Phòng Chính trị (Bộ Tham mưu Quân khu 3): Xuyên đêm số hóa hồ sơ

Đêm đã về khuya, ánh đèn trong phòng làm việc của Phòng Chính trị vẫn sáng. Trên bàn, những chồng hồ sơ được xếp ngay ngắn, nhiều tập đã sờn gáy, mép giấy ngả màu theo năm tháng.

Những buổi làm việc kéo dài đến đêm như vậy là cách cán bộ, nhân viên Phòng Chính trị đẩy nhanh tiến độ nhiệm vụ. Ban ngày, mọi người vẫn phải bảo đảm công việc chuyên môn thường xuyên; trong khi đó, khối lượng hồ sơ cần số hóa lớn, nhân lực trực tiếp thực hiện có hạn, trang thiết bị có thời điểm chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Để hoàn thành nhiệm vụ đúng kế hoạch, bộ phận số hóa hồ sơ cán bộ và hồ sơ đảng viên phải chia ca làm việc, phân công công việc hợp lý, tận dụng hiệu quả từng thiết bị và bố trí thời gian làm việc linh hoạt. Ban ngày số hóa hồ sơ đảng viên, buổi tối dành để số hóa hồ sơ cán bộ.

 Chỉ huy Phòng Chính trị (Bộ Tham mưu Quân khu 3) kiểm tra tiến độ số hóa hồ sơ.

Trực tiếp tham gia số hóa hồ sơ, Thiếu tá QNCN Mai Nguyễn Quốc Công, Nhân viên hồ sơ, Phòng Chính trị cùng đồng đội hiểu rõ áp lực tiến độ cũng như yêu cầu cẩn trọng của công việc. “Nhiều hồ sơ đã được lưu giữ, bổ sung qua nhiều năm; chất liệu giấy không đồng nhất, có trang đã cũ, mỏng, phai màu hoặc dễ rách. Trước khi quét, từng tập tài liệu phải được kiểm tra, sắp xếp đúng trình tự; sau khi quét, hình ảnh tiếp tục được rà soát để bảo đảm đầy đủ, rõ nét, không thiếu trang”, đồng chí Công chia sẻ.

Với những tài liệu cũ, chỉ một thao tác thiếu cẩn trọng cũng có thể làm hư hỏng giấy tờ hoặc ảnh hưởng đến chất lượng bản số hóa. Bởi vậy, dù cần đẩy nhanh tốc độ, cán bộ, nhân viên vẫn phải tuân thủ quy trình, kiểm tra kỹ từng công đoạn. Sự khẩn trương không đồng nghĩa với làm vội; muốn tiến độ được rút ngắn, mỗi khâu phải phối hợp nhịp nhàng và hạn chế tối đa những sai sót phải xử lý lại.

Không chỉ chú trọng khâu cập nhật dữ liệu vào hệ thống điện tử, Phòng Chính trị tập trung hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Tham mưu Quân khu 3 thực hiện chính xác, chặt chẽ ngay từ bước hoàn thiện thông tin trên bản giấy và chỉnh lý, sắp xếp, kiểm đếm tài liệu.

Thượng tá Nguyễn Thanh Tuyên, thành viên Tổ số hóa hồ sơ cho biết: “Chúng tôi hướng dẫn các đồng chí cán bộ phụ trách công tác số hóa hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị tổ chức cho cán bộ, nhân viên bố trí thời gian hoàn thiện bản giấy theo đúng thời gian quy định, nhất là trong điều kiện nhiều đồng chí thường xuyên phải đi công tác xa. Đồng thời, chúng tôi cũng đề nghị các cơ quan, đơn vị phải kiểm đếm, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ gốc cán bộ theo đúng trình tự, bổ sung đúng, đủ thông tin trước khi nộp về Phòng Chính trị”.

Nhân viên Phòng Chính trị (Bộ Tham mưu Quân khu 3) thực hiện quy trình số hóa hồ sơ. 

Trong quá trình thực hiện, yêu cầu bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu. Hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên chứa đựng nhiều thông tin quan trọng, liên quan đến công tác quản lý của tổ chức. Vì vậy, việc tiếp nhận, xử lý, kiểm tra và lưu trữ dữ liệu phải tuân thủ nghiêm các quy định, đúng phạm vi nhiệm vụ được giao. Thượng tá Đỗ Văn Thoại, Trợ lý, Phòng Chính trị chia sẻ: “Đối với công tác số hóa hồ sơ, chúng tôi quán triệt chỉ thực hiện trên các thiết bị đã được kiểm tra, kiểm định và cơ quan quyết định sử dụng để phục vụ số hóa, tuyệt đối không tận dụng các thiết bị ngoài luồng hoặc có kết nối không an toàn, bảo mật kém”.

Với tinh thần làm việc khẩn trương, khoa học, đến nay, Phòng Chính trị đã báo cáo thẩm định và phê duyệt 100% hồ sơ điện tử; sắp xếp, chỉnh lý 100% hồ sơ cấp úy; PDF 100% mẫu lý lịch 2C, T63; số hóa trên 50% hồ sơ đảng viên, vượt tiến độ kế hoạch đề ra.

Đại tá Vũ Văn Đông, Chủ nhiệm Chính trị Bộ Tham mưu Quân khu 3, cho biết: “Để công tác số hóa hồ sơ đạt và vượt tiến độ đề ra, Phòng Chính trị tham mưu cho Đảng ủy, thủ trưởng Bộ Tham mưu chủ động đầu tư, mua sắm hệ thống thiết bị điện tử như máy tính, máy scan. Đồng thời phối hợp chặt chẽ với Bộ tư lệnh 86, Cục Bảo vệ an ninh (Tổng cục Chính trị) kiểm định, bảo đảm chất lượng và bảo mật dữ liệu toàn bộ hệ thống thiết bị.

Bên cạnh đó, Bộ Tham mưu Quân khu 3 chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc phân công các đồng chí giữ vai trò chủ trì, chỉ huy trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác số hóa. Trong quá trình thực hiện, chúng tôi tập trung theo dõi, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị làm đúng, làm chắc, hoàn thiện đầy đủ từng khâu, từng bước; khâu này chưa hoàn thiện, chưa chuyển sang khâu tiếp theo. Nhờ đó, quy trình số hóa được thực hiện liền mạch, nhịp nhàng, nhanh gọn từ cơ sở đến Phòng Chính trị, bảo đảm dữ liệu được tạo lập phải đáp ứng tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”.