bánh đa cua gắn với quê hương Hải Phòng của gia đình chồng, chị Nguyễn Thị Như Thanh cùng người thân bắt đầu gây dựng quán Bánh đa cua Hải Phòng Đăng Phong tại TP.HCM. Từ một quán nhỏ, đến nay quán nhận trung bình gần 100 đơn GrabFood mỗi ngày. Trong đó, một đơn từ khách hàng doanh nghiệp có thể lên tới 12-13 phần ăn, thậm chí 17-18 phần.

Những đơn hàng lớn là tín hiệu vui, nhưng cũng kéo theo một yêu cầu mà trước đây chị Thanh ít khi phải xử lý: xuất hoá đơn. Chị nhớ lại mình từng khá lúng túng khi lần đầu khách hỏi lấy hóa đơn, bởi khi đó quán chưa đăng ký chữ ký số và chị cũng chưa quen với quy trình thực hiện.

Sau này, khi việc lập hóa đơn trở thành một phần cần xử lý, chị từng phải dành thời gian buổi tối để rà soát và lập từng hóa đơn sau một ngày bán hàng, thậm chí có thời điểm phải thuê dịch vụ bên ngoài hỗ trợ. “Ban ngày đã bận rộn với việc bán hàng rồi mà đêm về còn phải xem giấy tờ, lập hoá đơn nữa thì mệt lắm”, chị Thanh bộc bạch.

Việc lập hoá đơn khi khách đặt đơn qua các ứng dụng giao đồ ăn là “bài toán khó” của nhiều chủ quán.

Với anh Trương Hoài Bảo, chủ quán Bánh cuốn thịt nướng Bé Ù, việc lập hóa đơn cho các đơn hàng qua GrabFood cũng trở thành một “bài toán” khi đây là kênh bán hàng chủ lực, đóng góp hơn 60% tổng doanh thu của quán. Bản thân anh cũng thừa nhận chưa thực sự quen thuộc với các quy trình, thao tác liên quan đến hóa đơn và cũng không tự tin nếu phải xử lý toàn bộ phần việc này. “Vì chưa thể cung cấp hóa đơn, có những khách hàng doanh nghiệp quán chưa phục vụ được, dù họ thường đặt đơn với số lượng lớn”, anh chia sẻ.

Với cả hai chủ quán, những đơn hàng lớn không chỉ mang đến cơ hội tăng doanh thu mà còn cho thấy rõ hơn nhu cầu lấy hóa đơn của khách hàng. Từ nhu cầu thực tế này, Grab ra mắt dịch vụ Ủy nhiệm lập hóa đơn nhằm giúp đối tác đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn và giảm bớt nguồn lực dành cho các thao tác liên quan.

Bớt một phần việc, thêm thời gian lo chuyện kinh doanh

Với sự hỗ trợ của Chi cục Thuế Thương mại điện tử, Cục Thuế, Grab đã chính thức triển khai dịch vụ Uỷ nhiệm lập hoá đơn, đánh dấu Grab trở thành một trong số những nền tảng thương mại điện tử tiên phong nghiên cứu và triển khai giải pháp này cho người bán trên nền tảng. Dịch vụ cho phép đối tác thương nhân ủy nhiệm cho Grab lập hóa đơn đối với các đơn hàng GrabFood đủ điều kiện. Qua đó, đối tác có thể giảm bớt các thao tác và nguồn lực dành cho việc lập hóa đơn, đồng thời thuận tiện hơn khi đáp ứng nhu cầu lấy hóa đơn của khách hàng.

Chị Thanh kể, chị biết đến dịch vụ này khi đang kiểm tra các chương trình dành cho đối tác nhà hàng trên ứng dụng GrabMerchant. Đúng lúc quán vừa phát sinh nhu cầu lập hoá đơn cho khách, chị đăng ký ngay. Theo chị, quá trình đăng ký khá nhanh, chủ yếu là điền thông tin theo biểu mẫu có sẵn.

Sau hơn một tháng sử dụng, chị Thanh nhận thấy quy trình phía sau trở nên gọn hơn mà không ảnh hưởng đến việc bán hàng của quán. “Bình thường, nếu tôi tự lập hoá đơn thì phải tốn thời gian, lọ mọ đêm hôm để kiểm tra thông tin. Còn bây giờ có Grab hỗ trợ lập hóa đơn rồi thì mình chỉ tập trung vào việc bán hàng thôi”, chị nói.

Anh Bảo cũng nhận thấy lợi ích rõ nhất là quán bớt được một phần việc. “Trước mắt, tiện nhất là tôi có thể xuất được hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp. Thứ hai, thay vì phải lo kê khai, giấy tờ hằng ngày thì giờ ủy nhiệm cho Grab làm, tôi chỉ việc lo vận hành thôi. Bên Grab có đội ngũ chuyên trách thực hiện thì sẽ chính xác hơn việc quán tự làm nhiều”, anh hào hứng.

Việc có thể cung cấp hóa đơn giúp quán của anh Bảo thuận tiện hơn khi phục vụ khách hàng doanh nghiệp.

Sau thời gian sử dụng dịch vụ Ủy nhiệm lập hóa đơn, anh Bảo cho biết lượng đơn đặt theo nhóm có xu hướng tăng rõ rệt, đặc biệt từ nhóm khách hàng doanh nghiệp. Anh cũng nhận định rằng nhóm này ưu tiên lựa chọn quán có cung cấp hóa đơn để họ quyết toán chi phí với công ty. Giá trị của một đơn hàng nhóm thường cao cấp 4-5 lần giá trị một đơn thông thường, đóng góp tích cực vào doanh thu của quán.

Khi bớt được một phần việc phía sau, các chủ quán cũng có thêm thời gian để tập trung cho việc kinh doanh. Với chị Thanh, khoảng thời gian đó được dành để chăm chút hơn cho từng đơn hàng và chuẩn bị cho kế hoạch mở thêm một cửa hàng mới. Anh Bảo cũng đang tính đến việc mở thêm cơ sở mới và cho rằng càng mở rộng, càng cần đơn giản hóa những quy trình mà một người khó có thể tự mình đảm nhiệm hết.

Với chị Thanh, anh Bảo hay nhiều hộ kinh doanh khác, khi việc lập hóa đơn trở nên thuận tiện hơn, họ có thêm thời gian và nguồn lực để tập trung vào việc vận hành quán. Đó cũng là điều kiện để các hộ kinh doanh tự tin phục vụ nhiều nhóm khách hàng hơn và nắm bắt thêm những cơ hội tăng trưởng mới.